Comprar café verde para o grossista

Resposta curta. Tenha cobertura por café e não no total: prazo de entrega mais uma margem de segurança, mais longa no espresso da casa e no descafeinado, mais curta em tudo o que for sazonal. Comprometa-se a prazo nos cafés sem os quais não pode ficar e fique em spot no resto. Mantenha o volume comprometido dentro do que os clientes mais estáveis e o retalho absorvem sem a sua maior cafetaria. E avise as cafetarias antes de provarem um lote diferente.

O que muda quando o café é o negócio de outra pessoa

Três coisas, e reordenam todas as decisões de compra.

A consistência passa à frente da novidade

Uma cafetaria tem uma moagem afinada, uma ficha de receita, uma descrição na ementa e um barista que aprendeu o café. Um lote novo e mais entusiasmante não é um presente; é uma manhã a recalibrar e um cliente a perguntar porque é que o flat white sabe diferente. Guarde o entusiasmo para o lugar de café convidado, onde é esse o objetivo.

Passou a fazer parte da cadeia deles

Ficar sem stock costumava significar uma prateleira vazia sua. Agora significa uma cafetaria a servir café de outra pessoa ao sábado, e as cafetarias que provaram o café de outra pessoa às vezes continuam a bebê-lo. A cobertura deixa de ser uma preferência de tesouraria e passa a ser um compromisso de serviço.

Vê mais longe, por isso tem de agir

Dezasseis clientes com ritmos assentes dizem-lhe, dentro de uma margem razoável, o que vai torrar daqui a oito semanas. Essa visibilidade é a única vantagem real que o grossista dá a quem compra verde, e desperdiça-se se continuar a encomendar quando o silo parece vazio.

Quanto verde ter em casa

Trabalhe em semanas de cobertura por café e depois converta em quilos, sacas e dinheiro. Os números abaixo são o exemplo que atravessa estes guias: dezasseis clientes grossistas a 8 kg por semana mais um pequeno retalho.

Há dois valores que costumam mudar comportamentos. O primeiro é o ponto de encomenda: com estes números, encomenda quando ainda falta cerca de uma tonelada, o que parece sempre cedo demais e não é. O segundo é o dinheiro. Treze mil euros parados em sacas é uma posição a sério para uma torrefação pequena, e é o argumento honesto contra ter dezasseis semanas de tudo.

Note que isto conta quilos e não o envelhecimento do café dentro deles. O verde aguenta meses em condições decentes, mas um lote comprado em dezembro e ainda a ser torrado em setembro é um café diferente daquele que provou. Cobertura longa num componente que roda depressa é prudência; cobertura longa em algo lento é como se acaba a torrar uma saca de que já não gosta.

Quanta cobertura merece cada café

A cobertura não é um número só. Defina-a pelo que acontece às suas cafetarias quando aquele café em concreto acaba.

A linha do descafeinado é a que a maioria aprende à custa própria. Roda devagar o suficiente para parecer pouco importante e é comprado por quase todos os clientes, por isso uma falha no descafeinado é um telefonema de onze cafetarias e não de uma. Trate-o como um café da casa que por acaso é lento.

O tamanho das sacas varia com a origem — habitualmente 30, 35, 60, 69 ou 70 kg — o que torna as quantidades reais irregulares. Arredonde para sacas inteiras, e prefira uma saca a mais do espresso da casa a uma saca a mais de qualquer outra coisa.

Spot, prazo e o que uma torrefação pequena consegue mesmo

Divida o livro por função e não por preferência. Uma forma que funciona para uma torrefação com base grossista assente é cerca de dois terços comprometidos e um terço livre, com mais compromisso à medida que os clientes estabilizam.

Spot

Comprar o que está agora no armazém do importador, ao preço de agora. Flexível, sem compromisso, e leva o que sobrar quando lá chegar. Certo para sazonais, cafés convidados e tudo o que esteja a experimentar.

Reserva a prazo

Reservar volume de um café com nome para entrega ao longo dos meses seguintes, normalmente a preço combinado, muitas vezes com o importador a guardar o café e a libertá-lo contra os seus pedidos. É a ferramenta que interessa para um espresso da casa: protege o abastecimento e o preço que prometeu às cafetarias.

Levantamentos parciais

A versão prática do anterior: compromete-se, digamos, a vinte sacas ao longo de seis meses e levanta três ou quatro de cada vez. Tem a segurança sem pagar nem armazenar tudo de uma vez, e é a coisa mais útil que uma torrefação pequena pode pedir a um importador.

