Wie Order Book mit deiner Buchhaltung zusammenarbeitet

Kurz gesagt. Order Book gleicht nicht mit Xero, QuickBooks, Sage, Holded, Exact, Moloni, InvoiceXpress oder irgendeinem anderen Buchhaltungsprogramm ab. Es gibt keine Verbindung in beide Richtungen und keine automatische Rechnungserstellung. Du stellst Rechnungen dort aus, wo du sie heute ausstellst, und hängst die Datei an die Bestellung — das schickt sie dem Café per E-Mail und legt sie auf die Bestellseite des Cafés. Was Order Book der Buchhaltung gibt, ist die Arbeit rund um die Rechnung: einen Lieferschein je Bestellung, einen CSV-Export jeder Bestellposition für deinen Steuerberater, ein Zahlungsziel an jedem Kunden, erfasste Zahlungen mit laufendem Saldo, und eine öffentliche API, falls du dir selbst eine Brücke bauen willst.

Verbindet sich Order Book mit Xero oder QuickBooks?

Nein, und auch nicht teilweise. Es gibt keine Verbindung, die man in den Einstellungen freigeben könnte, kein Feld für einen Buchhaltungsschlüssel, keinen nächtlichen Abgleich, keine unterstützte App in irgendeinem Marktplatz. Zu einer Bestellung, einer Rechnung oder einer Zahlung bewegt sich nichts zwischen Order Book und einem Buchhaltungsprogramm, außer ein Mensch bewegt es.

Die Werkzeuge, mit denen Röster das vergleichen, haben so etwas, und das ist ein echter Unterschied, den man abwägen sollte. Orderspace exportiert Rechnungen nach Xero oder QuickBooks Online. RoasterTools enthält in seinen Tarifen einen QuickBooks-Online-Abgleich und verkauft Xero als kostenpflichtige Erweiterung, und seine Buchhaltungsfunktionen gehen tiefer, als das Wort „Export“ vermuten lässt: Rechnungen, Zahlungen und der Abgleich von Auszahlungen. Wenn ein Rechnungsabgleich das ist, was dir am meisten Zeit sparen würde, können diese Produkte das bereits und Order Book nicht.

Der Rest dieser Seite ist das, was eine Rösterei mit Order Book stattdessen tatsächlich tut, damit du entscheiden kannst, ob die Lücke dich einen Nachmittag im Monat kostet oder ein Grund ist, etwas anderes zu kaufen.

Ein Monat in einer kleinen Rösterei, System für System

Nimm eine Rösterei mit 28 Café-Kunden, die meisten bestellen wöchentlich, also etwa 120 Lieferungen im Monat. Hier ist, wo jeder Schritt passiert.

Zwei Zeilen werden zweimal erfasst: die Rechnung und die Zahlung. Alles andere passiert nur an einer Stelle. Das ist die ganze Form des Problems, und der Abschnitt über das Kleinhalten der Doppelerfassung handelt von diesen zwei Zeilen.

Was das Anhängen der Rechnung tatsächlich bewirkt

An der Bestellung gibt es eine Stelle, um die Rechnung hochzuladen: ein PDF, ein Bild oder eine Tabelle, bis 10 MB. Das Café bekommt in seiner eigenen Sprache eine E-Mail, dass die Rechnung da ist, und der Link führt zu seiner Kopie der Bestellung statt zur Datei — er funktioniert also auch im März noch, wo ein signierter Dateilink längst abgelaufen wäre. Wenn du eine Rechnung durch eine korrigierte ersetzt, verschwindet die alte mit ihr, sodass ein Café nie zwei Belege für eine Lieferung hält und raten muss, welcher gilt.

Das ist der Teil, von dem Röstereien sagen, dass er ihnen gefehlt hat. Nicht das Schreiben der Rechnung, das ihr Programm schon gut kann, sondern sie zum Café zu bringen und sie neben dem liegen zu haben, was geliefert wurde, statt in einem E-Mail-Verlauf, den niemand wiederfindet.

