Monsters, cuppings en proefperiodes

Kort antwoord. Een monster is er niet om te bewijzen dat je koffie goed is. Het is er om je koffie goed gezet te krijgen op hún machine, door hún mensen, voor hún klanten. Kies de vorm die past bij hoe dicht het café bij een beslissing zit: langsbrengen met een receptkaart en een afgesproken belafspraak, een cupping in de branderij voor cafés die je al gesproken hebt, en een proef op locatie met een vastgelegde einddatum voor cafés die klaar zijn om over te stappen. Ga daarna terug om hem in te stellen, want daar sterven monsters.

Waar dient een koffiemonster eigenlijk voor?

Een monster bestaat om één vraag voor het café te beantwoorden: werkt deze koffie op onze bar, met ons water, onze molen en degene die maandag opent. Het is geen kwaliteitsargument. De meeste cafés geloven al dat je koffie goed is, anders hadden ze de zak niet aangenomen, en niemand wisselt van branderij omdat een vreemde zei dat de Ethiopië bloemig was.

Dat verandert wat je in de zak doet en wat je daarna doet. Als het de bedoeling is dat er geproefd wordt, is 250 g met een visitekaartje genoeg. Als het de bedoeling is dat hij goed gezet wordt, heb je genoeg koffie nodig om de molen in te stellen, een recept om vanaf te vertrekken, en iemand in de ruimte die deze koffie eerder heeft gezet. Alles op deze pagina volgt daaruit.

Deze pagina is de middelste van drie. Groothandelsklanten werven gaat over de prospectlijst, het eerste contact en het opvolgschema. Een nieuw groothandelscafé opstarten gaat over de eerste 30 dagen nadat een café ja heeft gezegd. Deze gaat alleen over wat daartussen zit.

De drie manieren om te laten proeven, en wanneer welke past

Er zijn drie vormen die de moeite waard zijn, en ze zijn niet uitwisselbaar. Kies de vorm naar hoe dicht het café bij een beslissing zit, niet naar hoe graag je de klant wilt.

Het monster langsbrengen

Twee zakken, een receptkaart per koffie en een datum waarop je belt, overhandigd aan iemand met naam op een rustig uur. De gids over prospecteren heeft de volledige checklist van wat er in de zak hoort. Drie dingen bepalen of het werkt:

• Maak het groot genoeg om in te stellen. Een kilo van de espresso. Twee zakken van 250 g met twee verschillende koffies is een proeverij, geen test.
• Plan de brand, niet de bezorging. Brand zo dat de koffie op dreef is terwijl zij hem nog hebben. Drinkt je espresso het best vanaf dag zeven, dan geeft een zak die je op dag twee afgeeft ze vijf dagen wachten en drie weken bruikbare koffie; een zak die je op dag veertien afgeeft krijgt de schuld van vlak smaken.
• Plan het bezoek terwijl je er staat. "Ik kom donderdag om tien uur terug en stel hem samen met jullie in, dat kost twintig minuten." Een monster zonder vervolgbezoek is de versie die faalt.

De cupping in de branderij

Nodig twee tot vier cafés tegelijk uit, halverwege de ochtend of vroeg in de middag op dinsdag, woensdag of donderdag. Cafés zijn dan rustiger, en meerdere tegelijk uitnodigen maakt van een halve dag van jouw tijd vier prospects in plaats van één. Cafés praten bovendien met elkaar, en een hoofdbarista die het een leuke ochtend vond, vertelt het de volgende.

• Vier tot zes koffies, niet meer. Bij de zevende kom proeft niemand nog iets. Zet je huisespresso erbij, de koffie die het gat in hun kaart vult, en één die gewoon interessant is om te proeven.
• Zet het goed op: kommen en lepels voor iedereen, een molen die je tussen koffies doorspoelt, een waterkoker, een timer, spuwbakjes, water om te spoelen, en een uitgeprint blad met herkomst, proces, hoogte en kiloprijs van elke koffie. Maal aan tafel, zodat ze het droge aroma ruiken.
• Schenk blind en onthul aan het eind. Niemand hoeft zich te bewijzen, en een café dat je huisespresso van € 18,20 boven je seizoenskoffie van € 24,50 zet, heeft je iets nuttigs verteld over wat je moet offreren.
• Nodig de eigenaar en de hoofdbarista uit. De eigenaar tekent; de hoofdbarista bepaalt of het prettig werken is. Kan er maar één komen, neem dan de hoofdbarista.
• Eindig op de espressomachine. Drie kwartier aan tafel, dan de huisespresso trekken en melk stomen. Een cuppingkom zegt niets over hoe een koffie zich in een flat white gedraagt, en een flat white is wat het café verkoopt.
• Laat ze de branderij zien. Tien minuten: het groene magazijn, de brander, de inpaktafel. Het is de goedkoopste geloofwaardigheid die je ooit koopt.

