Hoe koffiegroothandel werkt

Kort antwoord. Je verkoopt gebrande koffie per kilo, excl. btw, tegen een handelsprijs, aan bedrijven die hem schenken of doorverkopen — op afgesproken voorwaarden, op een leverdag, op rekening, keer op keer. De koffie is het makkelijke deel. Groothandel is een vak van prijzen die je kunt verdedigen, van een week die elke week hetzelfde loopt, en van klanten die behouden veel meer waard zijn dan gewonnen.

Wat groothandel eigenlijk is

Een groothandelsklant is een bedrijf dat jouw koffie koopt om te schenken of door te verkopen. Drie kenmerken onderscheiden dat van al het andere wat een branderij doet, en alle drie bepalen het werk.

• Het herhaalt zich. Een café bestelt elke week of om de twee weken, grotendeels hetzelfde. Je omzet is een ritme en geen reeks verkopen, en daarom is een gebroken ritme de vroegste waarschuwing die je krijgt.
• Het gaat op rekening. Je levert eerst en wordt later betaald, meestal binnen 14 of 30 dagen. Je financiert je klanten, dus voorwaarden en aanmanen horen bij het werk en zijn geen administratieve bijzaak.
• Je bent leverancier. Je koffie wordt onder andermans naam geschonken, op een machine die niet van jou is, door personeel dat jij niet hebt aangenomen. Je wordt minstens zo hard op betrouwbaarheid beoordeeld als op de branding.

Wat het niet is: distributie. Verkopen aan een grossier die aan cafés doorverkoopt is een ander vak met andere marges. En het is geen retail met grotere zakken — de vergelijking aan het eind is het lezen waard voordat je het tegendeel aanneemt.

Wie groothandelskoffie koopt

De volumes zijn werkbare bandbreedtes voor een Europese zelfstandige, geen norm. Tel dranken in plaats van erop te vertrouwen: 1 kg geeft ongeveer 55 dubbele bij 18 g, dus een café met 100 espressodranken per dag over zes dagen gebruikt zo'n 11 kg per week.

Bijna elke branderij begint met cafés en ontdekt de rest bij toeval. De rest verdient bewuste aandacht: restaurants en hotels kopen in andere cycli met andere beslissers, en kantoren zijn de stilste terugkerende omzet in het vak. Zie koffie voor restaurants, hotels en kantoren.

Hoe het geld loopt

Volg één kilo helemaal, met het voorbeeld dat door deze gidsen loopt.

1. Groen, geleverd: € 7,20 per kilo. Niet de beursprijs uit het nieuws — dat is een prijs voor een fictief handelslot. De jouwe draagt differentieel, vracht, invoerrechten waar die gelden, importeursmarge en opslag. Zie groene koffieprijzen per kilo.
2. Brandverlies neemt zo'n 15%. Een kilo groen wordt ongeveer 850 g gebrand, dus het groen in een gebrande kilo kost € 8,47. Meet die van jou: brandverlies-calculator.
3. Tel verpakking, arbeid, bezorging en overhead erbij en je komt op ruwweg € 10,91 per gebrande kilo, in de zak, aan de deur.
4. Verkoop voor € 18,20 per kilo excl. btw. Dat is € 7,29 brutowinst, een marge van zo'n 40%. Bouw je eigen getal met de prijscalculator.
5. Het café betaalt zo'n € 0,33 voor de koffie in een dubbele bij 18 g, verkoopt de drank voor € 3,00, en heeft dus ruwweg 11% van de kaartprijs aan koffie, vóór melk, beker en arbeid. De kosten-per-kop-calculator doet dat met jouw cijfers.

Daar volgen twee dingen uit die zwaarder wegen dan ze lijken. Ten eerste: bij 8 kg per week is een klant ongeveer € 253 per maand aan brutowinst waard, en daar hoort elke beslissing over korting, bezoeken en apparatuur tegen afgezet te worden. Ten tweede: een prijswijziging van € 1 per kilo is voor het café minder dan twee cent per drank en voor jou € 416 per jaar — de scheefheid in het hart van concurreren met een goedkopere branderij en van prijzen verhogen.

De groothandelsweek

Elke groothandelsbranderij draait een versie hiervan, opgeschreven of niet. Het opschrijven is het grootste deel van wat elf toevallige klanten in een bedrijf verandert.

