Rohkaffee für den Großhandel einkaufen

Kurze Antwort. Halte Reichweite pro Kaffee, nicht insgesamt: Lieferzeit plus Sicherheitsmarge, am längsten beim Hausespresso und beim Entkoffeinierten, am kürzesten bei allem Saisonalen. Binde dich auf Termin bei den Kaffees, ohne die du nicht sein kannst, und bleib beim Rest spot. Halte das gebundene Volumen innerhalb dessen, was deine stabilsten Kunden und der Einzelhandel auch ohne dein größtes Café aufnehmen. Und sag Cafés Bescheid, bevor sie eine geänderte Mischung schmecken.

Was sich ändert, wenn der Kaffee das Geschäft anderer ist

Drei Dinge, und sie ordnen jede Einkaufsentscheidung neu.

Konstanz schlägt Neuheit

Ein Café hat eine Mahleinstellung, eine Rezeptkarte, eine Kartenbeschreibung und einen Barista, der den Kaffee gelernt hat. Ein neues, aufregenderes Lot ist kein Geschenk, sondern ein Vormittag Nachjustieren und ein Gast, der fragt, warum der Flat White anders schmeckt. Heb die Aufregung für den Gastkaffee-Platz auf, dort ist sie der Sinn der Sache.

Du bist jetzt Teil ihrer Lieferkette

Ausverkauft hieß früher eine Lücke im eigenen Regal. Jetzt heißt es ein Café, das am Samstag den Kaffee eines anderen ausschenkt — und Cafés, die den Kaffee eines anderen probiert haben, trinken ihn manchmal weiter. Reichweite hört auf, eine Liquiditätsvorliebe zu sein, und wird zur Servicezusage.

Du siehst weiter, also musst du handeln

Sechzehn Kunden mit eingespielten Rhythmen sagen dir in vernünftiger Näherung, was du in acht Wochen röstest. Diese Sicht ist der eine echte Vorteil, den der Großhandel einem Rohkaffeeeinkäufer gibt, und sie ist verschenkt, wenn du weiter bestellst, sobald der Behälter leer aussieht.

Wie viel Rohkaffee du hältst

Rechne in Reichweitenwochen pro Kaffee und wandle dann in Kilo, Säcke und Geld um. Die Zahlen unten sind das Beispiel, das sich durch diese Ratgeber zieht: sechzehn Großhandelskunden mit 8 kg pro Woche plus ein kleiner Einzelhandel.

Zwei Zahlen ändern darin meist das Verhalten. Die erste ist der Meldebestand: Bei diesen Werten bestellst du, wenn noch etwa eine Tonne da ist, was sich fast immer viel zu früh anfühlt und es nicht ist. Die zweite ist das Geld. Dreizehntausend Euro in Säcken sind für eine kleine Rösterei eine echte Position, und das ist das ehrliche Argument gegen sechzehn Wochen Reichweite auf alles.

Beachte: Das zählt Kilo, nicht das Altern des Kaffees darin. Rohkaffee hält sich unter ordentlichen Bedingungen monatelang, aber ein im Dezember gekauftes Lot, das im September noch geröstet wird, ist ein anderer Kaffee als der, den du gecuppt hast. Lange Reichweite bei einer schnell drehenden Komponente ist klug; lange Reichweite bei etwas Langsamem ist der Weg zu einem Sack, den du nicht mehr magst.

Wie viel Reichweite jeder Kaffee verdient

Reichweite ist keine einzelne Zahl. Setze sie danach, was mit deinen Cafés passiert, wenn genau dieser Kaffee ausgeht.

Die Zeile mit dem Entkoffeinierten lernen die meisten auf die harte Tour. Er dreht langsam genug, um unwichtig zu wirken, und wird von fast jedem Kunden gekauft — eine Lücke beim Entkoffeinierten sind elf Anrufe statt einem. Behandle ihn wie einen Hauskaffee, der zufällig langsam ist.

Sackgrößen unterscheiden sich nach Herkunft — häufig 30, 35, 60, 69 oder 70 kg — deine echten Bestellmengen sind also sprunghaft. Runde auf ganze Säcke auf und nimm lieber einen Sack Hausespresso mehr als einen Sack von irgendetwas anderem.