Reken op anderhalf uur van deur tot deur en zeg dat op de uitnodiging. Een café-eigenaar die denkt een middag kwijt te zijn, komt niet.

De proef op locatie

Een proef is een week of een maand echte dienst: jouw koffie op hun bar, gezet door hun mensen, verkocht aan hun klanten. Het is de enige vorm die de vraag beantwoordt die de eigenaar echt heeft, namelijk of de vaste klanten het merken. Geef hem randen voordat hij begint:

• Welke koffie. Een filter, een decaf of een plek als gastkoffie is makkelijker ja tegen te zeggen dan de huisespresso. Zie hoe een gastkoffieprogramma werkt.
• Hoeveel kilo per week, en hoeveel weken. Op papier, met de leverdagen erbij.
• De prijs. Gratis, tegen kostprijs, of tegen normale prijs met de eerste levering gratis. Beslis het voordat ze ernaar vragen.
• Wie hem instelt. Jij, op dag één, op een rustig uur, met een receptkaart bij de machine.
• De evaluatiedatum. Een dag in de agenda waarop jullie samen gaan zitten en beslissen.

Twee weken dekt de rustperiode en één volledige cyclus van hun week, inclusief de zaterdag. Vier weken loont als er personeelswisselingen zijn of als de eigenaar een maandomzet wil zien.

Hoeveel koffie kost een echt monster?

Meer dan branderijen denken, want instellen is duur voordat er iets geproefd is. Op één molen moet een café eerst de oude koffie doorspoelen en dan de stand zoeken. Tien tot twintig testshots op een dosering van 18 g is 180 tot 360 g, plus wat de molen tussen aanpassingen vasthoudt. Pas daarna drinkt iemand hem in melk, en dat is de test die telt, en daar gaan er nog een paar in.

Dan is er de dienst. Een café dat 100 espressodranken per dag verkoopt op 18 g gebruikt 1,8 kg per dag. Een kilo is dus ongeveer één ochtend op de bar: genoeg om in te stellen en te schenken, te weinig om te zien of klanten er iets van zeggen. Dat is het eerlijke plafond van een langsgebracht monster, en de reden dat een proef iets anders is dan een groter monster.

Heeft een café een tweede molen vrij, dan is een monster veel goedkoper om te proberen, want er hoeft niets doorgespoeld te worden en er stopt niets met verkopen. Vraag ernaar. Het is ook het argument om eerst een decaf of een filter te laten proeven: die staan meestal op hun eigen molen of brouwer.

Wat kost het laten proeven, per prospect en per gewonnen klant?

Reken de kosten vanaf wat de koffie je kost om te maken, niet vanaf je prijslijst. Een kilo weggeven die je voor € 18,20 zou verkopen, kost je geen € 18,20; het kost je de € 10,91 die hij kostte om te maken, plus de marge op een verkoop die je toch nooit zou hebben gedaan. Neem je eigen getal uit de calculator groothandelsprijs koffie en pas het aan in de tabel hieronder.

Koffie à € 10,91 per gebrande kilo, de kostprijs per zak uit het uitgewerkte voorbeeld bij de prijslijst, en je tijd à € 30 per uur inclusief de bus. Allebei zijn plaatshouders. Zet je eigen cijfers in de calculator.

De regel die telt is de laatste kolom afgezet tegen je scoringspercentage, niet de koffie op zichzelf. De meeste monsters leveren niets op: een café dat al een branderij heeft die het goed vindt, een hoofdbarista die vertrekt, een eigenaar die er nooit aan toekwam. Dat is normaal en het is geen teken dat je het verkeerd doet. Wat het wel betekent: kosten per monster is het verkeerde getal om op te sturen en kosten per gewonnen klant is het juiste. Een langsbezoek van € 90 dat één klant op tien wint, kost € 900 per klant. Een proef van vier weken van € 530 die één op twee wint, kost € 1.060, en gaat er met een maand leveringen vandoor.

