Order Book et votre comptabilité

En bref. Order Book ne se synchronise ni avec Xero, ni avec QuickBooks, ni avec Sage, Holded, Exact, Moloni, InvoiceXpress ou tout autre logiciel de comptabilité. Il n’y a aucune connexion bidirectionnelle et aucune création automatique de facture. Vous émettez vos factures là où vous les émettez aujourd’hui et vous joignez le fichier à la commande, ce qui l’envoie par e-mail au café et le pose sur la page de commande du café. Ce qu’Order Book donne à la comptabilité, c’est le travail autour de la facture : un bon de livraison par commande, un export CSV de chaque ligne de commande pour votre expert-comptable, des conditions de paiement sur chaque client, les paiements enregistrés sur le compte avec un solde courant, et une API publique si vous voulez construire le pont vous-même.

Order Book se connecte-t-il à Xero ou à QuickBooks ?

Non, et pas même partiellement. Il n’y a pas de connexion à autoriser dans les réglages, pas de champ où coller une clé comptable, pas d’envoi nocturne, pas d’application publiée sur la place de marché de qui que ce soit. Rien d’une commande, d’une facture ou d’un paiement ne circule entre Order Book et un logiciel de comptabilité si une personne ne le fait pas circuler.

Les outils auxquels les torréfacteurs le comparent en ont une, et c’est une vraie différence qui mérite d’être pesée. Orderspace exporte les factures vers Xero ou QuickBooks Online. RoasterTools inclut la synchronisation QuickBooks Online dans ses formules et vend Xero en option payante, et son travail comptable va plus loin que le mot « export » ne le laisse entendre : factures, paiements et rapprochement des versements. Si la synchronisation des factures est ce qui vous ferait gagner le plus de temps, ces produits le font déjà et Order Book ne le fait pas.

Le reste de cette page décrit ce qu’une torréfaction qui utilise Order Book fait concrètement à la place, pour que vous puissiez décider si le manque vous coûte un après-midi par mois ou s’il est une raison d’acheter autre chose.

Un mois dans une petite torréfaction, système par système

Prenons une torréfaction avec 28 comptes cafés, la plupart commandant chaque semaine, donc environ 120 livraisons par mois. Voici où se passe chaque étape.

Deux lignes se saisissent deux fois : la facture et le paiement. Tout le reste ne se passe qu’à un seul endroit. C’est toute la forme du problème, et la section sur comment garder la double saisie petite porte sur ces deux lignes.

Ce que fait vraiment la pièce jointe de la facture

Sur la commande, il y a un emplacement pour déposer la facture : un PDF, une image ou un tableur, jusqu’à 10 Mo. Le café reçoit un e-mail dans sa propre langue lui disant que la facture est là, et le lien mène à sa copie de la commande plutôt qu’au fichier : il fonctionne donc encore en mars, quand un lien de fichier signé aurait expiré. Si vous remplacez une facture par une version corrigée, l’ancienne s’en va avec : un café ne se retrouve jamais avec deux documents pour une livraison en se demandant lequel est le bon.

C’est la partie dont les torréfactions disent qu’elle leur manquait. Pas l’émission de la facture, que leur logiciel fait déjà bien, mais le fait de la faire parvenir au café et qu’elle soit posée à côté de ce qui a été livré plutôt que dans un fil d’e-mails introuvable.

Ce que contient l’export des commandes

Un bouton vous donne un CSV de toutes les commandes du carnet, une ligne par ligne de commande, la plus récente en premier. Il porte une marque d’ordre d’octets, il s’ouvre donc directement dans Excel, Numbers et Google Sheets sans boîte de dialogue sur le jeu de caractères. Les colonnes :

Les montants sont dans la devise de la commande, nommée dans la colonne currency. Les chiffres de TVA sont ceux de la commande, tels qu’Order Book les a calculés ; la facture émise par votre propre logiciel reste le chiffre légal.