Spot, Termin und was ein kleiner Röster wirklich bekommt

Teile das Buch nach Rolle auf, nicht nach Vorliebe. Eine praktikable Form für eine Rösterei mit stabiler Großhandelsbasis sind etwa zwei Drittel gebunden und ein Drittel frei, mit mehr Bindung, je ruhiger die Kunden werden.

Spot

Kaufen, was jetzt im Lager des Importeurs liegt, zum heutigen Preis. Flexibel, ohne Bindung, und du nimmst, was übrig ist, wenn du kommst. Richtig für Saisonale, Gastkaffees und alles, was du ausprobierst.

Vorkontrakt

Volumen eines benannten Kaffees für Lieferung über die kommenden Monate reservieren, meist zu vereinbartem Preis, oft mit dem Importeur als Lagerhalter, der gegen deine Abrufe freigibt. Das ist das Werkzeug, auf das es beim Hausespresso ankommt: Es sichert die Versorgung und den Preis, den du deinen Cafés zugesagt hast.

Abrufkontrakt

Die praktische Fassung davon: Du bindest dich an, sagen wir, zwanzig Säcke über sechs Monate und nimmst drei oder vier auf einmal. Du hast die Sicherheit, ohne alles auf einmal zu bezahlen oder zu lagern — das Nützlichste, worum eine kleine Rösterei einen Importeur bitten kann.

Preis später fixieren

Volumen jetzt binden, Preis später gegen die Börse festlegen. Es gibt das, es ist in größerem Maßstab normal, und für eine Rösterei, die ihre eigenen Preise nicht mitten im Jahr ändern kann, ist es meist das falsche Instrument.

Was du auch bindest: Bemiss es an dem Buch, das du nach dem Verlust deines größten Kunden noch hättest. Ein Café mit 20 kg pro Woche ist über eine Tonne Rohkaffee im Jahr; eine Zwölfmonatsbindung, die darauf gebaut ist, wird in dem Monat zum teuren Problem, in dem es geht. Ist ein Kunde mehr als etwa ein Fünftel deines Volumens, ist das ein Grund, Bindungen zu verkürzen, und keiner zu hoffen — siehe wie viele Großhandelskunden eine Rösterei braucht.

Ein Hausespresso, den du weiter kaufen kannst

Der Kaffee, auf dem dein Großhandelsbuch steht, hat eine andere Aufgabe als alles andere, was du röstest. Er muss jede Woche des Jahres verfügbar sein, im März wie im Oktober gleich schmecken, in Milch auf Maschinen funktionieren, die du nie gesehen hast, und einen zugesagten Preis halten. Diese Bedingungen sprechen für eine Mischung statt für einen Single Origin — nicht weil Mischungen besser wären, sondern weil eine Mischung einen Komponentenwechsel auffangen kann, ohne dass das Café es merkt, und ein Single Origin nicht.

• Baue sie auf Ersetzbarkeit. Zwei oder drei Komponenten, jede mit einem plausiblen Ersatz aus anderer Herkunft oder Ernte. Ein Hausespresso, der von einem Microlot abhängt, ist ein Hausespresso mit Verfallsdatum.
• Behalte den Erntekalender im Blick. Herkünfte kommen zu unterschiedlichen Jahreszeiten an. Eine Mischung, deren Komponenten alle im selben Quartal landen, hat jedes Jahr dieselbe Lücke.
• Wechsle eine Komponente auf einmal. Nie zwei. Wenn das Telefon klingelt, willst du wissen, welche Änderung es war.
• Cuppe die neue gegen die alte Version vor der Umstellung, in Dosis und Verhältnis, die deine Cafés tatsächlich verwenden, in Milch. Dein Filtergaumen ist nicht der Test.
• Halte eine Woche der auslaufenden Version zurück, damit die Umstellung ein Übergang und keine Kante wird und du beide nebeneinander schicken kannst.

Cafés sagen, dass sich ein Kaffee ändert

Bevor sie ihn schmecken. Ein informiertes Café findet es interessant; ein Café, das es an der Theke merkt, ruft an und fragt, was du mit seinem Espresso gemacht hast — und dieser Anruf kostet mehr Wohlwollen, als die Änderung je einbringt.

