Wie du eine Rösterei für dein Café aussuchst

Kurz gesagt. Entscheide zuerst nach dem Geschmack, dann danach, wie die Rösterei arbeitet. Probier die Kaffees von zwei oder drei Röstereien nebeneinander auf deinen eigenen Geräten, und vergleich dann Rösttage und Bestellschluss, Mindestbestellmenge, Lieferung, Kilopreis ohne MwSt., Vorankündigung bei Preisänderungen, Zahlungsziele, Schulung und den Umgang mit Problemen. Das billigste Kilo ist selten das billigste Getränk: 1 € pro Kilo sind unter 2 Cent pro doppeltem Espresso.

Wo du eine Rösterei für den Großhandel findest

Fang bei den Cafés an, deren Kaffee dir schmeckt. Frag, wer ihn röstet; die meisten Inhaber sagen es dir, und Röstereien gewinnen Kunden oft genau über diese Art von Mundpropaganda. Sieh dir dann Röstereien in Lieferreichweite an — das entscheidet, wie oft Kaffee kommen kann und wie schnell jemand da ist, wenn die Espressomaschine zickt. Eine weiter entfernte Rösterei kann per Spedition gut funktionieren, solange ihre Rösttage zu deiner Woche passen.

Bevor du jemanden ansprichst, schreib auf, was du brauchst: wie viele Kilo pro Woche du wirklich verbrauchst, Espresso und Filter, milchlastig oder schwarz, ob du Tüten für ein Regal willst, und ob du Geräte oder Schulung brauchst. Der Fresh-Cup-Leitfaden zur Suche nach einem Röstpartner weist darauf hin, dass auch Röstereien ihre Kunden aussuchen: Eine, die um ein kleines Kernsortiment gebaut ist, passt vielleicht nicht zu einem Café, das alle zwei Wochen einen neuen Single Origin will — und das ist in Ordnung. Wenn du deine eigenen Antworten kennst, wird das erste Gespräch kurz und für beide Seiten ehrlich.

Was solltest du eine Rösterei fragen?

Frag, wie die Rösterei Woche für Woche arbeitet, nicht nur nach dem Kaffee. Nimm diese Liste mit ins erste Gespräch und schreib die Antworten auf:

Der Leitfaden von Perfect Daily Grind für Café-Inhaber auf der Suche nach einer Rösterei ergänzt eine vernünftige Warnung zu Verträgen: Eine Liefervereinbarung kann neben dem Kaffee auch Geräte, Schulung, Exklusivität und sogar Getränkerezepte regeln — lies sie also ganz, bevor du unterschreibst. Wenn dir eine Rösterei Bedingungen schickt, vergleich sie mit dem, was faire Großhandels-AGB üblicherweise enthalten.

Wie Großhandelspreise für Kaffee entstehen

Ein Kilopreis im Großhandel bezahlt weit mehr als Bohnen. Er deckt den Monate früher gekauften Rohkaffee, das beim Rösten verlorene Gewicht, die Arbeitszeit, Verpackung, Lieferung, Qualitätskontrolle, Schulung und oft auch Geräteunterstützung — plus eine Marge, die die Rösterei am Leben hält. Röstereien sagen das ihren Cafés selten. In einer Fresh-Cup-Umfrage unter dreißig Röstereien vom August 2026 wünschten sich sechs, dass Cafés wüssten, dass die Margen kleiner sind, als Cafés annehmen.

Die Zahl, die im Café zählt, sind die Kaffeekosten pro Getränk. Aus einem Kilo Kaffee werden bei 18 g Dosierung etwa 55 doppelte Espressi, vor jedem Verlust:

Ein Aufschlag von 1 € pro Kilo sind also 18 g × 1 € ÷ 1.000 = 0,018 €, unter 2 Cent pro Doppeltem. Die Fresh-Cup-Umfrage zitiert eine Rösterei, die einen Aufschlag von 1 $ pro Pfund mit „nur 5 Cent mehr pro Tasse" beziffert. Die Zahl wirkt kleiner, weil ein Kilo 2,2 Pfund sind, 1 $ pro Pfund also etwa 2,20 $ pro Kilo oder rund 4 Cent auf einen Doppelten mit 18 g — und weil die Rösterei aufgerundet hat. Für ein Café mit 10 kg pro Woche sind dieselben 1 € pro Kilo 10 € die Woche oder 520 € im Jahr: wissenswert, aber selten ein Grund, die Rösterei zu wechseln. Der Rechner für Kaffeekosten pro Tasse rechnet es für deine Dosierungen und Kartenpreise aus, Milch inklusive.