Ce qu’un expert-comptable en fait, par ordre d’utilité approximatif :

• Vérifier que tout ce qui a été livré a été facturé. Filtrez sur les commandes livrées du mois, comparez le nombre aux factures émises, et rattrapez l’écart. C’est la seule chose que l’export attrape et que rien d’autre n’attrape, et sur un mois chargé il attrape en général quelque chose.
• Construire les factures du mois. Filtrez sur un café, et les lignes et quantités de sa facture groupée sont devant vous au lieu d’être réparties sur cinq bons de livraison.
• Les ventes par produit et par compte. Un tableau croisé sur la colonne article, ou sur la colonne client, sans avoir à vous demander un rapport.
• Trancher un désaccord. Un café dit qu’il n’a jamais eu les 6 kg. La ligne porte la date, la quantité, le prix et la note.

Soyez clair avec eux sur ce que ce n’est pas. Ce n’est pas un grand livre. Il n’y a pas de numéros de facture, pas de factures d’avoir, pas de soldes d’ouverture et pas d’écritures. C’est ce qui a été commandé et ce qui est parti.

Conditions de paiement, paiements et solde

Chaque fiche client porte ses propres conditions de paiement — paiement d’avance, à 7, 15, 30, 45 ou 60 jours — pour que le délai vive à côté du compte auquel il appartient plutôt que dans la mémoire de quelqu’un. Quand l’argent arrive, enregistrez-le sur le client avec sa date, son montant, son mode et sa référence, ou marquez une seule commande payée depuis la commande elle-même.

Le solde sur la fiche du client est la valeur des commandes livrées de ce café, moins les avoirs accordés quand un café a signalé un problème sur une livraison, moins les paiements enregistrés dessus. Seules les commandes livrées comptent : une commande confirmée que la camionnette n’a pas encore emportée est une promesse, et la facturer ferait décrocher le solde de la réalité. Un solde négatif veut dire que le café est en avance.

Disons clairement ce que c’est : un total courant qu’un torréfacteur tiendrait sinon dans un carnet, à l’endroit où vit déjà le reste du compte. Ce n’est pas un livre fiscal. Pas de numérotation, pas de position de TVA, pas de balance âgée, pas de rappels automatiques, pas de procédure de relance. Votre logiciel de comptabilité possède tout cela, et c’est très bien ainsi. Pour le côté encaissement, voyez quoi faire d’un café qui paie en retard.

L’API, si vous voulez construire le pont vous-même

Toutes les formules ont des clés d’API, créées et révoquées par un administrateur. Une clé se place dans un en-tête Authorization: Bearer et elle est en lecture seule tant que vous ne lui donnez pas l’accès en écriture.

Un pont vers un logiciel de comptabilité interrogerait l’endpoint des commandes pour tout ce qui a été passé depuis son dernier passage et créerait un brouillon de facture de l’autre côté. Il n’y a pas de webhooks sortants : l’interrogation régulière est donc le modèle. Il n’y a ni objet facture ni endpoint de paiement dans l’API : un pont peut donc lire des commandes et en écrire, et ne peut pousser ni facture ni paiement dans Order Book.

Dites le coût à voix haute avant que quiconque commence. C’est un développement. Quelqu’un doit l’écrire, l’héberger, le surveiller, et le réparer quand Xero change un endpoint ou que vos noms de produits changent. Personne chez Order Book ne le maintiendra pour vous. Pour la plupart des torréfactions sous cent comptes, il coûte plus cher que l’après-midi de saisie qu’il remplace, et la recommandation honnête est de ne pas le construire. Il est là pour la torréfaction qui a déjà un développeur et une raison.

Votre logiciel de comptabilité, à côté d’Order Book

Une colonne de « aucune » est tout l’objet de ce tableau. Ce qui change d’une ligne à l’autre, c’est seulement ce que vous y faites.

Là où un pays impose une facture électronique structurée

Plusieurs pays de l’UE exigent désormais que les factures B2B nationales s’échangent sous forme de fichiers structurés plutôt que de PDF, et la liste comme les dates continuent de bouger. Rien de tout cela ne change quoi que ce soit ici. La facture légale est créée, numérotée, formatée et déclarée par votre propre logiciel, exactement comme aujourd’hui, et Order Book n’y joue aucun rôle : il ne numérote rien, ne signe rien, ne déclare rien à une administration fiscale et n’est pas une archive.