Betreff: Kleine Änderung am Hausespresso ab [6. Oktober]

Hallo [Vorname],

der [Brasilianer] im Hausespresso ist am Ende seiner Ernte, deshalb
ersetzt ihn ab [6. Oktober] [ein Brasilien aus derselben Region, neue
Ernte].

Was du merken wirst: [eine Spur mehr Schokolade, etwas weniger Nuss].
Dosis und Verhältnis bleiben, der Preis ändert sich nicht.

Ich bringe dir [diese Woche] eine Tüte der neuen Version vorbei, damit
du sie vor der Umstellung nebeneinander probieren kannst. Ruf mich an,
wenn es nicht passt, dann finden wir eine Lösung.

[Dein Name]

Sag es allen Kunden gleich und in der Sprache des jeweiligen Cafés. Die übrigen Standardnachrichten einer Rösterei stehen in E-Mails an deine Cafés.

Aus den Bestellungen der Woche den Rohkaffee des Monats machen

Der Vorteil des Großhandels ist Sicht, und man nutzt sie mit einer laufenden Prognose statt mit einer Lagerkontrolle. Einmal im Monat: die letzten dreizehn Wochen bestätigter Bestellungen je Kaffee nehmen, ergänzen, was du kommen siehst — ein neuer Kunde, ein Café, das im August schließt, ein auslaufender Gastplatz — und das über den Röstverlust in eine Rohkaffeezahl je Kaffee rechnen. Dagegen hältst du, was auf dem Boden liegt und was unterwegs ist.

1. Geröstete Kilo je Kaffee und Woche, aus echten Bestellungen statt aus dem Gedächtnis.
2. Teile durch (1 − Röstverlust) für Rohkaffee. Der Röstverlust-Rechner macht das aus einer einzigen Charge, falls du deinen nie gemessen hast.
3. Multipliziere mit den Reichweitenwochen, je Kaffee, aus der Tabelle oben.
4. Zieh ab, was du hältst und was schon gebunden ist. Was bleibt, ist die Bestellung.

Fünfzehn Minuten im Monat, und es ersetzt die beiden Fehlermodi, zwischen denen kleine Röstereien pendeln: die Panikbestellung zum Spotpreis, weil vom Hausespresso drei Säcke übrig sind, und die Tonne von irgendetwas, im Februar begeistert gekauft und im November immer noch geröstet. Die Wochenfassung derselben Arithmetik, bis hinunter zu Chargen und Maschinenstunden, ist der Röstplan-Rechner.

Die Kosten, und die Zahl, die nicht deine Kosten ist

Bepreise deine Großhandelsliste aus den Landekosten pro Kilo Rohkaffee plus Röstverlust, Verpackung, Arbeit, Lieferung und Gemeinkosten — nie aus dem Börsenpreis in den Nachrichten. Der C-Preis ist der Preis eines gedachten Handelslots; dein Kaffee trägt Differenzial, Fracht, gegebenenfalls Zoll, Importeursmarge, Lagerung und die Finanzierungskosten eines Bestands, den du jetzt zehn Wochen hältst. Wie weit diese Zahlen auseinanderliegen und warum, steht in Rohkaffeepreise in Euro pro Kilo.

Zwei Folgen speziell für ein Großhandelsbuch. Wenn Rohkaffee fällt, erreicht dich der Rückgang Monate später und ungleichmäßig, weshalb die Frage nach einem Rabatt eine Vorbereitung verlangt statt einer Reaktion — siehe Rohkaffeepreise fallen: senken?. Und wenn Rohkaffee steigt, ist die Reichweite, die du hältst, zugleich die Frist, die du dir selbst gegeben hast, um ordentlich zu erhöhen statt über Nacht.

Eines gehört inzwischen in die Kaufentscheidung selbst und nicht daneben: Ab den Anwendungsdaten der EU-Entwaldungsverordnung muss der Kaffee, den du kaufst, mit den Informationen ankommen, die dir erlauben, ihn rechtmäßig in Verkehr zu bringen. Das ist eine Frage an den Importeur beim Bestellen und nicht beim Rösten — siehe EUDR für Röstereien.

Fragen von Röstereien

Wie viel Rohkaffee sollte eine Rösterei auf Lager haben?

