Modelo de condições de venda grossista

Resposta curta. As condições de venda grossista de café devem cobrir a quem se aplicam, como e quando se encomenda, os dias de torra, a encomenda mínima, os dias e custos de entrega, as encomendas fixas, os preços sem IVA com um prazo de pré-aviso para alterações, o prazo de pagamento e os atrasos, um limite de crédito, as reclamações de qualidade e as devoluções, o equipamento, o uso do seu nome, e como qualquer das partes termina a relação. Descarregue o modelo em PDF (em inglês).

Isto é um ponto de partida escrito por uma empresa de software, não aconselhamento jurídico. O direito dos contratos, a reserva de propriedade, os limites de responsabilidade e as regras dos atrasos de pagamento diferem entre países da UE. Adapte o modelo e depois peça a um advogado no seu país que o leia antes de os cafés assinarem.

O que entra nas condições de venda grossista de café?

Tudo aquilo em que um café e uma torrefação podem razoavelmente discordar no primeiro ano, escrito nas palavras que usaria ao telefone. Dá cerca de vinte cláusulas curtas, que cabem em duas páginas:

• Encomendas: para onde vão, a hora limite, os dias de torra, o prazo de entrega e a encomenda mínima.
• Entrega: dias, custo, limiar de entrega gratuita, entregas falhadas e encomendas fixas.
• Dinheiro: preços sem IVA, até quando se mantêm, pré-aviso de alterações, prazo de pagamento, atrasos e limite de crédito.
• Café: reclamações de qualidade, devoluções, armazenamento e frescura, sacos de retalho.
• A relação: equipamento, o seu nome e logótipo, responsabilidade, fim da conta, dados e lei aplicável.

Mantenha a tabela de preços à parte. Os preços mudam várias vezes por ano; as condições devem durar vários anos. O modelo de tabela de preços grossista trata da tabela em si e da versão curta das condições que vai por baixo dela.

O modelo de condições

Substitua tudo o que está entre parênteses retos. Os números lá dentro são exemplos, não recomendações: uma torrefação que entrega de bicicleta numa cidade e outra que envia paletes para lá de uma fronteira precisam de mínimos e custos muito diferentes. Descarregue em PDF (em inglês), com linhas de assinatura no fim. O texto completo está também nesta página, para o poder copiar para o Word ou o Google Docs e editar aí.

Porque está lá cada cláusula

Uma cláusula que não consegue explicar a um café é uma cláusula que não vai fazer valer. Aqui está a razão de cada uma, pela mesma ordem:

1. A quem se aplicam estas condições

O direito do consumo dá aos compradores direitos a que não podem renunciar por contrato, por isso diga que as condições são para empresas. A última frase impede que uma mensagem de WhatsApp reescreva o acordo sem ninguém dar por isso.

2. Abertura de conta

Pagar adiantado as primeiras encomendas não custa nada a um café sólido e protege-o daquele que abre, encomenda duas vezes e fecha.

3. Encomendas e hora limite

Indicar um só canal de encomenda acaba com encomendas que chegam por mensagem, por voicemail e por um recado ao motorista. A hora limite é a linha a partir da qual o café existe, e é por isso que o cancelamento muda aí.

4. Dias de torra e prazos de entrega

Um café que conhece os dias de torra encomenda para eles. Prometer um telefonema antes de substituir evita que um espresso convidado apareça sem aviso num sábado cheio.

5. Encomenda mínima

Uma entrega de 1 kg do outro lado da cidade pode custar mais do que a margem bruta desse quilo. Definir o mínimo por entrega, e não por mês, é o que protege a carrinha.

6. Entrega

Um limiar de entrega gratuita leva os cafés a fazer menos encomendas e maiores, o que lhe fica mais barato. A janela de dois dias evita que o "faltou-nos um saco" chegue três semanas depois.

7. Encomendas fixas

As encomendas fixas são a receita mais estável que uma torrefação tem, e as que mais facilmente torram café para um café que está fechado em agosto. A regra do pré-aviso coloca essa responsabilidade onde ela pertence.

