¿Order Book se integra con Xero?

No. No hay integración con Xero, no hay ninguna app en el marketplace de Xero y no hay nada que conecte los dos en ninguna dirección. Emites la factura en Xero como haces hoy y luego adjuntas el PDF al pedido en Order Book, para que a la cafetería se lo manden por correo y pueda leerlo en la página de su pedido. Si quieres unir los dos, la API pública te da los pedidos sobre los que construir, y eso es desarrollo que tú haces y tú mantienes.

¿Order Book puede emitir facturas?

No. No crea, no numera, no firma, no declara ni envía facturas, y no lleva ninguna posición de IVA. Lleva la factura que emitiste en otra parte: adjuntas el archivo al pedido, a la cafetería se lo mandan por correo, y queda en la página del pedido de la cafetería, al lado de lo que se entregó de verdad.

¿Qué recibe de verdad mi gestoría de Order Book?

Una exportación CSV de todos los pedidos, una fila por línea de pedido, con el número de pedido, el cliente, el estado, las fechas, el artículo, la cantidad, el precio unitario, y el descuento, los portes y los totales del pedido sin y con IVA. Se abre en Excel, Numbers y Google Sheets. Es un registro de lo que se pidió y se entregó, no un libro contable: no lleva números de factura ni abonos.

¿Puedo construir mi propia sincronización contable con la API?

Sí, y unas cuantas tostadoras lo harán. Las claves de API están en todos los planes, y la API lee clientes, productos y pedidos, y puede crear un pedido. No hay webhooks salientes, así que un puente consulta el endpoint de pedidos en busca de lo creado desde la última vez y genera él mismo los documentos del lado contable. Cuenta con tiempo real de desarrollo y con mantenerlo tú cuando cambie cualquiera de los dos lados.

¿Order Book cobra a las cafeterías?

No. Las cafeterías te pagan como lo hacen ahora, por transferencia, en el plazo que fijes por cuenta. Tú registras lo que ha entrado en la ficha del cliente, y el saldo que se ve en su página es el valor de los pedidos entregados menos lo abonado por una entrega con problemas y los pagos registrados; también se puede marcar un pedido concreto como pagado. No se procesa nada y no se queda nada de ello.

Cómo encaja Order Book con tu contabilidad

Respuesta corta. Order Book no sincroniza con Xero, QuickBooks, Sage, Holded, Exact, Moloni, InvoiceXpress ni ningún otro programa de contabilidad. No hay conexión en dos sentidos ni creación automática de facturas. Emites las facturas donde las emites hoy y adjuntas el archivo al pedido, lo que se lo manda por correo a la cafetería y lo pone en la página de su propio pedido. Lo que Order Book le da a la contabilidad es el trabajo de alrededor de la factura: un albarán por pedido, una exportación CSV de todas las líneas de pedido para tu gestoría, un plazo de pago en cada cliente, los pagos registrados en la cuenta con un saldo corriente, y una API pública si quieres construir tú mismo un puente.

¿Order Book se conecta con Xero o QuickBooks?

No, ni siquiera en parte. No hay conexión que autorizar en los ajustes, ni campo donde pegar una clave contable, ni envío nocturno, ni app soportada en el marketplace de nadie. Nada de un pedido, una factura o un pago se mueve entre Order Book y un programa de contabilidad salvo que lo mueva una persona.

Las herramientas con las que los tostadores comparan esto sí la tienen, y esa es una diferencia real que hay que sopesar. Orderspace exporta facturas a Xero o a QuickBooks Online. RoasterTools incluye la sincronización con QuickBooks Online en sus planes y vende Xero como complemento de pago, y su trabajo contable llega más hondo de lo que sugiere la palabra «exportar»: facturas, pagos y conciliación de liquidaciones. Si la sincronización de facturas es lo que más tiempo te ahorraría, esos productos ya lo hacen y Order Book no.

El resto de esta página es lo que hace de verdad en su lugar una tostadora que usa Order Book, para que decidas si el hueco te cuesta una tarde al mes o es motivo para comprar otra cosa.

Un mes en una tostadora pequeña, sistema por sistema

Coge una tostadora con 28 cuentas de cafetería, casi todas pidiendo cada semana, así que unas 120 entregas al mes. Aquí está dónde ocurre cada paso.