Genug, um die Lieferzeit deines Lieferanten plus eine Sicherheitsmarge zu decken — pro Kaffee, nicht insgesamt. Liefert dein Importeur in vier Wochen und willst du zwei Wochen Puffer, liegt der Meldebestand jedes Kaffees bei sechs Wochen Verbrauch dieses Kaffees. Eine Komponente des Hausespressos verdient mehr Reichweite als ein saisonaler Single Origin: Ohne Hausespresso stehen sechzehn Cafés, ohne Saisonalen sind drei enttäuscht.

Was ändert sich beim Rohkaffeeeinkauf, wenn man Großhandel macht?

Drei Dinge. Konstanz zählt mehr als Neuheit, weil ein Café Rezept und Karte um einen Kaffee herum gebaut hat. Du wirst Teil der Lieferkette eines anderen, also ist eine Lücke in deinem Lager eine Lücke auf deren Theke. Und du musst dich früher festlegen, weil du jetzt ungefähr weißt, was du in acht Wochen röstest, und keine Ausrede hast, es zu spät zu merken.

Sollte ein kleiner Röster spot kaufen oder vorkontrahieren?

Beides, aufgeteilt nach Rolle. Kaufe die Komponenten des Hausespressos auf Termin, wo dein Importeur es zulässt, denn das ist der Kaffee, ohne den du nicht sein kannst, und der, dessen Preis du zugesagt hast. Kaufe Saisonale und Einzellots spot, denn Flexibilität ist genau ihr Zweck. Eine übliche Aufteilung liegt bei etwa zwei Dritteln gebunden und einem Drittel frei.

Wie ändere ich eine Mischungskomponente, ohne Cafés zu verärgern?

Sag es ihnen, bevor sie es schmecken, nicht danach. Schick eine kurze Nachricht mit dem Namen des Kaffees, dem Datum, was in der Tasse anders wird und was bleibt, und biete demjenigen, der einstellt, ein Muster an. Ein informiertes Café findet es interessant; ein Café, das es am Montagmorgen entdeckt, ruft an und fragt, was du mit seinem Espresso gemacht hast.

Was passiert mit meinem Rohkaffeevertrag, wenn ich einen Kunden verliere?

Den Vertrag interessiert das nicht, und genau deshalb denkt man über Konzentration nach, bevor man ihn unterschreibt. Ein Café mit zwanzig Kilo pro Woche ist über eine Tonne Rohkaffee im Jahr. Halte das gebundene Volumen unter dem, was deine stabilsten Kunden plus der Einzelhandel aufnehmen können, und verlängere Bindungen erst, wenn das Buch weniger schief ist.

Warum kostet mein Rohkaffee mehr als der Börsenpreis?

Weil der C-Preis ein Börsenpreis für ein gedachtes Handelslot ist und kein Preis für einen benannten Kaffee frei Rösterei. Differenzial, Fracht, Zölle wo sie anfallen, Importeursmarge, Lagerung und die Kosten des gebundenen Geldes kommen obendrauf. Rechne mit deinen eigenen Landekosten pro Kilo, nie mit der Zahl aus den Nachrichten.

Wo Order Book hineinpasst

Order Book kauft keinen Rohkaffee und führt dein Rohkaffeelager nicht. Was es liefert, ist die Nachfrageseite der obigen Rechnung als Tatsache statt als Erinnerung: bestätigte Bestellungen je Kaffee und Woche, mit dem eigenen Rhythmus jedes Cafés dahinter, der sagt, was kommt, und nicht nur, was kam. Aus bestätigten Bestellungen werden Röstplan und Kommissionierliste des Morgens, und dieselben Kilo rechnest du für den Rohkaffee des Monats hoch.

Zwei Dinge helfen besonders gegen das Bindungsrisiko. Die Insights zeigen den Anteil jedes Kunden am Buch, sodass du siehst, ob eine Zwölfmonatsbindung auf einem einzigen Café ruht. Und die Abweichungserkennung meldet einen Kunden, der langsamer wird, Wochen bevor er kündigt — meist genug Vorlauf, um den nächsten Abruf zu stoppen, statt das Problem in einem vollen Lager zu entdecken.

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