8. Preços

Os compradores profissionais comparam preços líquidos. O prazo de pré-aviso é o que transforma um aumento de preço numa condição que o café aceitou ao assinar. Veja o guia sobre como aumentar os preços grossistas para a carta.

9. Custo do café verde (opcional)

Opcional, e a ponderar depois de 2025. O verde passou de um recorde de 440,85 ¢/lb em fevereiro de 2025 para cerca de 283 ¢ em setembro de 2026, e uma cláusula que só sobe soa a unilateral para um café que viu o mercado cair. Nomear o verde como razão, nos dois sentidos, torna a carta seguinte mais fácil de escrever — seja um aumento ou uma descida. Deixe-a de fora se preferir repreçar pelo seu próprio critério e no seu próprio calendário.

10. Pagamento

Contar a partir da data da fatura é mais claro do que "30 dias" sem mais. A transferência bancária não custa nada; se aceitar cartões, saiba o que lhe custam antes de os oferecer.

11. Atraso de pagamento

Raramente precisa de os cobrar. Tê-lo por escrito muda a fatura que um café paga primeiro quando o dinheiro é pouco.

12. Limite de crédito

Um limite fixa o máximo que um só café lhe pode dever antes de alguém ter de ter uma conversa difícil. Defina-o em cerca de seis semanas das encomendas previstas dessa conta.

13. Propriedade e risco

Uma cláusula de reserva de propriedade conta sobretudo quando um café fecha a dever-lhe dinheiro. A diretiva europeia dos atrasos de pagamento obriga os Estados-Membros a reconhecer uma reserva expressamente acordada antes da entrega, nos termos do respetivo direito nacional.

14. Problemas de qualidade e devoluções

Substituir em vez de reembolsar mantém a conta a encomendar. O segundo parágrafo convida ao telefonema que transforma uma reclamação numa visita de calibração, antes de o café experimentar outra torrefação em silêncio.

15. Armazenamento e frescura

Ponha aqui as suas próprias janelas de repouso e de consumo, as que defenderia se lhe perguntassem. É também a cláusula para que aponta quando café velho de um stock acumulado se transforma numa reclamação de qualidade.

16. Equipamento em comodato

As máquinas precisam de contrato próprio: números de série, assistência, volume mínimo, opção de compra. Veja o guia do contrato de comodato de máquina de espresso.

17. O nosso nome e logótipo

O seu nome à porta é publicidade que lhe interessa. O seu nome à porta de um café que mudou de torrefação há um ano não é.

18. Sacos de retalho

Mantenha o PVP como recomendação. Nas regras de concorrência da UE, impor um preço de revenda fixo ou mínimo, ou pressionar um café a seguir o PVP, é uma restrição grave, e não vale o risco por uma prateleira de sacos de 250 g.

19. A nossa responsabilidade

Sem ela, uma entrega atrasada pode ser transformada num pedido de indemnização por um fim de semana de vendas perdidas. Até onde um limite se aguenta varia de país para país, o que é mais uma razão para mandar rever as condições.

20. Fim da relação

Uma saída justa para o café torna as condições mais fáceis de assinar. A saída imediata do seu lado é para a conta que deixou de pagar.

21. Alterações a estas condições

Condições assinadas em 2026 estarão erradas em 2028. Isto permite-lhe atualizá-las sem pedir a cada café que volte a assinar.

22. Os seus dados

Nomes de contacto e números de telefone são dados pessoais ao abrigo do RGPD, mesmo numa conta empresarial. Uma frase e um link para a sua política de privacidade chegam.

23. Lei aplicável

Conta sobretudo quando entrega além-fronteiras, e custa uma linha.

