Kan Order Book facturen maken?

Nee. Het maakt, nummert, ondertekent, rapporteert en verstuurt geen facturen, en het houdt geen btw-positie bij. Het draagt de factuur die je ergens anders hebt gemaakt: hang het bestand aan de bestelling, het café krijgt hem gemaild, en hij staat op de bestelpagina van het café naast wat er echt is geleverd.

Wat krijgt mijn boekhouder er precies uit?

Een CSV-export van elke bestelling, één regel per bestelregel, met het bestelnummer, de klant, de status, de data, het artikel, het aantal, de stuksprijs, en de korting, de bezorgkosten en de totalen van de bestelling vóór en na btw. Hij opent in Excel, Numbers en Google Sheets. Het is een verslag van wat er is besteld en geleverd, geen grootboek: er zitten geen factuurnummers en geen creditnota's in.

Kan ik met de API zelf een koppeling met mijn boekhouding bouwen?

Ja, en een enkele branderij zal dat doen. API-sleutels zitten in elk pakket en de API leest klanten, producten en bestellingen, en kan een bestelling plaatsen. Er zijn geen uitgaande webhooks, dus een brug pollt het orders-endpoint op alles wat sinds de vorige keer is geplaatst, en maakt de documenten zelf aan de boekhoudkant aan. Reken op echte ontwikkeltijd en op het zelf onderhouden ervan wanneer een van beide kanten verandert.

Neemt Order Book betalingen van cafés aan?

Nee. Cafés betalen je zoals ze dat nu doen, per overschrijving op de voorwaarden die je per klant instelt. Je legt vast wat er binnenkwam op de klant, en het saldo op de klantpagina is de waarde van geleverde bestellingen min wat je hebt gecrediteerd op een levering met een probleem en de vastgelegde betalingen; een losse bestelling kun je ook als betaald markeren. Er wordt niets verwerkt en er wordt niets van afgehouden.

Hoe Order Book samengaat met je boekhouding

Kort antwoord. Order Book koppelt niet met Xero, QuickBooks, Sage, Holded, Exact, Moloni, InvoiceXpress of welk ander boekhoudpakket dan ook. Er is geen tweerichtingsverbinding en geen automatische facturatie. Je maakt facturen waar je ze vandaag maakt en hangt het bestand aan de bestelling, waarna het café het gemaild krijgt en het op zijn eigen bestelpagina staat. Wat Order Book de boekhouding wél geeft, is het werk rond de factuur: een pakbon per bestelling, een CSV-export van elke bestelregel voor je boekhouder, een betaaltermijn per klant, betalingen vastgelegd op de klant met een lopend saldo, en een openbare API als je zelf een brug wilt bouwen.

Koppelt Order Book met Xero of QuickBooks?

Nee, ook niet gedeeltelijk. Er is geen verbinding om in de instellingen goed te keuren, geen veld om een boekhoudsleutel in te plakken, geen nachtelijke push, geen ondersteunde app in wiens marketplace dan ook. Er beweegt niets over een bestelling, een factuur of een betaling tussen Order Book en een boekhoudpakket, tenzij een mens het beweegt.

De hulpmiddelen waar branders dit mee vergelijken, hebben er wel een, en dat is een echt verschil dat je moet meewegen. Orderspace exporteert facturen naar Xero of QuickBooks Online. RoasterTools heeft een QuickBooks Online-koppeling in de pakketten en verkoopt Xero als betaalde add-on, en het boekhoudwerk gaat er dieper dan het woord "export" doet vermoeden: facturen, betalingen en afstemming van uitbetalingen. Is factuurkoppeling het ding dat je de meeste tijd zou besparen, dan doen die producten dat al en Order Book niet.

De rest van deze pagina is wat een branderij die Order Book gebruikt in plaats daarvan doet, zodat je kunt bepalen of het gat je een middag per maand kost of een reden is om iets anders te kopen.

Een maand in een kleine branderij, systeem voor systeem

Neem een branderij met 28 cafés als klant, de meeste wekelijks bestellend, dus zo'n 120 leveringen per maand. Hier gebeurt elke stap.

