Groene koffie inkopen voor de groothandel

Kort antwoord. Houd dekking per koffie aan, niet in totaal: levertijd plus een veiligheidsmarge, het langst voor de huisespresso en de decaf, het kortst voor alles wat seizoensgebonden is. Leg je op termijn vast op de koffies waar je niet zonder kunt en blijf spot op de rest. Houd het vastgelegde volume binnen wat je stabielste klanten en je retail kunnen opnemen zonder je grootste café. En vertel cafés dat een blend verandert vóórdat ze hem proeven.

Wat er verandert als de koffie andermans bedrijf is

Drie dingen, en ze ordenen elke inkoopbeslissing opnieuw.

Consistentie gaat boven nieuwigheid

Een café heeft een maalstand, een receptkaart, een omschrijving op de kaart en een barista die de koffie heeft geleerd. Een nieuwer en spannender lot is geen cadeau voor hen; het is een ochtend opnieuw instellen en een gast die vraagt waarom de flat white anders smaakt. Bewaar de spanning voor de gastkoffieplek, want daar is dat juist de bedoeling.

Je bent nu onderdeel van hun keten

Uitverkocht zijn betekende vroeger een gat in je eigen schap. Nu betekent het een café dat op zaterdag andermans koffie schenkt, en cafés die andermans koffie hebben geproefd blijven die soms drinken. Dekking is geen kwestie van cashflowvoorkeur meer maar een serviceafspraak.

Je ziet verder, dus moet je handelen

Zestien klanten met ingesleten ritmes vertellen je binnen een redelijke marge wat je over acht weken brandt. Dat zicht is het enige echte voordeel dat groothandel een groene-koffie-inkoper geeft, en het is verspild als je nog steeds bestelt wanneer de bak er leeg uitziet.

Hoeveel groene koffie je aanhoudt

Reken in dekkingsweken per koffie en reken dat daarna om naar kilo's, zakken en geld. De getallen hieronder zijn het voorbeeld dat door deze gidsen loopt: zestien groothandelsklanten van 8 kg per week plus een kleine retailkant.

Twee cijfers hierin veranderen meestal het gedrag. Het eerste is het bestelpunt: bij deze waarden bestel je als er nog ongeveer een ton ligt, wat bijna altijd veel te vroeg voelt en dat niet is. Het tweede is het geld. Dertienduizend euro in zakken is voor een kleine branderij een echte positie, en dat is het eerlijke argument tegen zestien weken dekking op alles.

Let op: dit telt kilo's, niet het ouder worden van de koffie erin. Groene koffie houdt zich onder fatsoenlijke omstandigheden maanden, maar een lot dat in december is gekocht en in september nog wordt gebrand is een andere koffie dan die je cupte. Lange dekking op een snel draaiende component is verstandig; lange dekking op iets traags is hoe je eindigt met een zak die je niet meer lekker vindt.

Hoeveel dekking elke koffie verdient

Dekking is niet één getal. Bepaal het aan de hand van wat er met je cafés gebeurt als juist díe koffie opraakt.

De regel over decaf leren de meesten op de harde manier. Hij draait traag genoeg om onbelangrijk te lijken en wordt door bijna elke klant gekocht, dus een gat in de decaf is een telefoontje van elf cafés in plaats van één. Behandel hem als een huiskoffie die toevallig traag is.

Zakgroottes verschillen per herkomst — vaak 30, 35, 60, 69 of 70 kg — waardoor je echte bestelhoeveelheden schokkerig zijn. Rond af op hele zakken, en kies liever een extra zak huisespresso dan een extra zak van wat dan ook.

Spot, termijn, en wat een kleine branderij echt krijgt

Verdeel het boek naar rol en niet naar voorkeur. Een werkbare vorm voor een branderij met een gevestigde groothandelsbasis is ruwweg tweederde vastgelegd en eenderde vrij, met meer vastlegging naarmate de klanten stabieler worden.

Spot

Kopen wat nu in het magazijn van de importeur ligt, tegen de prijs van nu. Flexibel, zonder verplichting, en je neemt wat er over is als je er bent. Passend voor seizoenskoffies, gastkoffies en alles wat je uitprobeert.

Termijnreservering

Volume van een koffie met naam reserveren voor levering over de komende maanden, meestal tegen een afgesproken prijs, vaak met de importeur die de koffie bewaart en vrijgeeft tegen jouw afroepen. Dit is het instrument dat telt voor een huisespresso: het beschermt zowel de levering als de prijs die je je cafés hebt beloofd.

Afroepcontract

De praktische versie daarvan: je legt je vast op bijvoorbeeld twintig zakken over zes maanden en haalt er drie of vier tegelijk af. Je hebt de zekerheid zonder alles in één keer te betalen of op te slaan, en het is het nuttigste dat een kleine branderij een importeur kan vragen.