Was der Bestellexport enthält

Ein Knopf gibt dir eine CSV aller Bestellungen im Buch, eine Zeile je Bestellposition, neueste Bestellung zuerst. Sie trägt eine Byte-Order-Mark, öffnet sich also direkt in Excel, Numbers und Google Sheets ohne Dialog zum Zeichensatz. Die Spalten:

Die Beträge stehen in der Währung der Bestellung, die die Spalte currency nennt. Die Umsatzsteuerwerte sind die der Bestellung, wie Order Book sie errechnet hat; maßgeblich bleibt die Rechnung, die dein eigenes Programm ausstellt.

Was ein Steuerberater damit macht, grob nach Nutzen sortiert:

• Prüfen, ob alles Gelieferte auch berechnet wurde. Auf gelieferte Bestellungen des Monats filtern, die Anzahl gegen die geschriebenen Rechnungen halten, und der Lücke nachgehen. Das ist die eine Sache, die der Export findet und sonst nichts, und in einem vollen Monat findet er meistens etwas.
• Die Rechnungen des Monats bauen. Auf ein Café filtern, und die Positionen und Mengen für seine Sammelrechnung liegen vor dir statt verteilt auf fünf Lieferscheine.
• Umsatz nach Produkt und nach Kunde. Eine Pivot-Tabelle über die Spalte item oder client, ohne dich nach einer Auswertung zu fragen.
• Einen Streit klären. Ein Café sagt, es habe die 6 kg nie bekommen. Die Zeile hat Datum, Menge, Preis und Notiz.

Sei ihnen gegenüber klar, was es nicht ist. Es ist kein Journal. Es gibt keine Rechnungsnummern, keine Rechnungskorrekturen, keine Eröffnungssalden und keine Buchungen. Es ist, was bestellt wurde und was rausgegangen ist.

Zahlungsziele, Zahlungen und der Saldo

Jeder Kundendatensatz trägt sein eigenes Zahlungsziel — Vorkasse, 7, 15, 30, 45 oder 60 Tage netto — sodass die Bedingungen neben dem Kunden stehen, zu dem sie gehören, und nicht in jemandes Gedächtnis. Wenn Geld eingeht, erfass es beim Kunden mit Datum, Betrag, Zahlungsweg und Referenz, oder markiere eine einzelne Bestellung direkt auf der Bestellung als bezahlt.

Der Saldo auf der Kundenseite ist der Wert der gelieferten Bestellungen dieses Cafés, minus einer Gutschrift, die du gegeben hast, als ein Café ein Problem mit einer Lieferung gemeldet hat, minus der dort erfassten Zahlungen. Nur gelieferte Bestellungen zählen: eine bestätigte Bestellung, die der Transporter noch nicht mitgenommen hat, ist ein Versprechen, und sie zu berechnen würde dazu führen, dass der Saldo nicht mehr zum Raum passt. Ein negativer Saldo heißt, das Café hat Guthaben.

Sag klar, was das ist: eine laufende Summe, die ein Röster sonst in einem Notizbuch führen würde, an dem Ort, an dem der Rest des Kundenkontos ohnehin liegt. Es ist kein steuerliches Journal. Keine Nummerierung, keine Umsatzsteuerposition, keine Fälligkeitsstaffeln, keine automatischen Erinnerungen, kein Mahnwesen. Dein Buchhaltungsprogramm besitzt das alles, und das soll es auch. Für die Seite des Eintreibens siehe was du gegen ein Café tust, das zu spät zahlt.

Die API, falls du dir die Brücke selbst bauen willst

Jeder Tarif hat API-Schlüssel, angelegt und widerrufen von einem Administrator. Ein Schlüssel geht in einen Authorization: Bearer-Header und ist nur lesend, solange du ihm keinen Schreibzugriff gibst.