Stap	Waar het gebeurt	Wat je doet
Prijzen en catalogi per klant	Order Book	Eén keer instellen, plus een eventuele ingeplande wijziging. Nergens anders iets gelijk te houden.
Het café bestelt	Order Book	Zijn eigen account, zijn eigen prijzen, tot de besteldeadline.
Brandplan, picken, leveren	Order Book	Bevestigde bestellingen worden het brandplan, de picklijst en een pakbon per bestelling.
De factuur maken	Je boekhoud- of factuurprogramma	Intypen, vanaf de pakbon of vanuit de export. Dit is het overtypen.
De factuur bij het café krijgen	Order Book	Hang het bestand aan de bestelling. Het café krijgt hem gemaild en ziet hem op zijn bestelpagina.
Het café betaalt	Je bank	Overschrijving, op de voorwaarden die bij die klant staan. Order Book zit niet in het geldpad.
De bank afletteren	Je boekhoudprogramma	Zoals je dat nu doet. Order Book heeft geen bankkoppeling en wil er ook geen.
Vastleggen wat er binnenkwam	Order Book	Voer de betaling in op de klant, of markeer de bestelling als betaald, zodat het lopende saldo klopt.
Btw-aangifte en jaarafsluiting	Je boekhoudprogramma	Volledig. Order Book houdt geen btw-positie bij en is geen boek van vastlegging.

Twee regels worden twee keer ingevoerd: de factuur en de betaling. Al het andere gebeurt maar op één plek. Dat is de hele vorm van het probleem, en het stuk over het dubbel invoeren klein houden gaat over die twee regels.

Wat het aanhangen van de factuur precies doet

Op de bestelling zit een plek om de factuur te uploaden: een PDF, een afbeelding of een spreadsheet, tot 10 MB. Het café krijgt in zijn eigen taal een mail dat de factuur er is, en de link gaat naar zijn kopie van de bestelling en niet naar het bestand, zodat hij in maart nog werkt waar een ondertekende bestandslink verlopen zou zijn. Vervang je een factuur door een gecorrigeerde, dan gaat de oude mee weg, zodat een café nooit twee documenten voor één levering heeft en moet raden welke geldt.

Dat is het deel waarvan branderijen zeggen dat ze het misten. Niet het maken van de factuur, wat hun programma al goed doet, maar hem bij het café krijgen en hem naast wat er is geleverd laten staan, in plaats van in een mailwisseling die niemand terugvindt.

Wat de bestelexport bevat

Eén knop geeft je een CSV van elke bestelling in het boek, één regel per bestelregel, nieuwste bestelling eerst. Er zit een byte-order mark in, zodat hij zo opent in Excel, Numbers en Google Sheets zonder tekensetdialoog. De kolommen:

Kolom	Wat erin staat
order	Het bestelnummer van Order Book. Zet dit in het referentieveld van je factuur.
client	De naam van het café zoals die op de bestelling stond.
status	Geplaatst, bevestigd, geleverd, geannuleerd.
source	Hoe de bestelling binnenkwam: het account van het café, jouw bureau, een geplakt bericht, de API.
placed_on, delivery_date	De datum waarop is besteld en de datum waarvoor het was.
item, quantity	De regel zoals het café hem bestelde, met het aantal.
unit_price	De prijs waarvoor die regel is verkocht, twee decimalen.
order_discount, order_delivery, order_total	De korting van de bestelling, de bezorgkosten en het totaal, herhaald op elke regel van die bestelling.
order_net, order_vat, order_gross	Het geld van de bestelling zoals de bestelpagina het toont: vóór btw, de btw, en inclusief btw. Alleen op de eerste regel van de bestelling, zodat een kolomsom het boek is.
currency	De munt waarin de bestelling geprijsd is.
note, internal_note	Wat het café schreef, en wat jouw team schreef. Haal de interne kolom weg voordat je het bestand doorstuurt.

De bedragen staan in de eigen munt van de bestelling, genoemd in de kolom currency. De btw-bedragen zijn die van de bestelling zoals Order Book ze uitrekende; de factuur uit je eigen programma blijft het wettelijke bedrag.

Wat een boekhouder ermee doet, ruwweg op volgorde van nut:

Controleren of alles wat is geleverd ook is gefactureerd. Filter op geleverde bestellingen van de maand, vergelijk het aantal met de gemaakte facturen, en jaag het verschil na. Dit is het ene ding dat de export vangt en niets anders, en in een drukke maand vangt het meestal iets.
De facturen van de maand opbouwen. Filter op één café en de regels en aantallen voor zijn verzamelfactuur liggen voor je, in plaats van verspreid over vijf pakbonnen.
Omzet per product en per klant. Een draaitabel op de kolom item, of op de kolom client, zonder jou om een rapport te vragen.
Een discussie beslechten. Een café zegt die 6 kg nooit gehad te hebben. De regel heeft de datum, het aantal, de prijs en de notitie.

Wees duidelijk tegen ze over wat het niet is. Het is geen grootboek. Er zijn geen factuurnummers, geen creditnota's, geen beginsaldi en geen journaalposten. Het is wat er is besteld en wat eruit is gegaan.