Paso	Dónde ocurre	Qué haces
Precios y catálogos por cliente	Order Book	Se define una vez, más los cambios programados que haya. No hay nada que mantener al día en ningún otro sitio.
La cafetería pide	Order Book	Su propia cuenta, sus propios precios, hasta la hora límite.
Plan de tueste, preparación, reparto	Order Book	Los pedidos confirmados se convierten en el plan de tueste, la lista de preparación y un albarán por pedido.
Emitir la factura	Tu programa de contabilidad o facturación	La tecleas, desde el albarán o desde la exportación. Este es el tecleo doble.
Hacer llegar la factura a la cafetería	Order Book	Adjunta el archivo al pedido. A la cafetería se lo mandan por correo y lo ve en la página de su pedido.
La cafetería paga	Tu banco	Transferencia, en el plazo que figura en la ficha de ese cliente. Order Book no está en el camino del dinero.
Conciliar el banco	Tu programa de contabilidad	Como ahora. Order Book no tiene conexión bancaria y no la quiere.
Registrar lo que ha entrado	Order Book	Anota el pago en la ficha del cliente, o marca el pedido como pagado, para que el saldo corriente sea correcto.
Declaración de IVA y cierre del ejercicio	Tu programa de contabilidad	Del todo. Order Book no lleva ninguna posición de IVA y no es un libro de registro.

Dos filas se teclean dos veces: la factura y el pago. Todo lo demás ocurre en un solo sitio. Esa es la forma entera del problema, y la sección sobre cómo mantener pequeño el tecleo doble va de esas dos filas.

Qué hace en realidad adjuntar la factura

En el pedido hay un sitio para subir la factura: un PDF, una imagen o una hoja de cálculo, hasta 10 MB. A la cafetería le llega un correo en su propio idioma diciendo que la factura está ahí, y el enlace lleva a su copia del pedido y no al archivo, así que sigue funcionando en marzo, cuando un enlace firmado ya habría caducado. Si sustituyes una factura por otra corregida, la antigua se va con ella, así que una cafetería nunca tiene dos documentos para una entrega adivinando cuál vale.

Esa es la parte que las tostadoras dicen que les faltaba. No emitir la factura, que su programa ya hace bien, sino hacérsela llegar a la cafetería y que quede al lado de lo que se entregó en vez de en un hilo de correo que nadie encuentra.

Qué contiene la exportación de pedidos

Un botón te da un CSV de todos los pedidos del libro, una fila por línea de pedido, el más nuevo primero. Lleva marca de orden de bytes, así que se abre directo en Excel, Numbers y Google Sheets sin cuadro de diálogo de juego de caracteres. Las columnas:

Columna	Qué lleva dentro
order	El número de pedido de Order Book. Ponlo en el campo de referencia de tu factura.
client	El nombre de la cafetería tal como estaba en el pedido.
status	Creado, confirmado, entregado, cancelado.
source	Cómo llegó el pedido: la cuenta de la cafetería, tu mesa, una importación, la API.
placed_on, delivery_date	La fecha en que se pidió y la fecha para la que era.
item, quantity	La línea tal como la pidió la cafetería, con su cantidad.
unit_price	El precio al que se vendió esa línea, con dos decimales.
order_discount, order_delivery, order_total	El descuento del pedido, sus portes y su total, repetidos en cada línea de ese pedido.
order_net, order_vat, order_gross	El dinero del pedido tal como lo muestra su página: sin IVA, el IVA y con IVA. Solo en la primera línea del pedido, para que la suma de la columna sea el libro.
currency	La moneda en la que se valoró el pedido.
note, internal_note	Lo que escribió la cafetería y lo que escribió tu equipo. Quita la columna interna antes de pasar el archivo.

Los importes van en la moneda del propio pedido, indicada en la columna currency. Las cifras de IVA son las del pedido, tal como las calculó Order Book; la factura que emite tu propio programa sigue siendo la cifra legal.

Lo que hace con ello una gestoría, más o menos por orden de utilidad:

Comprobar que todo lo entregado se facturó. Filtra a los pedidos entregados del mes, compara el número con las facturas emitidas y persigue la diferencia. Esto es lo único que pilla la exportación y no pilla nada más, y en un mes movido suele pillar algo.
Montar las facturas del mes. Filtra a una cafetería y tienes delante las líneas y las cantidades de su factura agrupada, en vez de repartidas por cinco albaranes.
Ventas por producto y por cuenta. Una tabla dinámica sobre la columna del artículo, o sobre la del cliente, sin pedirte a ti un informe.
Zanjar una discusión. Una cafetería dice que nunca recibió los 6 kg. La fila tiene la fecha, la cantidad, el precio y la nota.