Le fichier que vous joignez à la commande est la copie lisible que votre café lit à côté de ce qui a été livré. C’est un travail différent du travail légal, et c’est le seul qu’Order Book fait. Si vous cherchez ce que votre pays vous demande et à partir de quand, commencez par la facturation électronique pour les torréfacteurs.

La synchronisation comptable est-elle prévue ?

Elle n’existe pas aujourd’hui, et la réponse honnête aujourd’hui est non.

Il n’y a pas de date à vous donner ni de feuille de route à montrer, et vous ne devriez pas acheter un logiciel sur la promesse d’une fonctionnalité qui n’existe pas. Décidez sur ce que vous avez devant vous : si l’écart entre la commande et la facture est un vrai coût dans votre semaine, et que rien sur cette page ne le comble assez, achetez le produit qui a l’intégration. C’est une décision raisonnable, et cette page existe pour que vous puissiez la prendre sans rendez-vous commercial.

Combien de double saisie cela représente vraiment, et comment la garder petite

Deux choses se saisissent deux fois : la facture et le paiement. Rien d’autre.

Faites le calcul pour votre propre torréfaction plutôt que de croire l’estimation de qui que ce soit. Chronométrez-vous sur cinq vraies factures, du bon de livraison à l’envoi, et multipliez par le nombre de factures que vous émettez dans un mois. Pour la torréfaction à 28 comptes ci-dessus, cela fait 120 factures par mois si vous facturez à la livraison, et 28 si vous facturez chaque café une fois par mois. Le second chiffre est là où se trouve l’économie, et il ne coûte rien d’y passer.

Cinq choses qui réduisent le travail :

1. Facturez au mois, pas à la livraison. Une facture par café et par mois au lieu d’une par dépose. Vérifiez d’abord vos propres conditions, prévenez les cafés avant de changer, et souvenez-vous que cela décale votre trésorerie plus tard : c’est le vrai arbitrage.
2. Construisez les factures depuis l’export, pas depuis les bons de livraison. Filtrez le CSV sur un café et un mois et les lignes, quantités et prix sont déjà dans une grille. Si votre logiciel importe un CSV de lignes de vente, mettez le fichier en forme une fois et réutilisez-le.
3. Mettez le numéro de commande en référence de la facture. Un seul numéro partagé est ce qui permet à n’importe qui, des mois plus tard, d’aligner une facture sur ce qui est réellement sorti par la porte.
4. Enregistrez les paiements en une seule fois. Quand vous faites le rapprochement bancaire, saisissez les mêmes paiements dans Order Book pendant que le relevé est ouvert, plutôt qu’un à un au fil de leur arrivée.
5. Ne faites pas un deuxième bon de livraison. Order Book en imprime un par commande. Rien n’est gagné à en produire un autre dans votre logiciel de comptabilité, et un café avec deux documents pour une livraison contestera celui que vous ne vouliez pas.

Après cela, ce qui reste est vraiment la saisie de la facture elle-même, et aucun arrangement honnête de ces deux systèmes ne la supprime.

Quand Order Book n’est pas le bon choix

Si vous voulez un seul système qui émet la facture, la relance et encaisse le paiement par carte, Order Book n’est pas ce système et ne le deviendra pas dans un délai sur lequel vous devriez faire des plans. Une plateforme B2B de vente en gros généraliste est la bonne réponse, et Orderspace est la plus évidente : une vraie boutique acheteur, la gestion de stock, le paiement par carte via Stripe, et l’export des factures vers Xero ou QuickBooks Online. Si votre carnet est surtout de la production et que votre comptable veut que factures, paiements et versements se rapprochent automatiquement, regardez plutôt RoasterTools.

Quelques signes plus précis que ce n’est pas pour vous :

• Votre comptable a un droit de veto et ce veto dit « il faut que ça se synchronise ». Croyez-le. C’est lui qui fait la clôture du mois.
• Vous émettez plus de quelques centaines de factures par mois. À ce volume, la saisie est un métier, pas un après-midi, et une intégration se rembourse.
• Vous avez besoin de gestion de stock. Order Book compte le stock torréfié sur l’étagère, mais ne tient pas d’inventaire comptable, et si votre logiciel de comptabilité est aussi votre système de stock, les séparer fera mal.
• Vous voulez que les cafés paient par carte au moment de commander. Order Book n’encaisse aucun paiement. Avant de fonder une décision là-dessus, lisez ce que les frais de carte coûtent à une torréfaction : sur 40 000 € de gros par mois, cela fait environ 1 100 € par mois, ce qui paie beaucoup de saisie.