Betaaltermijn, betalingen en het saldo

Elke klant draagt zijn eigen betaaltermijn — vooruit, 7, 15, 30, 45 of 60 dagen — zodat de voorwaarden naast de klant staan waar ze bij horen en niet in iemands geheugen. Komt er geld binnen, leg het dan vast op de klant met datum, bedrag, methode en kenmerk, of markeer één bestelling als betaald vanuit de bestelling zelf.

Het saldo op de klantpagina is de waarde van de geleverde bestellingen van dat café, min het tegoed dat je gaf toen een café een probleem met een levering meldde, min de betalingen die erop zijn vastgelegd. Alleen geleverde bestellingen tellen: een bevestigde bestelling die de bus nog niet heeft meegenomen is een belofte, en die in rekening brengen zou het saldo laten afwijken van de werkelijkheid. Een negatief saldo betekent dat het café tegoed heeft.

Zeg duidelijk wat dat is: een lopend totaal dat een brander anders in een schrift zou bijhouden, op de plek waar de rest van de klant al staat. Het is geen fiscaal grootboek. Geen nummering, geen btw-positie, geen ouderdomsanalyse, geen automatische herinneringen, geen aanmaanstroom. Je boekhoudpakket bezit dat allemaal, en dat hoort ook zo. Voor de inningskant, zie wat je doet aan een café dat te laat betaalt.

De API, als je de brug zelf wilt bouwen

Elk pakket heeft API-sleutels, aangemaakt en ingetrokken door een beheerder. Een sleutel gaat in een Authorization: Bearer-header en is alleen-lezen tenzij je hem schrijfrechten geeft.

Endpoint	Wat het je geeft
GET /api/v1/clients	Je klanten, met hun betaaltermijn, minimumbestelling, leverdagen, besteldeadline en adres.
GET /api/v1/products	Wat je verkoopt, met formaten, SKU's en basisprijzen.
GET /api/v1/orders?since=…	Bestellingen, nieuwste eerst, met hun regels, gefilterd op tijdstempel of status.
POST /api/v1/orders	Plaatst een bestelling, geprijsd vanuit de eigen catalogus van die klant, met zijn doosmaten en minimum toegepast.

Een brug naar een boekhoudpakket zou het orders-endpoint pollen op alles wat sinds de vorige keer is geplaatst en aan de andere kant een conceptfactuur aanmaken. Er zijn geen uitgaande webhooks, dus pollen is het patroon. Er is geen factuurobject en geen betaal-endpoint in de API, dus een brug kan bestellingen lezen en bestellingen schrijven, en kan geen factuur of betaling terugduwen in Order Book.

Zeg de kosten hardop voordat iemand begint. Dit is ontwikkelwerk. Iemand moet het schrijven, hosten, in de gaten houden en repareren wanneer Xero een endpoint verandert of jouw productnamen wijzigen. Niemand bij Order Book onderhoudt het voor je. Voor de meeste branderijen onder de honderd klanten is het duurder dan de middag typen die het vervangt, en het eerlijke advies is om het niet te bouwen. Het is er voor de branderij die al een ontwikkelaar heeft en een reden.

Je boekhoudpakket, naast Order Book

Een kolom met "geen" is het punt van deze tabel. Wat van regel tot regel verandert, is alleen wat je eraan doet.

Pakket	Koppeling	Wat je doet
Xero	Geen	Maak de factuur in Xero vanaf de pakbon, zet het bestelnummer van Order Book in de referentie, bewaar de PDF en hang hem aan de bestelling.
QuickBooks Online	Geen	Hetzelfde. Factureer je maandelijks in plaats van per levering, bouw de regels dan op uit de CSV-export in plaats van uit vijf pakbonnen.
Sage	Geen	Hetzelfde, en kijk eerst in welke landeditie je zit voordat je iets aanneemt over het importformaat.
Holded	Geen	Maak en verstuur vanuit Holded zoals nu. Order Book houdt de kopie die het café leest en het verslag van wat er is geleverd.
Exact Online	Geen	Maak hem daar. Niets in Order Book hoeft te weten dat de factuur bestaat, behalve de bijlage op de bestelling.
Moloni, InvoiceXpress of een ander gecertificeerd factuurprogramma	Geen	Het juridische document wordt daar aangemaakt, genummerd en gerapporteerd, onder de regels van jouw land. Hang de kopie aan de bestelling voor het café.
Een spreadsheet en een boekhouder die de rest doet	Geen	De CSV-export is de overdracht. Stuur hem maandelijks, met de kolom met interne notities eruit.
Wat dan ook	Geen	Kan het een CSV importeren, dan is de export je startpunt. Kan het dat niet, dan is het typen.