Sé claro con ellos sobre lo que no es. No es un libro contable. No tiene números de factura, ni abonos, ni saldos iniciales, ni asientos. Es lo que se pidió y lo que salió.

Plazos de pago, pagos y saldo

Cada ficha de cliente lleva su propio plazo de pago — por adelantado, 7, 15, 30, 45 o 60 días — así que el plazo vive al lado de la cuenta a la que pertenece y no en la memoria de alguien. Cuando entra el dinero, regístralo en la ficha del cliente con su fecha, importe, forma y referencia, o marca un pedido concreto como pagado desde el propio pedido.

El saldo de la página del cliente es el valor de los pedidos entregados de esa cafetería, menos lo que hayas abonado cuando la cafetería avisó de un problema con una entrega, menos los pagos registrados. Solo cuentan los pedidos entregados: un pedido confirmado que la furgoneta aún no se ha llevado es una promesa, y cobrarlo haría que el saldo dejara de cuadrar con la realidad. Un saldo negativo quiere decir que la cafetería tiene saldo a favor.

Di con claridad lo que es: un total corriente que, si no, un tostador llevaría en una libreta, puesto donde ya vive el resto de la cuenta. No es un libro fiscal. Sin numeración, sin posición de IVA, sin tramos de antigüedad, sin recordatorios automáticos, sin reclamación automática. Todo eso es de tu programa de contabilidad, y así debe ser. Para la parte del cobro, mira qué hacer con una cafetería que paga tarde.

La API, si quieres construir tú el puente

Todos los planes tienen claves de API, creadas y revocadas por un administrador. La clave va en una cabecera Authorization: Bearer y es de solo lectura salvo que le des permiso de escritura.

Endpoint	Qué te da
GET /api/v1/clients	Tus clientes, con su plazo de pago, pedido mínimo, días de entrega, hora límite y dirección.
GET /api/v1/products	Lo que vendes, con formatos, SKU y precios base.
GET /api/v1/orders?since=…	Los pedidos, del más nuevo al más antiguo, con sus líneas, filtrados por marca de tiempo o por estado.
POST /api/v1/orders	Crea un pedido, valorado con el catálogo propio de ese cliente y con sus formatos de caja y su mínimo aplicados.

Un puente hacia un programa de contabilidad consultaría el endpoint de pedidos en busca de lo creado desde la última vez y generaría una factura en borrador al otro lado. No hay webhooks salientes, así que el patrón es la consulta periódica. En la API no hay objeto de factura ni endpoint de pagos, así que un puente puede leer pedidos y escribir pedidos, y no puede devolver una factura ni un pago a Order Book.

Di el coste en voz alta antes de que nadie empiece. Esto es desarrollo. Alguien tiene que escribirlo, alojarlo, vigilarlo y arreglarlo cuando Xero cambie un endpoint o cambien los nombres de tus productos. Nadie de Order Book te lo va a mantener. Para la mayoría de las tostadoras por debajo de cien cuentas sale más caro que la tarde de tecleo a la que sustituye, y la recomendación honesta es no construirlo. Está ahí para la tostadora que ya tiene un programador y un motivo.

Tu programa de contabilidad, junto a Order Book

Una columna entera de «ninguna» es el sentido de esta tabla. Lo único que cambia de fila a fila es lo que haces al respecto.

Programa	Integración	Qué haces
Xero	Ninguna	Emite la factura en Xero desde el albarán, pon el número de pedido de Order Book en la referencia, guarda el PDF y adjúntalo al pedido.
QuickBooks Online	Ninguna	Lo mismo. Si facturas por meses en vez de por entrega, monta las líneas desde la exportación CSV en lugar de desde cinco albaranes.
Sage	Ninguna	Lo mismo, y mira en qué edición de país estás antes de dar nada por hecho sobre su formato de importación.
Holded	Ninguna	Emite y envía desde Holded como hasta ahora. Order Book guarda la copia que lee la cafetería y el registro de lo que se entregó.
Exact Online	Ninguna	Emite allí. Nada en Order Book necesita saber que la factura existe, salvo el adjunto del pedido.
Moloni, InvoiceXpress u otra herramienta de facturación certificada	Ninguna	El documento legal se emite, se numera y se declara allí, según las reglas de tu país. Adjunta la copia al pedido para la cafetería.
Una hoja de cálculo y una gestoría que hace el resto	Ninguna	La exportación CSV es la entrega. Mándala cada mes con la columna de nota interna quitada.
Cualquier otra cosa	Ninguna	Si puede importar un CSV, la exportación es tu punto de partida. Si no puede, es tecleo.