Eine Brücke zu einem Buchhaltungsprogramm würde den Bestell-Endpunkt regelmäßig nach allem abfragen, was seit dem letzten Blick hinzugekommen ist, und auf der anderen Seite einen Rechnungsentwurf anlegen. Es gibt keine ausgehenden Webhooks, also ist Abfragen das Muster. Es gibt in der API kein Rechnungsobjekt und keinen Zahlungs-Endpunkt, eine Brücke kann also Bestellungen lesen und Bestellungen schreiben und weder eine Rechnung noch eine Zahlung nach Order Book zurückschieben.

Sag die Kosten laut, bevor jemand anfängt. Das ist Entwicklungsarbeit. Jemand muss sie schreiben, hosten, beobachten und reparieren, wenn Xero einen Endpunkt ändert oder deine Produktnamen sich ändern. Niemand bei Order Book wird sie für dich pflegen. Für die meisten Röstereien unter hundert Kunden ist sie teurer als der Nachmittag Tippen, den sie ersetzt, und die ehrliche Empfehlung lautet, sie nicht zu bauen. Sie ist für die Rösterei da, die schon einen Entwickler und einen Grund hat.

Dein Buchhaltungsprogramm, neben Order Book

Eine Spalte voller „keine“ ist der Sinn dieser Tabelle. Was sich von Zeile zu Zeile ändert, ist nur, was du dagegen tust.

Wo ein Land eine strukturierte E-Rechnung verlangt

Mehrere EU-Länder verlangen inzwischen, dass inländische B2B-Rechnungen als strukturierte Dateien statt als PDF ausgetauscht werden, und die Liste und die Termine verschieben sich laufend. Nichts davon ändert etwas an dieser Seite. Die rechtsgültige Rechnung wird von deinem eigenen Programm erzeugt, nummeriert, formatiert und gemeldet, genau wie heute, und Order Book spielt dabei keine Rolle: Es nummeriert nichts, signiert nichts, meldet nichts an eine Finanzverwaltung und ist kein Archiv.

Die Datei, die du an die Bestellung hängst, ist die für Menschen lesbare Kopie, die dein Café neben dem liest, was geliefert wurde. Das ist eine andere Aufgabe als die rechtliche, und es ist die einzige, die Order Book erledigt. Wenn du herausfinden willst, was dein Land von dir verlangt und ab wann, fang bei E-Rechnung für Röstereien an.

Kommt ein Abgleich mit der Buchhaltung noch?

Heute gibt es ihn nicht, und die ehrliche Antwort heute ist nein.

Es gibt kein Datum, das wir nennen könnten, und keine Roadmap, auf die wir zeigen könnten, und du solltest keine Software auf das Versprechen einer Funktion hin kaufen, die es nicht gibt. Entscheide nach dem, was vor dir liegt: Wenn die Lücke zwischen Bestellung und Rechnung in deiner Woche echte Kosten verursacht und nichts auf dieser Seite sie weit genug schließt, kauf das Produkt, das die Integration hat. Das ist eine vernünftige Entscheidung, und diese Seite gibt es, damit du sie ohne Verkaufsgespräch treffen kannst.

Wie viel Doppelerfassung das wirklich ist, und wie du sie klein hältst

Zwei Dinge werden zweimal erfasst: die Rechnung und die Zahlung. Sonst nichts.

Mach die Rechnung für deine eigene Rösterei, statt irgendjemandes Schätzung zu glauben. Stopp die Zeit für fünf echte Rechnungen, vom Lieferschein bis zum Versand, und multipliziere mit der Zahl der Rechnungen, die du im Monat schreibst. Für die Rösterei mit 28 Kunden von oben sind das 120 Rechnungen im Monat, wenn du je Lieferung abrechnest, und 28, wenn du jedes Café einmal im Monat abrechnest. Die zweite Zahl ist, wo die Ersparnis liegt, und der Wechsel kostet nichts.