Prijs later vaststellen

Volume nu vastleggen, prijs later bepalen tegen de beurs. Het bestaat, het is op grotere schaal normaal, en het is meestal het verkeerde instrument voor een branderij die haar eigen prijzen niet halverwege het jaar kan aanpassen.

Wat je ook vastlegt, meet het af aan het boek dat je nog zou hebben na het verlies van je grootste klant. Een café van 20 kg per week is meer dan een ton groene koffie per jaar; een verplichting van twaalf maanden die daaromheen is gebouwd wordt een duur probleem in de maand dat het vertrekt. Is één klant meer dan ongeveer een vijfde van je volume, dan is dat een reden om verplichtingen te verkorten en niet om te hopen — zie hoeveel groothandelsklanten een branderij nodig heeft.

Een huisespresso die je kunt blijven inkopen

De koffie waarop je groothandelsboek rust heeft een andere taak dan al het andere dat je brandt. Hij moet elke week van het jaar beschikbaar zijn, in maart hetzelfde smaken als in oktober, in melk werken op machines die je nooit hebt gezien, en een prijs vasthouden die je hebt beloofd. Die randvoorwaarden wijzen naar een blend en niet naar een single origin — niet omdat blends beter zijn, maar omdat een blend een componentwissel kan opvangen zonder dat het café het merkt en een single origin niet.

• Ontwerp hem op vervangbaarheid. Twee of drie componenten, elk met een plausibele vervanger uit een andere herkomst of oogst. Een huisespresso die van één microlot afhangt is een huisespresso met een houdbaarheidsdatum.
• Houd de oogstkalender in beeld. Herkomsten landen op verschillende momenten in het jaar. Een blend waarvan alle componenten in hetzelfde kwartaal binnenkomen heeft altijd hetzelfde jaarlijkse gat.
• Wissel één component tegelijk. Nooit twee. Als de telefoon gaat wil je weten welke wijziging het was.
• Cup de nieuwe versie tegen de oude vóór de omschakeling, op de dosering en ratio die je cafés echt gebruiken, in melk. Je filtersmaak is niet de test.
• Houd een week van de vertrekkende versie achter zodat de omschakeling een overgang is en geen klif, en zodat je de twee naast elkaar kunt sturen aan wie erom vraagt.

Cafés vertellen dat een koffie verandert

Voordat ze hem proeven. Een café dat het weet vindt het interessant; een café dat het op de bar ontdekt belt om te vragen wat je met hun espresso hebt gedaan, en dat telefoontje kost meer goodwill dan de wijziging ooit oplevert.

Onderwerp: Kleine wijziging in de huisespresso vanaf [6 oktober]

Hoi [voornaam],

De [Braziliaan] in de huisespresso loopt aan het eind van zijn oogst,
dus vanaf [6 oktober] wordt hij vervangen door [een Brazilië uit
dezelfde regio, nieuwe oogst].

Wat je gaat merken: [iets meer chocolade, iets minder nootachtig].
Dosering en ratio blijven gelijk, en de prijs verandert niet.

Ik breng [deze week] een zak van de nieuwe versie langs zodat je ze
voor de omschakeling naast elkaar kunt proeven. Bel me als het niet
goed zit, dan lossen we het op.

[Je naam]

Zeg het op dezelfde manier tegen elke klant en in de taal van elk café. De overige standaardberichten van een branderij staan in e-mails aan je cafés.

Van de bestellingen van de week naar de groene koffie van de maand

Het voordeel van groothandel is zicht, en je gebruikt dat met een doorlopende prognose in plaats van een voorraadtelling. Neem één keer per maand de laatste dertien weken bevestigde bestellingen per koffie, tel erbij wat je weet dat eraan komt — een nieuwe klant die start, een café dat in augustus dicht is, een gastplek die afloopt — en reken dat via het brandverlies door naar een groencijfer per koffie. Zet dat af tegen wat er op de vloer ligt en wat onderweg is.

1. Gebrande kilo's per koffie per week, uit echte bestellingen en niet uit je hoofd.
2. Deel door (1 − brandverlies) voor groen. De brandverlies-calculator doet dit vanuit één batch als je het van jezelf nooit hebt gemeten.
3. Vermenigvuldig met de dekkingsweken, per koffie, uit de tabel hierboven.
4. Trek af wat je hebt en wat al is vastgelegd. Wat overblijft is de order.

Een kwartier per maand, en het vervangt de twee faalstanden waartussen kleine branderijen heen en weer gaan: de paniekorder tegen spotprijs omdat er van de huisespresso nog drie zakken liggen, en de ton van iets wat in februari enthousiast is gekocht en in november nog wordt gebrand. De weekversie van hetzelfde rekenwerk, tot batches en machine-uren aan toe, is de brandplan-calculator.