Donde un país exige factura electrónica estructurada

Varios países de la UE exigen ya que las facturas B2B nacionales se intercambien como archivos estructurados en vez de como PDF, y la lista y las fechas no paran de moverse. Nada de eso cambia nada de lo de aquí. La factura legal la crea, la numera, le da formato y la declara tu propio programa, exactamente igual que hoy, y Order Book no participa en ello: no numera nada, no firma nada, no declara nada a una administración tributaria y no es un archivo.

El archivo que adjuntas al pedido es la copia legible para personas que lee tu cafetería, al lado de lo que se entregó. Ese es un trabajo distinto del legal, y es el único que hace Order Book. Si estás averiguando qué te pide tu país y desde cuándo, empieza por la factura electrónica para tostadores.

¿Va a llegar la sincronización contable?

Hoy no está disponible, y la respuesta honesta hoy es que no.

No hay una fecha que darte ni una hoja de ruta que señalar, y no deberías comprar software sobre la promesa de una función que no existe. Decide sobre lo que tienes delante: si el hueco entre el pedido y la factura es un coste real en tu semana, y nada de esta página lo cierra lo suficiente, compra el producto que tiene la integración. Es una decisión razonable y esta página existe para que puedas tomarla sin una llamada comercial.

Cuánto tecleo doble es esto en realidad, y cómo mantenerlo pequeño

Hay dos cosas que se teclean dos veces: la factura y el pago. Nada más.

Haz la cuenta para tu propia tostadora en vez de fiarte de la estimación de nadie. Cronométrate tecleando cinco facturas reales, del albarán hasta el envío, y multiplica por el número de facturas que emites en un mes. Para la tostadora de 28 cuentas de arriba son 120 facturas al mes si facturas por entrega, y 28 si facturas a cada cafetería una vez al mes. El segundo número es donde está el ahorro, y cambiarse no cuesta nada.

Cinco cosas que encogen el trabajo:

Factura al mes, no por entrega. Una factura por cafetería y mes en vez de una por reparto. Mira antes tus propias condiciones, avisa a las cafeterías antes de cambiarlo, y recuerda que retrasa tu cobro, que es el verdadero canje.
Monta las facturas desde la exportación, no desde los albaranes. Filtra el CSV a una cafetería y un mes y las líneas, las cantidades y los precios ya están en una cuadrícula. Si tu programa importa un CSV de líneas de venta, dale forma al archivo una vez y reutilízalo.
Pon el número de pedido en la referencia de la factura. Un número compartido es lo que permite a cualquiera, meses después, casar una factura con lo que salió de verdad por la puerta.
Registra los pagos de una sentada. Cuando concilies el banco, mete esos mismos pagos en Order Book mientras tienes el extracto abierto, en vez de uno a uno según van entrando.
No hagas un segundo albarán. Order Book imprime uno por pedido. No se gana nada produciendo otro en tu programa de contabilidad, y una cafetería con dos documentos para una entrega te consultará justo el que no querías.

Después de eso, lo que queda es de verdad el tecleo de la factura en sí, y ningún arreglo honesto de estos dos sistemas lo elimina.

Cuándo Order Book no es lo tuyo

Si quieres un solo sistema que emita la factura, la reclame y cobre la tarjeta, Order Book no es ese sistema y no va a serlo en un plazo con el que puedas contar. Una plataforma mayorista B2B general es la respuesta correcta, y Orderspace es la evidente: una tienda de compra en condiciones, control de existencias, pagos con tarjeta por Stripe y exportación de facturas a Xero o QuickBooks Online. Si tu libro es sobre todo producción y quien te lleva los libros quiere facturas, pagos y liquidaciones conciliados automáticamente, mira RoasterTools en su lugar.