Wenn du zwei Röstereien vergleichst, vergleich die vollen Kosten pro Kilo: Preis, Lieferkosten geteilt durch die gelieferten Kilos, und jeden Kaffee, den du wegwirfst, weil er abgestanden ist, während du auf eine Mindestmenge gewartet hast. Vergleich dann, was jede einschließt.

Warum Rohkaffee Monate vor dir bezahlt wird

Eine Rösterei bezahlt ihren Rohkaffee lange, bevor du eine Tüte davon bestellst. Kaffee wird in den meisten Ursprungsländern ein- oder zweimal im Jahr geerntet, per Schiff transportiert und von Röstereien in Kontrakten gekauft, die oft geschlossen werden, bevor er den Ursprung überhaupt verlässt. Eine Rösterei sagte in der Fresh-Cup-Umfrage, das Geld sei „sechs Monate bis ein Jahr, bevor du deine Bestellung überhaupt bekommst" ausgegeben. Eine kleine Rösterei trägt diese Kosten — und das Risiko, dass ein Kaffee sich nicht verkauft — stellvertretend für jedes Café, das sie beliefert.

Deshalb hinken die Preise der Röstereien auch den Schlagzeilen hinterher. Wenn der Rohkaffeemarkt springt, röstet eine Rösterei noch Kaffee zum alten Preis, und wenn er fällt, röstet sie noch den teuer gekauften. Ab dem 30. Dezember 2026 (30. Juni 2027 für Kleinst- und Kleinunternehmen) trägt derjenige, der Kaffee zuerst in die EU bringt — meist der Importeur — auch die Nachweisarbeit der EU-Entwaldungsverordnung. Ein Café muss dazu nichts tun, außer es verkauft Tüten im Einzelhandel weiter.

Warum das Rösten nach einem Plan läuft

Röstereien rösten an festen Tagen, damit jedes Café frischen und richtig geruhten Kaffee bekommt und jede Charge voll ist. Ein Bestellschluss ist der letzte Moment, zu dem eine Bestellung noch auf die nächste Röstung kommt. Was danach eintrifft, wartet entweder auf den nächsten Rösttag oder erzwingt eine zusätzliche kleine Charge, die die Rösterei mehr kostet und dem Café womöglich Kaffee beschert, der zum Einstellen zu frisch ist.

Auf der Café-Seite ist die Lösung einfach: Kenn deinen Wochenverbrauch, halte ein paar Tage Bestand, und bestell vor dem Bestellschluss. Eine Dauerbestellung, die sich jede Woche wiederholt und die du anpasst, wenn eine ruhige oder volle Woche kommt, erspart die meisten Anrufe in letzter Minute. Und wenn du doch mal eine Nottüte brauchst: frag. Die meisten Röstereien helfen, solange es selten ist.

Wie frisch sollte Großhandelskaffee sein?

Frisch, aber nicht zu frisch. Kaffee direkt aus dem Röster gibt tagelang Kohlendioxid ab, was Espressoshots sprudeln und schwer einstellbar macht. Viele Röstereien empfehlen, Espresso einige Tage ruhen zu lassen und Filter kürzer; das richtige Fenster hängt vom Kaffee und der Röstung ab. Frag deine Rösterei nach ihrem und schreib es in den Lieferplan.

Am anderen Ende verliert Kaffee langsam Aroma, sobald er Wochen nach der Röstung alt ist, und schneller, sobald eine Tüte offen ist. Bestell so, dass jede Lieferung kurz vor dem Bedarf ankommt, halte Tüten verschlossen und fern von Wärme und Licht, und benutze den ältesten Kaffee zuerst.

Wie du Kaffees nebeneinander verkostest

Probier den Kaffee, den du wirklich ausschenken wirst, so, wie du ihn ausschenken wirst. Der beste Single Origin einer Rösterei sagt wenig über ihren Haus-Espresso in einem Flat White.