Waar een land een gestructureerde e-factuur verplicht

Verschillende EU-landen eisen inmiddels dat binnenlandse B2B-facturen worden uitgewisseld als gestructureerde bestanden in plaats van als PDF's, en de lijst en de data blijven schuiven. Dat verandert hier niets aan. De rechtsgeldige factuur wordt gemaakt, genummerd, opgemaakt en gerapporteerd door je eigen programma, precies zoals vandaag, en Order Book speelt er geen rol in: het nummert niets, ondertekent niets, rapporteert niets aan een belastingdienst en is geen archief.

Het bestand dat je aan de bestelling hangt, is de leesbare kopie die je café leest naast wat er is geleverd. Dat is een andere taak dan de juridische, en het is de enige die Order Book doet. Ben je aan het uitzoeken wat jouw land van je vraagt en vanaf wanneer, begin dan bij e-facturatie voor koffiebranderijen.

Komt er een koppeling met de boekhouding?

Hij is er vandaag niet, en het eerlijke antwoord is vandaag nee.

Er is geen datum te geven en geen roadmap om naar te wijzen, en je hoort geen software te kopen op de belofte van een functie die niet bestaat. Beslis op wat er voor je ligt: is het gat tussen de bestelling en de factuur een echte kostenpost in je week, en sluit niets op deze pagina het genoeg, koop dan het product dat de koppeling wel heeft. Dat is een redelijke beslissing, en deze pagina bestaat zodat je hem kunt nemen zonder verkoopgesprek.

Hoeveel dubbel invoeren dit echt is, en hoe je het klein houdt

Twee dingen worden twee keer ingevoerd: de factuur en de betaling. Verder niets.

Doe de rekensom voor je eigen branderij in plaats van op iemands schatting te vertrouwen. Klok jezelf op vijf echte facturen, van pakbon tot verstuurd, en vermenigvuldig met het aantal facturen dat je in een maand maakt. Voor de branderij met 28 klanten hierboven is dat 120 facturen per maand als je per levering factureert, en 28 als je elk café één keer per maand factureert. Het tweede getal is waar de besparing zit, en overstappen kost niets.

Vijf dingen die het werk verkleinen:

Factureer maandelijks, niet per levering. Eén factuur per café per maand in plaats van één per rit. Kijk eerst in je eigen voorwaarden, vertel het de cafés voordat je het verandert, en onthoud dat het je geld later binnenbrengt, wat de echte afweging is.
Bouw facturen uit de export, niet uit pakbonnen. Filter de CSV op één café en één maand en de regels, aantallen en prijzen staan al in een raster. Kan je pakket een CSV met verkoopregels importeren, geef het bestand dan één keer de juiste vorm en hergebruik hem.
Zet het bestelnummer in de factuurreferentie. Eén gedeeld nummer is wat iedereen, maanden later, in staat stelt een factuur naast te leggen wat er echt de deur uit is gegaan.
Leg betalingen in één keer vast. Als je de bank aflettert, voer dan dezelfde betalingen in Order Book in terwijl het afschrift open staat, in plaats van één voor één als ze binnenkomen.
Maak geen tweede pakbon. Order Book print er één per bestelling. Er is niets gewonnen met nog een uit je boekhoudprogramma, en een café met twee documenten voor één levering stelt een vraag over het document dat je niet bedoelde.

Wat daarna overblijft, is echt het typen van de factuur zelf, en geen enkele eerlijke opstelling van deze twee systemen haalt dat weg.

Wanneer Order Book niet past

Wil je één systeem dat de factuur maakt, hem aanmaant en de kaartbetaling aanneemt, dan is Order Book dat systeem niet en wordt het dat ook niet op een termijn waar je op moet plannen. Een algemeen B2B-groothandelsplatform is dan het juiste antwoord, en Orderspace is de voor de hand liggende: een echte inkoopstorefront, voorraadbeheer, kaartbetalingen via Stripe, en factuurexport naar Xero of QuickBooks Online. Zit je boek vooral in de productie en wil je boekhouder facturen, betalingen en uitbetalingen automatisch afgeletterd, kijk dan naar RoasterTools.

