Welche Software braucht eine kleine Rösterei wirklich?

Meist drei Dinge, und sie stecken selten in einem Produkt: etwas, das die Röstung aufzeichnet, etwas, das Großhandelsbestellungen annimmt, und die Buchhaltung. Eine Rösterei mit weniger als etwa zehn Kunden kann das Mittlere mit einer Tabelle und einem Telefon erledigen. Darüber liegen die Stunden und die Fehler auf der Bestellseite.

Ist Cropster ein Konkurrent von Order Book?

Größtenteils nicht. Cropster ist um die Röstung gebaut: Profile, Qualität, Rohkaffee-Kontrakte und Rückverfolgbarkeit, nichts davon macht Order Book. Die Überschneidung liegt nur in der Annahme und Ordnung von Großhandelsbestellungen. Viele Röstereien betreiben das eine für die Röstung und das andere für den Großhandel.

Warum rechnen manche Werkzeuge nach gerösteten Kilos oder Pfund ab?

Weil das der Größe des Geschäfts folgt und mit ihr wächst. Röstereien mögen es aus demselben Grund nicht: Mehr zu rösten ist der Weg, wie sich eine Rösterei aus Schwierigkeiten herausarbeitet, und eine Rechnung, die mit jedem Kilo steigt, besteuert genau das. Order Book rechnet stattdessen nach der Zahl der Kunden ab, und die treibt die Arbeit, die die Software leistet.

Kann ich für den Großhandel nicht einfach Shopify nehmen?

Bis zu einem gewissen Punkt, und seit April 2026 sind die B2B-Funktionen in jedem Shopify-Tarif statt nur in Plus. Unterhalb von Plus bekommst du drei Kataloge, nach Markt statt nach Firma zugewiesen, deine Kunden brauchen ein Login, und Shopifys Abos funktionieren nicht mit B2B-Firmen. Der vollständige Vergleich zeigt, wo das bricht.

Was macht nichts von dieser Software?

Nichts hier sagt dir, welche zwanzig Cafés du als Nächstes anrufen solltest, hält eine Beziehung warm oder repariert einen Kaffee, den ein Barista nicht eingestellt bekommt. Software ist gut in den Teilen, die sich wiederholen. Der Rest bleibt die Arbeit.

Software für Kaffeeröstereien im Vergleich, 2026

Kurz gesagt. Röstereisoftware zerfällt in drei Aufgaben, die selten in einem Produkt zusammenleben: die Röstung (Cropster, Artisan), der Großhandel (Order Book, effizient, Orderspace, Crate, Shopify B2B und die Großhandels-Apps für Shopify und WooCommerce) und die Buchhaltung (was auch immer dein Steuerberater nutzt). RoasterTools versucht, die ersten beiden abzudecken. Nimm ein Werkzeug pro Aufgabe, sieh nach, was jedes zählt — Kilos, Bestellungen, Nutzer oder Kunden — und kauf keine Produktionsplanung, wenn das Bestellen wehtut.

Die Preise stammen von den öffentlichen Preisseiten der Anbieter, gelesen am 16. September 2026 (effizient und die Shopify- und WooCommerce-Apps am 8. Oktober 2026), und sie ändern sich. Order Book ist eines der aufgeführten Werkzeuge, lies das also mit diesem Wissen und sieh dir die anderen vor einer Entscheidung selbst an.

Die drei Aufgaben

Fast jeder Streit über Röstereisoftware kommt daher, dass sie als eine Kategorie behandelt wird. Es sind drei.

Die Röstung. Kurven, Profile, Chargenprotokolle, Cupping-Bewertungen, Rohkaffee-Partien und Rückverfolgbarkeit. Das ist Cropsters Heimat, und Artisan erledigt die Protokollseite kostenlos mit einem Fühler-Set.
Der Großhandel. Wer hat was bestellt, zu welchem Preis, für welchen Tag; was zu rösten ist; was zu packen ist; wer still geworden ist; was ein Café schuldet. Hier verliert eine wachsende Rösterei Stunden und Kunden.
Das Geld. Rechnungen, MwSt., Bank, Löhne. Dein Steuerberater hat das längst ausgesucht, und es lohnt sich selten, darüber zu streiten.

Eine Rösterei, die ein Produktionssystem kauft, um ein Bestellproblem zu lösen, hat am Ende eine teurere Fassung desselben Problems. Umgekehrt gilt es genauso: Kein Bestellwerkzeug sagt dir, warum die Röstung von gestern flach geschmeckt hat.