Fünf Dinge, die die Arbeit schrumpfen lassen:

1. Monatlich abrechnen, nicht je Lieferung. Eine Rechnung je Café und Monat statt einer je Anlieferung. Prüf erst deine eigenen Bedingungen, sag es den Cafés vor der Umstellung, und denk daran, dass es dein Geld nach hinten verschiebt — das ist der eigentliche Tausch.
2. Bau Rechnungen aus dem Export, nicht aus Lieferscheinen. Filter die CSV auf ein Café und einen Monat, und die Positionen, Mengen und Preise liegen schon als Tabelle vor. Wenn dein Programm eine CSV mit Verkaufspositionen importiert, form die Datei einmal und benutz sie immer wieder.
3. Setz die Bestellnummer in die Rechnungsreferenz. Eine gemeinsame Nummer ist das, was es Monate später überhaupt jemandem erlaubt, eine Rechnung mit dem abzugleichen, was wirklich rausgegangen ist.
4. Erfass Zahlungen in einem Zug. Wenn du die Bank abstimmst, trag dieselben Zahlungen in Order Book ein, solange der Kontoauszug offen ist, statt einzeln, wie sie eingehen.
5. Erstell keinen zweiten Lieferschein. Order Book druckt einen je Bestellung. Es bringt nichts, in deinem Buchhaltungsprogramm noch einen zu erzeugen, und ein Café mit zwei Belegen für eine Lieferung fragt genau zu dem nach, den du nicht gemeint hast.

Was danach übrig bleibt, ist wirklich das Tippen der Rechnung selbst, und keine ehrliche Anordnung dieser zwei Systeme nimmt es weg.

Wann Order Book nicht passt

Wenn du ein System willst, das die Rechnung schreibt, ihr hinterhergeht und die Kartenzahlung einzieht, ist Order Book nicht dieses System und wird es auch nicht in einem Zeitraum werden, auf den du planen solltest. Eine allgemeine B2B-Großhandelsplattform ist die richtige Antwort, und Orderspace ist die naheliegende: ein richtiges Einkaufsportal, Bestandsführung, Kartenzahlung über Stripe und Rechnungsexport nach Xero oder QuickBooks Online. Wenn dein Buch überwiegend Produktion ist und deine Buchhaltung Rechnungen, Zahlungen und Auszahlungen automatisch abgeglichen haben will, sieh dir stattdessen RoasterTools an.

Ein paar konkretere Zeichen, dass das nichts für dich ist:

• Deine Buchhaltung hat ein Veto, und das Veto lautet „es muss abgleichen“. Glaub ihr. Sie ist die, die den Monatsabschluss macht.
• Du schreibst mehr als ein paar hundert Rechnungen im Monat. In dieser Größenordnung ist das Tippen ein Job und kein Nachmittag, und eine Integration zahlt sich aus.
• Du brauchst Bestandsführung. Order Book zählt den gerösteten Bestand im Regal, führt aber kein buchhalterisches Lager, und wenn dein Buchhaltungsprogramm auch das Lagersystem ist, wird das Trennen wehtun.
• Du willst, dass Cafés im Checkout mit Karte zahlen. Order Book nimmt überhaupt keine Zahlungen entgegen. Bevor du darauf eine Entscheidung baust, lies, was Kartengebühren eine Rösterei kosten — bei 40.000 € Großhandel im Monat sind das etwa 1.100 € im Monat, und dafür bekommt man viel Tipparbeit.

Wofür Order Book da ist, ist die andere Hälfte des Problems: zu wissen, welches Café aufgehört hat zu bestellen, das Café die Bestellung selbst aufgeben zu lassen, und aus den Bestellungen den Röstplan und die Tour zu machen. Wenn das nicht die Hälfte ist, die wehtut, kauf für die, die es tut.

Fragen, die Röster stellen

Hat Order Book eine Anbindung an Xero?