1. Bitte um die richtigen Muster. Den Espresso, den du täglich nutzen würdest, und den Filter oder Entkoffeinierten, wenn du sie ausschenkst, geröstet an einem normalen Rösttag, nicht als Sondercharge.
2. Lass sie gleich lang ruhen. Verkoste alle Muster mit einem ähnlichen Abstand zur Röstung.
3. Nimm deine eigene Maschine und Mühle, für jeden Kaffee ordentlich eingestellt. Probier jeden als Espresso und in deinem beliebtesten Milchgetränk.
4. Verkoste blind. Lass jemand anderen die Tassen beschriften, und hol wenn möglich deinen Head Barista und ein paar Stammgäste dazu.
5. Cupp in der Rösterei, wenn es dir angeboten wird. Nebeneinander mit der Rösterei zu verkosten zeigt dir, wie sie über ihren Kaffee denkt.
6. Teste eine echte Bestellung. Ein oder zwei Wochen im vollen Betrieb zeigen, wie der Kaffee über eine Tüte hinweg hält und wie die Rösterei Bestellung und Lieferung handhabt.

Leihgeräte: was sie wirklich kosten

Eine Rösterei, die eine Espressomaschine oder Mühle verleiht, holt sich die Kosten über den Kaffee zurück. Der übliche Handel ist eine Maschine gegen eine Mindestmenge über eine feste Laufzeit, oft mit der Rösterei als einzigem Lieferanten. Der Fresh-Cup-Leitfaden merkt an, dass viele inhabergeführte Röstereien vor Ort gar keine Geräte verleihen und den Cafés stattdessen beim Kauf helfen.

Für ein neues Café, das sein Geld lieber in den Ausbau steckt, kann eine Leihmaschine ein gutes Geschäft sein. Bevor du eine annimmst, lass dir schriftlich geben: die Mindestmenge, die Laufzeit, wer Wartung und Reparaturen zahlt und wie schnell, ob du einen Gastkaffee ausschenken darfst, und was du zahlst oder zurückgibst, wenn du vorzeitig aussteigst. Die Rechnung von der Seite der Rösterei steht in wie Leihverträge für Espressomaschinen funktionieren.

Warum pünktliches Zahlen einer kleinen Rösterei wichtig ist

Eine kleine Rösterei finanziert deinen Kaffee von dem Tag an, an dem sie den Rohkaffee kauft, bis zu dem Tag, an dem dein Geld ankommt. Eine verspätete Rechnung von ein paar Cafés kann entscheiden, ob sie die nächste Lieferung bezahlen kann. Zwei Röstereien haben das in der Fresh-Cup-Umfrage direkt angesprochen; eine sagte: „Wir sind nicht deine Bank." Vereinbare Zahlungsziele, die du wirklich einhalten kannst, halte sie ein, und ruf vor dem Fälligkeitstag an, wenn etwas schiefgeht. Röstereien merken sich die Cafés, die das tun.

Wie eine gute Zusammenarbeit auf beiden Seiten aussieht

Ein Platz für einen Gastkaffee ist einer der einfachsten Wege, die Karte frisch zu halten, ohne eine gute Zusammenarbeit zu zerbrechen. Manche Röstereien führen selbst Gastkaffee-Programme. Und wenn du dich fragst, ob du den Großhandel ganz hinter dir lassen sollst, lies mit den Zahlen nach, ob ein Café seinen Kaffee selbst rösten sollte.

Warnzeichen bei der Wahl einer Rösterei

• Keine schriftliche Preisliste, oder Preise einmal mit und einmal ohne MwSt.
• Preise, die sich auf der Rechnung ändern, ohne Ankündigung.
• Ein langer Exklusivvertrag, an Geräte gekoppelt, ohne klare Ausstiegsbedingungen.
• Muster, die nicht das sind, was geliefert wird: eine Sonderröstung für die Verkostung, ein anderer Kaffee bei der Lieferung.
• Kein Röstdatum auf der Tüte.
• Niemand zum Anrufen, wenn die Maschine samstags ausfällt und die Rösterei sie verliehen hat.
• Ein Preis weit unter allen anderen. Rohkaffee kostet, was er kostet; irgendwo anders wird gespart.
• Druck zu unterschreiben, bevor du den Kaffee auf deinen eigenen Geräten probiert hast.

Was Cafés fragen

Wie suche ich für mein Café eine Rösterei als Großhandelslieferanten aus?

Erst der Geschmack, dann die Bedingungen. Bitte zwei oder drei Röstereien um Muster des Kaffees, den du tatsächlich ausschenken würdest, probiere sie nebeneinander auf deiner eigenen Maschine und Mühle, und nimm die in die engere Wahl, die dein Team und deine Gäste bevorzugen. Dann vergleiche den Kilopreis ohne MwSt., die Mindestbestellmenge, Rösttage und Bestellschluss, die Lieferung, die Zahlungsziele, die Vorankündigung bei Preisänderungen, die Schulung und das, was passiert, wenn etwas schiefgeht.