Nog wat specifiekere tekenen dat dit niets voor jou is:

Je boekhouder heeft een veto en het veto luidt "het moet koppelen". Geloof ze. Zij doen de maandafsluiting.
Je maakt meer dan een paar honderd facturen per maand. Bij dat volume is het typen een baan en geen middag, en verdient een koppeling zichzelf terug.
Je hebt voorraadbeheer nodig. Order Book telt de gebrande voorraad op de plank, maar houdt geen boekhoudkundige voorraad bij, en is je boekhoudpakket ook je voorraadsysteem, dan gaat ze splitsen pijn doen.
Je wilt dat cafés met kaart afrekenen. Order Book neemt helemaal geen betalingen aan. Voordat je daar een beslissing op bouwt: lees wat kaartkosten een branderij kosten — op € 40.000 groothandel per maand is dat ruwweg € 1.100 per maand, en daar koop je veel typewerk voor.

Waar Order Book wel voor is, is de andere helft van het probleem: weten welk café is gestopt met bestellen, het café zelf de bestelling laten plaatsen, en van de bestellingen het brandplan en de bus maken. Is dat niet de helft die pijn doet, koop dan voor de helft die dat wel doet.

Vragen die branders stellen

Koppelt Order Book met Xero?: Nee. Er is geen Xero-koppeling, geen app in de Xero-marketplace en niets dat de twee in welke richting dan ook verbindt. Je maakt de factuur in Xero zoals je dat vandaag doet, en hangt de PDF daarna aan de bestelling in Order Book, zodat het café hem gemaild krijgt en op zijn eigen bestelpagina kan lezen. Wil je de twee toch aan elkaar knopen, dan geeft de openbare API je de bestellingen om op te bouwen, en dat is ontwikkelwerk dat je zelf bezit en onderhoudt.
Kan Order Book facturen maken?: Nee. Het maakt, nummert, ondertekent, rapporteert en verstuurt geen facturen, en het houdt geen btw-positie bij. Het draagt de factuur die je ergens anders hebt gemaakt: hang het bestand aan de bestelling, het café krijgt hem gemaild, en hij staat op de bestelpagina van het café naast wat er echt is geleverd.
Wat krijgt mijn boekhouder er precies uit?: Een CSV-export van elke bestelling, één regel per bestelregel, met het bestelnummer, de klant, de status, de data, het artikel, het aantal, de stuksprijs, en de korting, de bezorgkosten en de totalen van de bestelling vóór en na btw. Hij opent in Excel, Numbers en Google Sheets. Het is een verslag van wat er is besteld en geleverd, geen grootboek: er zitten geen factuurnummers en geen creditnota's in.
Kan ik met de API zelf een koppeling met mijn boekhouding bouwen?: Ja, en een enkele branderij zal dat doen. API-sleutels zitten in elk pakket en de API leest klanten, producten en bestellingen, en kan een bestelling plaatsen. Er zijn geen uitgaande webhooks, dus een brug pollt het orders-endpoint op alles wat sinds de vorige keer is geplaatst, en maakt de documenten zelf aan de boekhoudkant aan. Reken op echte ontwikkeltijd en op het zelf onderhouden ervan wanneer een van beide kanten verandert.
Neemt Order Book betalingen van cafés aan?: Nee. Cafés betalen je zoals ze dat nu doen, per overschrijving op de voorwaarden die je per klant instelt. Je legt vast wat er binnenkwam op de klant, en het saldo op de klantpagina is de waarde van geleverde bestellingen min wat je hebt gecrediteerd op een levering met een probleem en de vastgelegde betalingen; een losse bestelling kun je ook als betaald markeren. Er wordt niets verwerkt en er wordt niets van afgehouden.
Komt er een koppeling met de boekhouding?: Het eerlijke antwoord is vandaag nee. Er zit geen boekhoudkoppeling in Order Book en er is er geen die je op de belofte ervan kunt kopen, dus beoordeel het op wat het nu doet. Is een koppeling wat de aankoop bepaalt, dan heeft een algemeen B2B-platform als Orderspace er al een en moet je dat kopen.

Waar Order Book past

Order Book draait de groothandelsdesk: de prijslijst, het eigen account van het café, de besteldeadline, de drift op een klant die stil is gevallen, het brandplan en de pakbon. Je boekhoudprogramma draait het geld: de factuur, de btw, het grootboek, de jaarafsluiting. De naad ertussen is twee stukjes typwerk per maand en een bijlage op een bestelling, en deze pagina heeft je precies verteld hoeveel dat is, zodat je het kunt afwegen tegen wat je elders zou betalen.

Is die naad acceptabel, dan kom je er het snelst achter op je eigen boek: importeer je klanten en historie, nodig één café uit, en kijk hoe de eerste week eruitziet.

Begin 30 dagen gratis, zonder kaart, of bekijk wat het kost.