De twee breekpunten zitten aan de uiteinden. Bestellingen die per bericht, mail, telefoon en aan de deur binnenkomen betekenen een week die begint met een uur overtypen en een blijvend risico er één te missen — zie cafés die per bericht bestellen. En dagen na levering factureren schuift de betaling met dezelfde dagen op, wat de goedkoopste cashflowingreep is die de meeste branderijen hebben.

Het midden is rekenwerk: bevestigde kilo's worden batches en machine-uren, en de benodigde groene koffie volgt daaruit. De brandplan-calculator doet de week; groene koffie inkopen voor de groothandel doet de maanden.

De voorwaarden die je moet vastleggen

Zeven beslissingen. Neem ze één keer, schrijf ze op en pas ze op iedereen toe — het alternatief is ze steeds opnieuw nemen, slecht, onder druk, per klant.

Prijslijst en volumestaffels

Wat elke koffie per kilo excl. btw kost, en vanaf welk weekvolume de prijs zakt. Gepubliceerd als blad, niet per gesprek genoemd: prijslijstsjabloon.

Minimumorder

De kleinste levering die de moeite waard is. Onder ongeveer 3 kg op een route eet de bezorging de marge op.

Deadline en leverdagen

De deadline die je een brandplanning geeft, en de dag waarop de koffie aankomt. Beide vast, beide gepubliceerd: deadline en levertijd.

Bezorgkosten

Wat het kost onder je gratis-grens. Een stop van € 12 is € 0,74 per kilo bij 16 kg en € 2,78 per kilo bij 4,3 kg, en dat is het hele argument voor een minimum.

Betaaltermijn

14 of 30 dagen, per klant, met een kredietlimiet voor nieuwe. Hier gaan groothandelsbedrijven echt onderuit: cafés die te laat betalen.

Apparatuur

Of je verkoopt, uitleent of doorverwijst, en op welk papier. Apparatuur verkopen en bruikleenovereenkomsten.

Opzegtermijn en uitgang

Hoe beide partijen stoppen, wat er met apparatuur gebeurt, en hoeveel termijn een prijswijziging vraagt. Niemand wil het aan het begin bespreken en iedereen wou achteraf van wel. Sjabloon algemene voorwaarden.

Wat beide kanten elkaar schuldig zijn

Geen contract — een verwachting. Die vroeg hardop uitspreken is een van de goedkoopste dingen die een branderij kan doen, want bijna elke klant die slecht eindigt, eindigt op een van deze punten.

De versie voor het café, die een branderij naar een prospect kan sturen, is wat een café mag verwachten.

Hoe klanten gewonnen worden

Bijna helemaal in persoon en aan de telefoon. Een korte lijst cafés die passen bij je koffie, volume en route; een bezoek op een rustig uur; twee koffies achtergelaten met branddatum en receptkaart; een telefoontje op de dag die je noemde; een cupping of een afgebakende proef; dan de eerste bestelling. Ruwweg twaalf eerste bezoeken leveren één klant op, oftewel twee of drie bezoeken per week voor tien klanten per jaar.

E-mail ondersteunt dat proces en vervangt het niet. Het detail staat in groothandelsklanten werven, het rekenwerk in een verkooppijplijn voor de branderij, de berichten in e-mails aan je cafés, en de pagina die werkt terwijl je brandt in de groothandelspagina op je site.

Hoe klanten verloren gaan

Zelden met aankondiging. In grofweg deze volgorde:

1. Degene die kon instellen is vertrokken. De koffie wordt slechter zonder dat iemand iets heeft veranderd. Training is het antwoord, en de gelamineerde kaart meer dan de sessie.
2. Servicedrift. Twee late leveringen, een onbeantwoord telefoontje, een prijswijziging die als factuur binnenkwam.
3. Een goedkopere offerte, op een moment dat niets anders ze aan je bond. Meestal het symptoom, zelden de oorzaak.
4. Het café zelf veranderde. Nieuwe eigenaar, nieuw concept, gesloten. Niets te repareren, maar goed om vroeg te weten.
5. Je liet een slechte klant doorlopen. Prijs onder kostprijs, facturen die nooit betaald werden, drie bezoeken per maand voor vier kilo.

Het bruikbare patroon is dat bijna alles eerst in het bestelritme opduikt en pas daarna in een gesprek: later bestellen, kleinere manden, een overgeslagen week. Daar gaat klanten spotten die stil vallen over, en het is de goedkoopste groei die er is, want een klant die je houdt hoef je nooit meer te winnen.