De kosten, en het getal dat niet jouw kosten is

Baseer je groothandelslijst op de landed cost per kilo groene koffie, plus brandverlies, verpakking, arbeid, bezorging en overhead — nooit op de beursprijs uit het nieuws. De C-prijs is een prijs voor een fictief handelslot; jouw koffie draagt differentieel, vracht, invoerrechten waar die gelden, de marge van de importeur, opslag en de financieringskosten van voorraad die je nu tien weken aanhoudt. Hoe ver die getallen uit elkaar liggen, en waarom, staat in groene koffieprijzen in euro per kilo.

Twee gevolgen specifiek voor een groothandelsboek. Als groen daalt bereikt de daling jou maanden later en ongelijkmatig, en daarom is "groen is gedaald, kan er korting af" een gesprek om je op voor te bereiden en niet om op te reageren — zie dalende groene koffieprijzen: moet je verlagen?. En als groen stijgt, is de dekking die je aanhoudt tegelijk de opzegtermijn die je jezelf hebt gegeven om netjes te verhogen in plaats van van de ene dag op de andere.

Nog één ding zit nu ín de inkoopbeslissing en niet ernaast: vanaf de toepassingsdata van de EU-ontbossingsverordening moet de koffie die je koopt binnenkomen met de informatie waarmee je hem rechtmatig op de markt mag brengen. Dat is een vraag aan je importeur op het moment van bestellen, niet op het moment van branden — zie EUDR voor branderijen.

Vragen die branderijen stellen

Hoeveel groene koffie moet een branderij op voorraad hebben?

Genoeg om de levertijd van je leverancier plus een veiligheidsmarge te dekken, per koffie en niet in totaal. Levert je importeur in vier weken en wil je twee weken speling, dan is je bestelpunt voor elke koffie zes weken verbruik van díe koffie. Een component van de huisespresso verdient meer dekking dan een seizoens single origin: zonder huisespresso staan zestien cafés stil, zonder seizoenskoffie zijn er drie teleurgesteld.

Wat verandert er aan groene inkoop als je aan de groothandel verkoopt?

Drie dingen. Consistentie gaat zwaarder wegen dan nieuwigheid, omdat een café een recept en een kaart om een koffie heen heeft gebouwd. Je wordt onderdeel van andermans keten, dus een gat in jouw voorraad is een gat op hun bar. En je moet je eerder vastleggen, want je weet nu bij benadering wat je over acht weken brandt en hebt geen excuus om het te laat te ontdekken.

Moet een kleine branderij spot kopen of op termijn vastleggen?

Allebei, verdeeld naar rol. Leg de componenten van de huisespresso op termijn vast als je importeur dat toelaat, want dat is de koffie waar je niet zonder kunt en waarvan je de prijs hebt beloofd. Koop seizoenskoffies en losse lots spot, want daar is flexibiliteit juist het punt. Een gangbare verdeling is ruwweg tweederde vastgelegd en eenderde vrij.

Hoe wissel ik een koffie in een blend zonder cafés te verrassen?

Vertel het voordat ze het proeven, niet erna. Stuur een kort bericht met de naam van de koffie, de datum, wat er in de kop anders wordt en wat hetzelfde blijft, en bied degene die instelt een monster aan. Een café dat het weet vindt het interessant; een café dat het op maandagochtend ontdekt belt om te vragen wat je met hun espresso hebt gedaan.

Wat gebeurt er met mijn groencontract als ik een klant verlies?

Het contract trekt zich er niets van aan, en daarom denk je vóór ondertekening na over concentratie. Een café van twintig kilo per week is meer dan een ton groene koffie per jaar. Houd het vastgelegde volume onder wat je stabielste klanten plus je retail kunnen opnemen, en verleng verplichtingen pas naarmate het boek minder scheef wordt.

Waarom is mijn groene koffie duurder dan de beursprijs?

Omdat de C-prijs een beursprijs is voor een fictief handelslot en niet de prijs franco branderij van een koffie met een naam. Differentieel, vracht, invoerrechten waar die gelden, de marge van de importeur, opslag en de kosten van het geld dat je hebt vastgezet komen er bovenop. Werk vanuit je eigen landed cost per kilo, nooit vanuit het getal uit het nieuws.

Waar Order Book past

Order Book koopt geen groene koffie en beheert je groenvoorraad niet. Wat het je geeft is de vraagkant van het rekenwerk hierboven, als feit en niet als herinnering: bevestigde bestellingen per koffie, per week, met het eigen ritme van elk café erachter, dat ook vertelt wat eraan komt en niet alleen wat er kwam. Bevestigde bestellingen worden het brandplan en de paklijst van de ochtend, en het zijn dezelfde kilo's die je optelt voor de groene koffie van de maand.

Twee dingen helpen specifiek tegen verplichtingsrisico. De insights laten het aandeel van elke klant in het boek zien, zodat je ziet of een termijnreservering van twaalf maanden op één café rust. En driftdetectie markeert een klant die afzwakt weken voordat hij opzegt, wat meestal genoeg tijd geeft om de volgende afroep te stoppen in plaats van het probleem in een vol magazijn te ontdekken.

Begin 30 dagen gratis, geen kaart, of bekijk wat het kost.