Was kostet Großhandelskaffee für ein Café?

Einen einheitlichen Marktpreis gibt es nicht. Großhandelspreise hängen vom Kaffee, von der Rösterei, vom Land, von deiner Menge und davon ab, was der Rohkaffee beim Einkauf gekostet hat; Single Origins und Entkoffeinierter kosten meist mehr als ein Haus-Espresso. Verlang eine schriftliche Preisliste pro Kilo ohne MwSt. Für ein Café zählen die Kosten pro Getränk: Bei 22 € pro Kilo stecken in einem doppelten Espresso mit 18 g rund 0,40 € Kaffee.

Wie viel macht 1 € mehr pro Kilo bei einer Tasse Kaffee aus?

Etwa 1,8 Cent bei einem doppelten Espresso mit 18 g, denn aus einem Kilo werden rund 55 Doppelte. Ein Café, das 10 kg die Woche verbraucht, zahlt für 1 € mehr pro Kilo etwa 520 € im Jahr. In den USA, wo pro Pfund ausgezeichnet wird, bezifferte eine Rösterei in der Fresh-Cup-Umfrage 2026 einen Aufschlag von 1 $ pro Pfund mit etwa 5 Cent pro Tasse.

Was ist eine übliche Mindestbestellmenge im Kaffee-Großhandel?

Das ist von Rösterei zu Rösterei sehr verschieden. Manche haben keine Mindestmenge und berechnen bei kleinen Bestellungen die Lieferung, manche verlangen ein paar Kilo pro Lieferung, und manche setzen eine monatliche Mindestmenge, vor allem wenn sie Geräte verleihen. Vergleich die Mindestmenge mit dem, was du in einer Woche wirklich verbrauchst, nicht mit dem, was du zu verbrauchen hoffst.

Wie lange sollte Kaffee nach der Röstung ruhen, bevor ein Café ihn benutzt?

Das hängt vom Kaffee und von der Röstung ab, frag deine Rösterei also nach ihrem empfohlenen Fenster. Frisch gerösteter Kaffee gibt noch Kohlendioxid ab, was den Espresso schwerer einstellbar macht; Espressoröstungen ruhen deshalb oft einige Tage vor dem Einsatz, Filterkaffee häufig kürzer. Bestell so, dass jede Lieferung ankommt, bevor die letzte Tüte geöffnet ist, dann benutzt du den Kaffee immer in seinem Fenster.

Ist ein kostenloses Gerät von einer Rösterei wirklich kostenlos?

Nein. Eine Maschine oder Mühle, die eine Rösterei verleiht, wird über den Kaffeepreis und die Verpflichtung bezahlt, über eine feste Laufzeit eine Mindestmenge abzunehmen, oft nur bei dieser Rösterei. Für ein neues Café mit knapper Kasse kann es trotzdem ein gutes Geschäft sein. Lies nach, wer Reparaturen zahlt, was bei vorzeitigem Ausstieg passiert, und ob du einen Gastkaffee ausschenken darfst.

Wo Order Book passt

Wenn deine Rösterei Order Book nutzt, bekommst du ein eigenes Konto für dein Café, angemeldet mit der Adresse, die die Rösterei schon hat, ohne Passwort und ohne App. Es öffnet auf deinen eigenen Preisen mit deiner üblichen Bestellung ganz oben, die nächste Bestellung dauert also eine Minute; du kannst jede frühere Bestellung nachlesen und eine Bestellung bis zum Bestellschluss der Rösterei ändern oder ergänzen. Trägst du deine Schließtage einmal ein, erinnern dich deine Röstereien an diesen Tagen nicht. Kommt die Lieferung an, markierst du sie mit „Erhalten“, und stimmte etwas nicht, sagst du es auf der Bestellung. Einen Besuch — eine Schulung, eine Maschine, die jemand ansehen soll — fragst du dort auch an. Wenn die Rösterei Preise ändert, erfährst du deine eigenen neuen Preise, bevor sie gelten.

An die Röstereien, die das lesen: Schickt diese Seite euren Cafés — und denen, die ihr gern beliefern würdet. Um jedem von ihnen so ein Konto zu geben, starte 30 Tage kostenlos, ohne Karte, oder sieh dir die Preise an.