Waarin het van retail verschilt

Daarom passen retailtools ook slecht op groothandel. Een checkout is gebouwd voor een onbekende die nu betaalt, niet voor een bekend bedrijf dat elke dinsdag hetzelfde op rekening bestelt: Shopify voor koffiegroothandel.

Vijf getallen om vanaf het begin te kennen

1. Je kostprijs per gebrande kilo, inclusief brandverlies, verpakking, arbeid, bezorging en overhead.
2. Brutowinst per kilo, en dus wat een gemiddelde klant per maand oplevert.
3. Kilo's per week per klant, uit drie maanden echte bestellingen en niet uit beloftes.
4. Het aandeel van je grootste klant. Boven ongeveer een vijfde bepaalt één café je jaar. Hoeveel klanten je nodig hebt.
5. Dagen tot je betaald krijgt, feitelijk en niet afgesproken.

Vragen die branderijen stellen

Wat is koffiegroothandel?

Gebrande koffie tegen een handelsprijs verkopen aan een bedrijf dat hem gaat schenken of doorverkopen — een café, bakker, restaurant, hotel, kantoor of winkel — en niet aan degene die hem drinkt. Er wordt meestal per kilo excl. btw verkocht, op afgesproken betaaltermijnen, met een leverdag en een minimumorder, en de relatie herhaalt zich elke week of twee weken in plaats van een eenmalige verkoop te zijn.

Hoe werkt de prijsopbouw in de koffiegroothandel?

Je bouwt een kiloprijs op uit de landed cost van groene koffie, brandverlies, verpakking, arbeid, bezorging en overhead, en telt daar de brutomarge bij die je nodig hebt — in specialty gangbaar 35 tot 50%. Volumestaffels belonen cafés die meer per week afnemen. Voorbeeld: € 10,91 kostprijs, verkocht voor € 18,20, dus € 7,29 brutowinst per kilo en zo'n 40% marge.

Hoeveel koffie koopt een café per week?

Dat varieert sterker dan welk ander getal in de groothandel ook. Tel dranken in plaats van te gokken: een café dat 150 espressodranken per dag schenkt met een dubbele van 18 g, zes dagen per week, gebruikt ongeveer 16 kg. Een rustig café met 40 per dag gebruikt ongeveer 4 kg. Plan op wat een klant in de eerste drie maanden bestelt, niet op wat hij zei te gaan bestellen.

Welke marge maakt een café op groothandelskoffie?

Een grote, en daarom staat koffie op elke kaart. Bij € 18,20 per kilo kost de koffie in een dubbele van 18 g het café ongeveer € 0,33. In een flat white van € 3,00 is dat ruwweg 11% van de kaartprijs, vóór melk, beker en arbeid. Het betekent ook dat een verhoging van € 1 per kilo minder dan twee cent per drank is.

Waarin verschilt groothandel van retail?

Minder klanten, elk veel groter, elk die om de week of twee weer koopt, en op rekening. Dat verandert alles: één klant verliezen telt, een klant die stil valt is een echt probleem, je wordt op betrouwbaarheid net zo hard beoordeeld als op de koffie, en jij draagt het risico van betaald worden. Het is een leveringsrelatie, geen reeks verkopen.

Wat heeft een branderij nodig vóór de eerste groothandelsklant?

Een prijslijst die je kunt verdedigen, voorwaarden op papier, een leverdag en een deadline die je kunt nakomen, genoeg brandcapaciteit om de klant op te vangen zonder je retailweek te breken, en een manier om te factureren. Niets hoeft ingewikkeld te zijn, maar alle vijf moeten bestaan vóór de eerste levering en niet na de eerste ruzie.

Waar Order Book past

Order Book is de orderdesk die de week hierboven draait. Bestellingen komen op één plek binnen — elk café heeft zijn eigen account, zonder wachtwoord, met de eigen prijzen en de gebruikelijke bestelling bovenaan, in de eigen taal — en bevestigde bestellingen worden het brandplan, de paklijst en de pakbonnen. Catalogi, klantprijzen, staffels, minima, bezorgkosten en deadlines stel je één keer in in plaats van ze per klant te onthouden.

Het deel dat met de hand lastig is, is het ritme. Elk café wordt tegen zijn eigen bestelpatroon en mandgrootte gemeten, en wie afzwakt staat op maandag op een bellijst voordat er iets is gezegd — wat, gezien hoe klanten werkelijk verloren gaan, het verschil is tussen een telefoontje en een autopsie.

Begin 30 dagen gratis, geen kaart, of bekijk wat het kost.