Preço a fixar

Volume comprometido agora com o preço definido mais tarde contra a bolsa. Existe, é normal a outra escala, e costuma ser o instrumento errado para uma torrefação que não consegue mexer nos próprios preços a meio do ano.

Seja qual for o compromisso, dimensione-o contra o livro que ainda teria depois de perder o maior cliente. Uma cafetaria de 20 kg por semana é mais de uma tonelada de verde por ano; um compromisso de doze meses construído à volta dela transforma-se num problema caro no mês em que ela sai. Se um cliente é mais do que cerca de um quinto do seu volume, isso é razão para encurtar compromissos e não para ter esperança — veja de quantos clientes grossistas precisa.

Um espresso da casa que consegue continuar a comprar

O café em que o seu livro grossista assenta tem uma função diferente de tudo o resto que torra. Tem de estar disponível todas as semanas do ano, saber ao mesmo em março e em outubro, funcionar com leite em máquinas que nunca viu, e segurar um preço que prometeu. Essas restrições apontam para um lote e não para uma origem única — não porque os lotes sejam melhores, mas porque um lote absorve uma troca de componente sem a cafetaria dar por isso e uma origem única não.

• Desenhe-o a pensar na substituição. Dois ou três componentes, cada um com um substituto plausível de outra origem ou colheita. Um espresso da casa que depende de um microlote é um espresso da casa com prazo de validade.
• Tenha o calendário das colheitas à vista. As origens chegam em alturas diferentes do ano. Um lote cujos componentes chegam todos no mesmo trimestre terá sempre o mesmo buraco anual.
• Troque um componente de cada vez. Nunca dois. Quando o telefone tocar, quer saber qual foi a mudança.
• Prove a versão nova contra a antiga antes da troca, na dose e no rácio que as suas cafetarias usam mesmo, com leite. O seu palato de filtro não é o teste.
• Guarde uma semana da versão que sai para que a troca seja uma transição e não um degrau, e para poder mandar as duas lado a lado a quem pedir.

Avisar as cafetarias de que um café vai mudar

Antes de provarem. Uma cafetaria avisada acha interessante; uma cafetaria que descobre ao balcão liga a perguntar o que fez ao espresso dela, e essa chamada custa mais boa vontade do que a mudança alguma vez rende.

Assunto: Pequena mudança no espresso da casa a partir de [6 out]

Olá [primeiro nome],

O [brasileiro] do espresso da casa está no fim da colheita, por isso a
partir de [6 de outubro] é substituído por [um Brasil da mesma região,
colheita nova].

O que vai notar: [um pouco mais de chocolate, um pouco menos de noz].
Dose e rácio mantêm-se, e o preço não muda.

Deixo-lhe [esta semana] um saco da versão nova para poder provar as
duas lado a lado antes da troca. Ligue-me se não lhe assentar bem e
resolvemos.

[O seu nome]

Diga-o da mesma maneira a todos os clientes e na língua de cada cafetaria. As restantes mensagens-padrão de uma torrefação estão em e-mails para enviar aos seus cafés.

Transformar as encomendas da semana no verde do mês

A vantagem do grossista é a visibilidade, e a forma de a usar é uma previsão permanente e não uma contagem de stock. Uma vez por mês, pegue nas últimas treze semanas de encomendas confirmadas por café, acrescente o que sabe que aí vem — um cliente novo a arrancar, uma cafetaria fechada em agosto, um lugar de convidado a terminar — e passe isso pela quebra de torra até um valor de verde por café. Compare com o que está no chão e com o que está a caminho.

1. Quilos torrados por café, por semana, a partir de encomendas reais e não de memória.
2. Divida por (1 − quebra de torra) para obter verde. A calculadora de quebra de torra faz isto a partir de uma única torra se nunca mediu a sua.
3. Multiplique pelas semanas de cobertura, por café, a partir da tabela acima.
4. Subtraia o que tem e o que já está comprometido. O que sobra é a encomenda.

Quinze minutos por mês, e substitui os dois modos de falhar entre os quais as torrefações pequenas alternam: a encomenda em pânico a preço spot porque o espresso da casa tem três sacas, e a tonelada de qualquer coisa comprada com entusiasmo em fevereiro e ainda a ser torrada em novembro. A versão semanal da mesma aritmética, até aos lotes e às horas à máquina, é a calculadora do plano de torra.