Wofür jedes da ist

Werkzeug	Die Aufgabe	Was es kostet	Passt am besten zu
Cropster	Rösten und Qualität	Kostenloser Starter-Tarif, dann ab 95 €, 275 € und 999 € im Monat. Mengengebühren beginnen nach 250 kg Röstung. Zusatzmodule werden getrennt berechnet, darunter Rohkaffee-Kontrakte (500 €), Ressourcenplanung (500 €) und die API (100 €).	Röstprofile, Qualitätskontrolle, Rohkaffee-Kontrakte und Rückverfolgbarkeit, in jeder Größe.
RoasterTools	Röstereibetrieb	99 $, 199 $, 499 $, 999 $ und 2.300 $ im Monat, jeweils mit einem monatlichen Pfund-Kontingent und Aufpreis pro Pfund darüber. Die Tarife oberhalb des ersten verlangen ein oder zwei Jahre Laufzeit.	Eine Rösterei, die Produktionsplanung, Bestand und Großhandelsbestellungen in einem amerikanisch geschnittenen System will.
Orderspace	Allgemeine B2B-Bestellungen	65 $, 95 $, 125 $ und 185 $ im Monat, nach der Zahl der Admin-Nutzer und Vertriebsmitarbeiter. Bestellungen, Kunden und Produkte sind unbegrenzt.	Jedes Großhandelsgeschäft, das einen Shop, Bestandsführung und Buchhaltungsabgleich will, nicht nur Kaffee.
Shopify B2B	Großhandel in deinem Shopify-Shop	In deinem Shopify-Tarif enthalten. Drei Kataloge in Basic, Grow und Advanced; unbegrenzt in Plus.	Eine Rösterei, die schon auf Shopify ist, deren Großhandelsliste kurz ist und deren Kunden sich einloggen.
Crate	Großhandel für kleine Hersteller	50 $, 100 $ und 150 $ im Monat nach der Zahl aktiver Kunden, mit Rechnungen und Zahlungen als Zusatzmodul für 30 $.	Ein Hersteller in den Vereinigten Staaten, der nach Kiste verkauft und Bestellung, Rechnung, Zahlung und Etiketten zusammen will.
effizient	Großhandelsbestellungen und Rechnungen, USA	Ab 153 $ im Monat nach belieferten Standorten, Angebot im Gespräch (149 $ bei Zahlung per ACH-Lastschrift). Onlinezahlungen über dein eigenes Stripe-Konto: 1 % + 1 $ pro Überweisung, höchstens 20 $, und 3,5 % + 20 ¢ pro Kartenzahlung.	Eine Rösterei in den Vereinigten Staaten, die Bestellungen, eine Planungstafel nach Liefertag und Rechnungen in QuickBooks oder Xero will.
Shopify-Großhandels-Apps	Großhandelspreise in einem Shopify-Shop	Von kostenlos bis 129 $ im Monat bei den meisten Apps; SparkLayer reicht bis 299 $ und begrenzt die Bestellungen pro Monat (50 für 49 $, 150 für 299 $). Ein Preis für einen einzelnen Kunden braucht meist einen höheren Tarif, ab etwa 49 $.	Eine Rösterei auf Shopify, deren Geschäftskunden wie Endkunden einkaufen und sich einloggen.
WooCommerce-Großhandels-Plugins	Großhandelspreise in einem WooCommerce-Shop	Gratisversionen, dann Jahreslizenzen: 129 $ bis 449 $ für ein Plugin, je nach Zahl der Websites; die fünf Plugins der Wholesale Suite kosten 299 $ im ersten Jahr und 598 $ bei Verlängerung. Ein vollständiges Setup braucht oft mehrere Plugins.	Eine Rösterei auf WooCommerce mit wenigen Geschäftskunden, die wie Endkunden einkaufen, mit Preisen nach Rolle.
Order Book	Der Großhandel, nur Kaffee	49 €, 149 € und 249 € im Monat nach der Zahl der Kunden. Jede Funktion in jedem Tarif, das ganze Team inklusive, keine Mengengebühr.	Eine Rösterei in Europa, deren Cafés in einem Rhythmus bestellen und die den Kunden sehen will, der abdriftet.

Zwei Dinge liest man besser quer durch diese Tabelle als von oben nach unten. Erstens die Einheit, die jedes zählt: Cropster und RoasterTools steigen mit gerösteten Kilos oder Pfund, Orderspace mit den Leuten auf deiner Seite des Schreibtischs, Crate mit aktiven Kunden, effizient mit belieferten Standorten, die Shop-Apps und Plugins mit dem Tarif oder der Jahreslizenz, Order Book mit Kunden. Zweitens, was enthalten ist: Ein Preis, der vor den Zusatzmodulen niedrig aussieht, ist es danach nicht mehr.

Wann eine Tabelle immer noch die richtige Antwort ist

Unter etwa zehn Kunden, mit einem Rösttag in der Woche, reichen eine Tabelle und ein Telefon. Die Bestellung kommt, wie sie kommt, du schreibst sie auf, du röstest am Dienstag, du lieferst am Mittwoch. Nichts hier schlägt das beim Preis, und die Einrichtungszeit wäre zwei Musterlieferungen wert.

Die Tabelle beginnt zu verlieren, sobald eines davon zutrifft: Du kannst nicht aus dem Kopf sagen, welche Kunden weniger bestellen als früher; im letzten Monat ist eine Bestellung untergegangen; mehr als eine Person muss die Bestellungen sehen; der Röstplan wird jede Woche von Hand neu gebaut; oder du weißt nicht mehr, was jedes Café eigentlich zahlen soll. Das sind Bestellprobleme, und sie kommen bei den meisten Röstereien irgendwo zwischen fünfzehn und dreißig Kunden.