Otras señales más concretas de que esto no es para ti:

Quien te lleva los libros tiene derecho de veto y el veto es «tiene que sincronizar». Créele. Es quien hace el cierre de mes.
Emites más de unos cientos de facturas al mes. A ese volumen el tecleo es un puesto de trabajo, no una tarde, y una integración se paga sola.
Necesitas control de existencias. Order Book cuenta el stock tostado en la estantería, pero no lleva inventario contable, y si tu programa de contabilidad es además tu sistema de stock, separarlos va a doler.
Quieres que las cafeterías paguen con tarjeta al confirmar. Order Book no cobra absolutamente nada. Antes de construir una decisión sobre eso, lee lo que le cuestan las comisiones de tarjeta a una tostadora: sobre 40.000 € de mayorista al mes son unos 1.100 € al mes, que dan para mucho tecleo.

Para lo que sirve Order Book es para la otra mitad del problema: saber qué cafetería ha dejado de pedir, hacer que sea la cafetería la que meta el pedido, y convertir los pedidos en el plan de tueste y en la furgoneta. Si esa no es la mitad que duele, compra para la que sí.

Preguntas que hacen los tostadores

¿Order Book se integra con Xero?: No. No hay integración con Xero, no hay ninguna app en el marketplace de Xero y no hay nada que conecte los dos en ninguna dirección. Emites la factura en Xero como haces hoy y luego adjuntas el PDF al pedido en Order Book, para que a la cafetería se lo manden por correo y pueda leerlo en la página de su pedido. Si quieres unir los dos, la API pública te da los pedidos sobre los que construir, y eso es desarrollo que tú haces y tú mantienes.
¿Order Book puede emitir facturas?: No. No crea, no numera, no firma, no declara ni envía facturas, y no lleva ninguna posición de IVA. Lleva la factura que emitiste en otra parte: adjuntas el archivo al pedido, a la cafetería se lo mandan por correo, y queda en la página del pedido de la cafetería, al lado de lo que se entregó de verdad.
¿Qué recibe de verdad mi gestoría de Order Book?: Una exportación CSV de todos los pedidos, una fila por línea de pedido, con el número de pedido, el cliente, el estado, las fechas, el artículo, la cantidad, el precio unitario, y el descuento, los portes y los totales del pedido sin y con IVA. Se abre en Excel, Numbers y Google Sheets. Es un registro de lo que se pidió y se entregó, no un libro contable: no lleva números de factura ni abonos.
¿Puedo construir mi propia sincronización contable con la API?: Sí, y unas cuantas tostadoras lo harán. Las claves de API están en todos los planes, y la API lee clientes, productos y pedidos, y puede crear un pedido. No hay webhooks salientes, así que un puente consulta el endpoint de pedidos en busca de lo creado desde la última vez y genera él mismo los documentos del lado contable. Cuenta con tiempo real de desarrollo y con mantenerlo tú cuando cambie cualquiera de los dos lados.
¿Order Book cobra a las cafeterías?: No. Las cafeterías te pagan como lo hacen ahora, por transferencia, en el plazo que fijes por cuenta. Tú registras lo que ha entrado en la ficha del cliente, y el saldo que se ve en su página es el valor de los pedidos entregados menos lo abonado por una entrega con problemas y los pagos registrados; también se puede marcar un pedido concreto como pagado. No se procesa nada y no se queda nada de ello.
¿Va a llegar la sincronización contable?: La respuesta honesta hoy es que no. No hay integración contable en Order Book y no hay ninguna que puedas comprar sobre la promesa de que llegará, así que júzgalo por lo que hace ahora. Si la sincronización es lo que decide la compra, una plataforma B2B general como Orderspace ya la tiene y deberías comprar esa.

Dónde encaja Order Book

Order Book lleva la mesa del mayorista: la tarifa, la cuenta de pedidos de la cafetería, la hora límite, la deriva de una cuenta que se ha quedado callada, el plan de tueste y el albarán. Tu programa de contabilidad lleva el dinero: la factura, el IVA, los libros, el cierre del ejercicio. La costura entre los dos son dos tecleos al mes y un adjunto en un pedido, y esta página te ha dicho exactamente cuánto es eso para que puedas ponerle precio frente a lo que pagarías en otra parte.

Si esa costura te vale, la forma más rápida de saberlo es con tu propio libro: importa tus clientes y tu historial, invita a una cafetería, y mira qué aspecto tiene la primera semana.

Empieza gratis 30 días, sin tarjeta, o mira lo que cuesta.