Ce à quoi Order Book sert, c’est l’autre moitié du problème : savoir quel café a cessé de commander, faire passer la commande par le café lui-même, et transformer les commandes en plan de torréfaction et en tournée. Si ce n’est pas la moitié qui fait mal, achetez pour celle qui fait mal.

Les questions que posent les torréfacteurs

Order Book s’intègre-t-il à Xero ?

Non. Il n’y a pas d’intégration Xero, pas d’application sur la place de marché Xero et rien qui relie les deux dans un sens ou dans l’autre. Vous émettez la facture dans Xero comme aujourd’hui, puis vous joignez le PDF à la commande dans Order Book : le café le reçoit par e-mail et peut le lire sur la page de sa commande. Si vous voulez relier les deux, l’API publique vous donne les commandes pour construire le pont, et c’est un développement que vous possédez et maintenez.

Order Book peut-il émettre des factures ?

Non. Il ne crée, ne numérote, ne signe, ne déclare et n’envoie aucune facture, et il ne tient aucune position de TVA. Il porte la facture que vous avez émise ailleurs : joignez le fichier à la commande, le café le reçoit par e-mail, et il reste sur la page de commande du café, à côté de ce qui a été réellement livré.

Que reçoit concrètement mon expert-comptable ?

Un export CSV de toutes les commandes, une ligne par ligne de commande, avec le numéro de commande, le client, le statut, les dates, l’article, la quantité, le prix unitaire, et la remise, les frais de livraison et les totaux hors TVA et TTC de la commande. Il s’ouvre dans Excel, Numbers et Google Sheets. C’est un relevé de ce qui a été commandé et livré, pas un grand livre : il n’y a ni numéros de facture, ni factures d’avoir.

Puis-je construire ma propre synchronisation comptable avec l’API ?

Oui, et quelques torréfactions le feront. Les clés d’API sont sur toutes les formules et l’API lit les clients, les produits et les commandes, et peut passer une commande. Il n’y a pas de webhooks sortants : un pont interroge donc régulièrement l’endpoint des commandes pour tout ce qui a été passé depuis son dernier passage, et crée lui-même les documents du côté comptable. Prévoyez du vrai temps de développement, et de le maintenir vous-même quand l’un des deux côtés change.

Order Book encaisse-t-il les paiements des cafés ?

Non. Les cafés vous paient comme aujourd’hui, par virement, aux conditions que vous fixez par compte. Vous enregistrez ce qui est arrivé sur le compte du client, et le solde affiché sur sa fiche est la valeur des commandes livrées, moins les avoirs accordés sur une livraison à problème et les paiements enregistrés ; une commande peut aussi être marquée payée à elle seule. Rien n’est traité et rien n’est prélevé dessus.

La synchronisation comptable est-elle prévue ?

La réponse honnête, aujourd’hui, est non. Il n’y a aucune intégration comptable dans Order Book et aucune que vous pourriez acheter sur la promesse qu’elle arrive : jugez-le sur ce qu’il fait aujourd’hui. Si c’est la synchronisation qui décide de l’achat, une plateforme B2B généraliste comme Orderspace en a déjà une, et c’est elle qu’il faut acheter.

Ce qu’Order Book fait là-dedans

Order Book fait tourner le bureau du gros : le tarif, le compte de commande propre au café, l’heure limite, la dérive d’un compte devenu silencieux, le plan de torréfaction et le bon de livraison. Votre logiciel de comptabilité fait tourner l’argent : la facture, la TVA, le grand livre, la clôture. La couture entre les deux, c’est deux saisies par mois et une pièce jointe sur une commande, et cette page vous a dit exactement combien cela fait pour que vous puissiez le comparer à ce que vous paieriez ailleurs.

Si cette couture est acceptable, le moyen le plus rapide de le savoir est de le faire sur votre propre carnet : importez vos clients et votre historique, invitez un café, et regardez à quoi ressemble la première semaine.

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