O que a lei da UE já diz sobre atrasos de pagamento

Entre empresas na UE, um fornecedor tem direito a juros e a 40 € fixos por uma fatura em atraso, mencionem-no ou não as condições, ao abrigo da diretiva dos atrasos de pagamento (2011/7/UE). Escrevê-lo nas suas condições serve apenas para que o café saiba. O que a diretiva fixa:

• Juros sem aviso prévio, a partir do dia seguinte à data de vencimento acordada. Quando não foi acordada data, a partir de 30 dias depois de o café ter recebido a fatura ou o café.
• Os juros legais são juros simples à taxa de referência (a taxa das operações principais de refinanciamento do Banco Central Europeu, na zona euro) acrescida de pelo menos oito pontos percentuais. O Your Europe lista as taxas por país para julho a dezembro de 2026, entre 10,00% e 14,50%. Na zona euro, a taxa de base para julho a dezembro de 2026 é de 10,40%: a taxa de 2,40% do BCE a 1 de julho mais oito pontos. Alguns países acrescentam mais (a França está nos 12,40%), e algumas entradas do Your Europe ainda mostram os 10,15% do semestre anterior, por isso confirme na sua fonte nacional. O BCE voltou a subir a taxa para 2,65% a partir de 16 de setembro de 2026, o que fixará a taxa de janeiro a junho de 2027.
• 40 € fixos por cada fatura em atraso, como indemnização pelos seus custos de cobrança, devidos sem aviso prévio, mais os custos razoáveis acima desse valor, como uma empresa de cobranças ou um advogado.
• 60 dias no máximo para um prazo de pagamento contratual entre empresas, salvo se ambas as partes acordarem expressamente um prazo mais longo e este não for manifestamente abusivo para o fornecedor.
• Os países podem ir mais longe. Os Estados-Membros podem manter regras mais favoráveis ao fornecedor, por isso confirme os limites e a taxa do seu país.

Uma proposta para substituir a diretiva por um regulamento que limitasse os prazos de pagamento a 30 dias não avançou no Conselho; o legislative train do Parlamento Europeu dava-a como bloqueada em agosto de 2026. A diretiva é a regra de hoje.

Quanto vale um atraso de pagamento numa fatura de um café

Exemplo prático: a fatura do Café Aurora de 30 kg de espresso da casa a 18,20 € o quilo é de 546,00 € sem IVA, ou 578,76 € com IVA a uma taxa de exemplo de 6%. É paga 45 dias depois do vencimento, num país onde a taxa legal é de 10,40%.

Numa fatura grossista pequena, os 40 € valem mais de cinco vezes os juros. A maioria das torrefações nunca reclama nem uma coisa nem outra a um café que de resto é bom. O objetivo da cláusula é que o café saiba que poderia, e lhe pague antes de pagar ao fornecedor cujas condições nada dizem.

A ficha de abertura de conta grossista

A ficha de abertura recolhe o que precisa antes da primeira entrega, e a sua última linha é a aceitação das suas condições pelo café. Descarregue a ficha de abertura em PDF (em inglês). Os campos, e a razão de cada um:

Peça-a antes da primeira encomenda, não depois. Assim que o café está no balcão, a assinatura passa a ser um favor que o café lhe faz, e o número de contribuinte chega três faturas atrasado. Para o que vem a seguir, veja como arrancar com uma conta nova.

Erros que as torrefações cometem nas condições grossistas

• Condições que ninguém assinou. Um PDF no site que o café nunca viu é difícil de invocar. Faça da aceitação das condições parte da abertura da conta.
• Sem hora limite. Sem ela, todas as encomendas são urgentes e o plano de torra é escrito por quem mandou a última mensagem.
• Sem pré-aviso para os preços. Um aumento de preço que o café descobre por uma fatura é a forma mais comum de uma boa conta começar a olhar à volta. É assim que as contas ficam caladas.
• Um mínimo por mês em vez de por entrega. Um café pode cumprir um mínimo mensal de 20 kg com vinte entregas de 1 kg.
• Reembolsos por café sem defeito. Café torrado que volta é desperdício. Substitua defeitos; não aceite enganos de volta.
• Um preço de retalho imposto nos sacos de retalho. Recomende um preço; não o exija.
• Condições escritas uma vez e nunca mais lidas. Reveja-as todos os anos face ao que faz de facto. Se as suas condições dizem 30 dias e metade dos seus cafés paga a 60, uma das duas coisas tem de mudar.
• Copiar as condições de outra torrefação. A zona de entrega, os mínimos e o país dela não são os seus, e o advogado dela reviu-as face a outra lei.