Nein. Es gibt keine Xero-Integration, keine App im Xero-Marktplatz und nichts, was die beiden in irgendeiner Richtung verbindet. Du schreibst die Rechnung in Xero wie heute und hängst dann das PDF an die Bestellung in Order Book, sodass das Café es per E-Mail bekommt und auf seiner eigenen Bestellseite lesen kann. Wenn du die beiden verbunden haben willst, liefert die öffentliche API die Bestellungen, auf denen du aufbauen kannst — und das ist Entwicklungsarbeit, die dir gehört und die du pflegst.

Kann Order Book Rechnungen ausstellen?

Nein. Es erzeugt, nummeriert, signiert, meldet und versendet keine Rechnungen, und es führt keine Umsatzsteuerposition. Es trägt die Rechnung, die du woanders ausgestellt hast: häng die Datei an die Bestellung, das Café bekommt sie per E-Mail, und sie liegt auf der Bestellseite des Cafés neben dem, was tatsächlich geliefert wurde.

Was bekommt mein Steuerberater konkret aus Order Book?

Einen CSV-Export aller Bestellungen, eine Zeile je Bestellposition, mit Bestellnummer, Kunde, Status, Daten, Artikel, Menge, Einzelpreis sowie Rabatt, Liefergebühr und Summen der Bestellung vor und nach Umsatzsteuer. Er öffnet sich in Excel, Numbers und Google Sheets. Er ist eine Aufzeichnung dessen, was bestellt und geliefert wurde, kein Buchungsjournal: Rechnungsnummern und Rechnungskorrekturen stehen nicht darin.

Kann ich mir den Abgleich mit der Buchhaltung selbst über die API bauen?

Ja, und ein paar Röstereien werden das tun. API-Schlüssel gibt es in jedem Tarif, und die API liest Kunden, Produkte und Bestellungen und kann eine Bestellung anlegen. Es gibt keine ausgehenden Webhooks, eine Brücke fragt also den Bestell-Endpunkt regelmäßig nach allem ab, was seit dem letzten Blick hinzugekommen ist, und erzeugt die Belege auf der Buchhaltungsseite selbst. Plan echte Entwicklungszeit ein — und die Pflege, wenn sich eine der beiden Seiten ändert.

Zieht Order Book Zahlungen von Cafés ein?

Nein. Cafés zahlen dich wie heute, per Überweisung zu den Bedingungen, die du je Kunde festlegst. Du erfasst, was eingegangen ist, beim Kunden, und der Saldo auf seiner Seite ist der Wert der gelieferten Bestellungen minus einer Gutschrift für eine Lieferung mit Problem und minus der erfassten Zahlungen; eine einzelne Bestellung lässt sich auch als bezahlt markieren. Es wird nichts abgewickelt und nichts davon einbehalten.

Kommt ein Abgleich mit der Buchhaltung noch?

Die ehrliche Antwort heute ist nein. Es gibt in Order Book keine Buchhaltungsintegration, und du könntest auch keine auf ein Versprechen hin kaufen, also beurteile es nach dem, was es heute tut. Wenn ein Abgleich die Kaufentscheidung ist, hat eine allgemeine B2B-Plattform wie Orderspace ihn schon, und dann solltest du die kaufen.

Wo Order Book hineinpasst

Order Book führt den Großhandel: die Preisliste, das Konto des Cafés, den Bestellschluss, die Drift bei einem Kunden, der still geworden ist, den Röstplan und den Lieferschein. Deine Buchhaltungssoftware führt das Geld: die Rechnung, die Umsatzsteuer, das Journal, den Jahresabschluss. Die Naht dazwischen sind zwei Stück Tipparbeit im Monat und ein Anhang an einer Bestellung, und diese Seite hat dir genau gesagt, wie viel das ist, damit du es gegen das rechnen kannst, was du anderswo zahlen würdest.

Wenn diese Naht in Ordnung geht, findest du es am schnellsten an deinem eigenen Buch heraus: importier deine Kunden und deine Historie, schick einem Café seinen Link, und sieh, wie die erste Woche aussieht.

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