O custo, e o número que não é o seu custo

Faça a sua tabela grossista a partir do custo posto por quilo de verde, mais quebra de torra, embalagem, mão de obra, entrega e estrutura — nunca a partir do preço de bolsa que aparece nas notícias. O preço C é o preço de um lote comercial nocional; o seu café carrega diferencial, frete, direitos quando se aplicam, margem do importador, armazenagem e o custo de financiar um stock que agora tem dez semanas. Quão distantes são esses números, e porquê, está em preços do café verde em euros por quilo.

Duas consequências específicas para um livro grossista. Quando o verde desce, a descida chega-lhe meses depois e de forma desigual, e é por isso que "o verde desceu, podemos ter desconto" é uma conversa para preparar e não para reagir — veja preços do verde a descer: deve cortar?. E quando o verde sobe, a cobertura que tem em casa é também o pré-aviso que deu a si próprio para aumentar preços em condições e não de um dia para o outro.

Mais uma coisa que passou a estar dentro da decisão de compra e não ao lado dela: a partir das datas de aplicação do Regulamento da UE contra a Desflorestação, o café que compra tem de chegar com a informação que lhe permite colocá-lo legalmente no mercado. Isso é uma pergunta a fazer ao importador no momento da encomenda e não no momento da torra — veja EUDR para torrefações.

Perguntas que as torrefações fazem

Que stock de café verde deve uma torrefação ter?

O suficiente para cobrir o prazo de entrega do fornecedor mais uma margem de segurança, por café e não no total. Se o importador entrega em quatro semanas e quer duas de folga, o ponto de encomenda de cada café são seis semanas de consumo desse café. Um componente do espresso da casa merece mais cobertura do que uma origem única de estação, porque ficar sem o espresso da casa para dezasseis cafetarias e ficar sem um sazonal desilude três.

O que muda na compra de verde quando se vende a grosso?

Três coisas. A consistência passa a valer mais do que a novidade, porque uma cafetaria construiu uma receita e uma ementa à volta de um café. Passa a fazer parte da cadeia de abastecimento de outra pessoa, por isso uma falha no seu stock é uma falha no balcão deles. E tem de se comprometer mais cedo, porque agora sabe aproximadamente o que vai torrar daqui a oito semanas e não tem desculpa para descobrir tarde.

Uma torrefação pequena deve comprar spot ou reservar?

As duas coisas, divididas por função. Compre os componentes do espresso da casa com reserva a prazo, se o importador deixar, porque é o café sem o qual não pode ficar e aquele cujo preço prometeu segurar. Compre sazonais e lotes pontuais em spot, porque a flexibilidade é o objetivo deles. Uma divisão comum é cerca de dois terços comprometidos e um terço livre.

Como mudo um café de um lote sem chatear as cafetarias?

Diga-lhes antes de provarem, não depois. Envie uma nota curta com o nome do café, a data, o que vai ser diferente na chávena e o que se mantém, e ofereça uma amostra a quem calibra. Uma cafetaria avisada acha interessante; uma cafetaria que descobre numa segunda-feira de manhã liga-lhe a perguntar o que fez ao espresso dela.

O que acontece ao contrato de verde se perder um cliente?

O contrato não quer saber, e é por isso que a concentração se pensa antes de assinar. Uma cafetaria de vinte quilos por semana é mais de uma tonelada de verde por ano. Mantenha o volume comprometido abaixo do que os seus clientes mais estáveis mais o retalho conseguem absorver, e alongue compromissos só à medida que o livro fica menos desequilibrado.

Porque é que o meu verde custa mais do que o preço da bolsa?

Porque o preço C é o preço de bolsa de um lote comercial nocional e não o preço posto na sua torrefação de um café com nome. Diferencial, transporte, direitos de importação quando se aplicam, margem do importador, armazenagem e o custo do dinheiro que imobilizou somam-se por cima. Trabalhe a partir do seu custo posto por quilo, nunca do número das notícias.

Onde entra o Order Book

O Order Book não compra verde nem gere o seu stock de verde. O que lhe dá é o lado da procura da aritmética acima, como facto e não como recordação: encomendas confirmadas por café, por semana, com o ritmo de cada cafetaria por trás, que lhe diz o que aí vem além do que já veio. As encomendas confirmadas tornam-se o plano de torra e a lista de picking da manhã, e são os mesmos quilos que multiplica para o verde do mês.

Há duas coisas que ajudam especificamente com o risco de compromisso. Os insights mostram a fatia de cada cliente no livro, para ver se uma reserva de doze meses está assente numa só cafetaria. E a deteção de desvio assinala um cliente a abrandar semanas antes de cancelar, o que costuma dar aviso suficiente para travar o próximo levantamento em vez de descobrir o problema com o armazém cheio.

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