Was du fragen solltest, bevor du irgendetwas davon kaufst

Was zählt es ab, und was passiert, wenn ich wachse? Rechne deine Rechnung beim doppelten Volumen oder der doppelten Kundenzahl durch, bevor du unterschreibst.
Gibt es eine Laufzeit? Monatlich ist eine andere Bindung als ein Vertrag über ein oder zwei Jahre, besonders im ersten Jahr im Großhandel.
Was müssen meine Cafés tun? Jedes Login, jedes Passwort und jede App ist ein Café, das stattdessen bei dir anruft.
Sagt es mir etwas, das ich nicht wusste? Bestellungen zu erfassen ist Pflicht. Den Kunden zu bemerken, der langsamer geworden ist, nicht.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich gehe? Verlang den Export, bevor du ihn brauchst.
Wer geht ran, wenn es an einem Dienstagmorgen klemmt? Frag die Kunden des Anbieters, nicht den Anbieter.

Wo Order Book nicht passt

Das gehört klar gesagt, denn der schnellste Weg, eine Woche zu verschwenden, ist, das Falsche zu testen. Order Book ist die falsche Wahl, wenn du ein System willst, das Rechnungen stellt, ihnen hinterherläuft und Kartenzahlungen einzieht — es macht nichts davon, und die Seite zur Buchhaltung erklärt, was stattdessen passiert. Es ist die falsche Wahl, wenn du Rohkaffeebestand, Lagerverwaltung oder Röstprofile brauchst. Und es ist die falsche Wahl, wenn dein Großhandel aus drei Kunden besteht, die dir montags alle schreiben — denn dann gewinnt die Tabelle noch.

Was Röstereien fragen

Welche Software braucht eine kleine Rösterei wirklich?: Meist drei Dinge, und sie stecken selten in einem Produkt: etwas, das die Röstung aufzeichnet, etwas, das Großhandelsbestellungen annimmt, und die Buchhaltung. Eine Rösterei mit weniger als etwa zehn Kunden kann das Mittlere mit einer Tabelle und einem Telefon erledigen. Darüber liegen die Stunden und die Fehler auf der Bestellseite.
Ist Cropster ein Konkurrent von Order Book?: Größtenteils nicht. Cropster ist um die Röstung gebaut: Profile, Qualität, Rohkaffee-Kontrakte und Rückverfolgbarkeit, nichts davon macht Order Book. Die Überschneidung liegt nur in der Annahme und Ordnung von Großhandelsbestellungen. Viele Röstereien betreiben das eine für die Röstung und das andere für den Großhandel.
Warum rechnen manche Werkzeuge nach gerösteten Kilos oder Pfund ab?: Weil das der Größe des Geschäfts folgt und mit ihr wächst. Röstereien mögen es aus demselben Grund nicht: Mehr zu rösten ist der Weg, wie sich eine Rösterei aus Schwierigkeiten herausarbeitet, und eine Rechnung, die mit jedem Kilo steigt, besteuert genau das. Order Book rechnet stattdessen nach der Zahl der Kunden ab, und die treibt die Arbeit, die die Software leistet.
Kann ich für den Großhandel nicht einfach Shopify nehmen?: Bis zu einem gewissen Punkt, und seit April 2026 sind die B2B-Funktionen in jedem Shopify-Tarif statt nur in Plus. Unterhalb von Plus bekommst du drei Kataloge, nach Markt statt nach Firma zugewiesen, deine Kunden brauchen ein Login, und Shopifys Abos funktionieren nicht mit B2B-Firmen. Der vollständige Vergleich zeigt, wo das bricht.
Was macht nichts von dieser Software?: Nichts hier sagt dir, welche zwanzig Cafés du als Nächstes anrufen solltest, hält eine Beziehung warm oder repariert einen Kaffee, den ein Barista nicht eingestellt bekommt. Software ist gut in den Teilen, die sich wiederholen. Der Rest bleibt die Arbeit.

Wo Order Book passt

Es macht eine Sache: den Großhandel, für Kaffee, in Europa. Jedes Café bekommt ein eigenes Konto mit seinen eigenen Preisen und seiner üblichen Bestellung ganz oben, angemeldet mit der Adresse, die du schon hast, ohne Passwort. Bestellungen, die als Nachricht oder E-Mail ankommen, werden eingefügt und dem Katalog zugeordnet. Zum Bestellschluss werden aus bestätigten Bestellungen der Röstplan, die Packliste und die Lieferscheine; das Café bestätigt jede Lieferung mit „Erhalten“, und was du bezahlt bekommst, markierst du auf der Bestellung oder dem Konto. Und jeder Kunde wird an seinem eigenen Rhythmus gemessen, sodass der, der still langsamer geworden ist, auf einer Anrufliste steht und nicht in einer Erinnerung.

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