Perguntas que as torrefações fazem

Preciso de condições de venda por escrito para contas grossistas de café?

Sim, a partir do momento em que um café encomenda a crédito. Sem condições escritas não há hora limite acordada, nem encomenda mínima, nem prazo de pagamento, nem pré-aviso para alterações de preço, e cada desacordo passa a ser uma questão de memória. Uma página de condições em linguagem simples, assinada com a ficha de abertura de conta, resolve a maior parte deles antes de começarem.

Que prazos de pagamento são normais no café grossista?

Trinta dias, ou quinze, por transferência bancária é o habitual com os cafés, muitas vezes com as primeiras uma ou duas encomendas pagas antes da entrega. Ao abrigo da diretiva europeia dos atrasos de pagamento, um prazo de pagamento contratual entre empresas não deve exceder 60 dias, salvo se ambas as partes o acordarem expressamente e isso não for manifestamente abusivo para o fornecedor; alguns países fixam limites mais curtos.

Posso cobrar juros quando um café paga tarde?

Na UE, sim. A diretiva dos atrasos de pagamento (2011/7/UE) permite a um fornecedor empresarial cobrar juros legais a partir do dia seguinte ao vencimento, sem enviar qualquer aviso, a uma taxa de referência acrescida de pelo menos oito pontos percentuais, e reclamar 40 € fixos por cada fatura em atraso mais os custos razoáveis de cobrança. Escreva-o nas suas condições, para que não seja uma surpresa.

Com que antecedência deve uma torrefação anunciar alterações de preços grossistas?

Trinta dias de pré-aviso por escrito é comum e justo, com as encomendas torradas antes da data da alteração cobradas ao preço antigo. Escreva o prazo de pré-aviso nas condições, para que uma alteração de preço seja algo que o café aceitou de antemão e não algo que descobre numa fatura.

Um café deve poder devolver café torrado?

Só café com defeito, comunicado dentro de uma janela curta, por exemplo sete dias, com a data de torra do saco, e substituído ou creditado em vez de reembolsado. Café torrado não pode ser revendido a outra pessoa, por isso o café encomendado por engano, ou que simplesmente não se vendeu, não deve voltar.

Este modelo é juridicamente vinculativo em todos os países da UE?

Nenhum modelo é. O direito dos contratos, os limites de responsabilidade, a reserva de propriedade e as regras dos atrasos de pagamento são fixados a nível nacional dentro das regras da UE, e alguns países vão além do mínimo europeu. Use o modelo para decidir o que quer e depois peça a um advogado no seu país que reveja a redação antes de os cafés assinarem.

Onde entra o Order Book

O Order Book não escreve as suas condições, mas põe várias delas a funcionar. Os dias de entrega, a hora limite, a encomenda mínima e a regra do custo de entrega, incluindo a entrega gratuita acima de um limiar, definem-se uma vez e aplicam-se a todas as encomendas, quer o café a faça na conta dele, quer a escreva o próprio a partir de um telefonema. Os cafés alteram ou acrescentam a uma encomenda até à hora limite, e não depois.

Os cafés novos chegam por convite seu, e entram com o email que já tem na ficha, sem palavra-passe. As alterações de preço escrevem-se uma vez com data de início, e cada café é avisado dos seus novos preços antes de começarem — com uma semana de antecedência quando a agenda com essa distância — por isso um prazo de pré-aviso mais longo nas suas condições continua a exigir uma carta sua. As faturas ficam no seu próprio programa de faturação: junta o PDF à encomenda e o café é avisado. Os pagamentos que recebe são registados na conta, ou uma encomenda é marcada como paga, e a conta mostra um saldo corrente de entregue menos creditado menos pago. O Order Book não cobra pagamentos nem persegue os que estão em atraso.

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