Twee dingen die deze berekening in de praktijk verandert. Ten eerste: meer per prospect uitgeven aan minder, beter gekozen cafés wint het meestal van zakken dun uitsmeren, want de tijd is de dure helft en die tijd is in beide gevallen gelijk. Ten tweede: een café dat het volume in het laatste invoerveld nooit gaat halen, rechtvaardigt geen proef, wat het ook zegt te willen. Controleer de rekensom in hoeveel groothandelsklanten je echt nodig hebt voordat je 32 kg brandt voor een café dat 3 kg per week afneemt.

Bij het instellen sterven de meeste monsters

Een monster mislukt veel vaker bij de molen dan bij het gehemelte. Het café trekt maandagochtend drie snelle, zure shots terwijl de rij groeit, besluit dat de koffie niets voor ze is, en zet de zak in de kast. Niets wat je op de zak schrijft voorkomt dat; een bezoek wel.

De receptkaart

Elke zak gaat de deur uit met een startpunt op papier: dosering, opbrengst, tijd, watertemperatuur en een notitie over de maling, plus het venster waarvoor je hem gebrand hebt. Het is een startpunt op jouw apparatuur, geen voorschrift, en dat op de kaart zetten voorkomt dat een hoofdbarista zich tegengesproken voelt als hij twee stappen fijner moet. Het sjabloon voor een receptkaart op de opstartpagina is het sjabloon om te gebruiken; neem het over en vul het per koffie in. Zet er het mobiele nummer bij van wie in je branderij binnen tien minuten een vraag over het instellen kan beantwoorden.

De vraag over het water

Vraag naar het water voordat je de koffie de schuld geeft. Water is het grootste deel van wat er in de kop zit en bepaalt meer dan de brandgraad hoe je koffie smaakt. Twee vragen brengen je een heel eind: zit er een filter op de machine, en wanneer is het patroon voor het laatst vervangen. Hard, sterk gebufferd water vlakt zuren en zoetheid af en laat een frisse koffie naar niets in het bijzonder smaken; heel zacht water maakt espresso dun en zuur; en onbehandeld hard water zet de boiler vol kalk, wat het probleem van het café is lang nadat jouw monster op is. De SCA publiceert een Water Quality Handbook rond totale hardheid en alkaliteit, als je richtwaarden wilt om mee te werken. Neem een teststrip mee in de bus; het kost een minuut en het is een beter gespreksopener dan een smaaknotitie.

Als de molen of het water het echte probleem is

Soms kán het monster niet werken, en dan is het eerlijk om dat te zeggen in plaats van eromheen te branden. Versleten maalschijven maken fijnstof waardoor een shot bij geen enkele stand tot rust komt, dus vraag hoeveel kilo's er doorheen zijn gegaan en vergelijk dat met wat de fabrikant van de molen aangeeft. Een machine die te heet draait, een gescheurde groeppakking of een verstopt zeefje laat elke koffie dezelfde soort slecht smaken.

Vind je zoiets, dan werken drie dingen beter dan een tweede monster:

• Laat het zien, vertel het niet. Trek een shot op hun machine naast een die goed gezet is. Niemand discussieert met twee kopjes op de toog.
• Kom met een naam. Een monteur die je vertrouwt, of het nummer van de dealer van de machine. Je verkoopt de reparatie niet; je bent de leverancier die het zag.
• Reken de oplossing in de deal, of loop weg. Een filterpatroon bij de eerste bestelling kost je weinig. Nieuwe maalschijven bij een café dat 4 kg per week afneemt verdienen zich niet terug, en een bruikleen-espressomachine op dat volume nog veel minder. De gids over de bruikleenovereenkomst espressomachine heeft de rekensom.

Wat níét werkt is een donkerdere of vergevingsgezindere koffie kiezen om een waterprobleem te verbergen. Dat verbergt het tot de dag dat het café jouw koffie ergens anders proeft.

Moet je monsters in rekening brengen?

Geef het kleine monster gratis en reken voor alles wat op leveren lijkt. De eerste twee zakken zijn verkoopkosten, en op dat moment € 25 vragen levert je een reputatie van krenterigheid op in ruil voor de kostprijs van een kilo. De grens verschuift zodra je gaat leveren: een maand op de bar bij 8 kg per week is 32 kg en vier ritten, en dat is een klant die je voor niets bedient.

Betalen vragen werkt als het een verbintenis is in plaats van een tarief, en als het geld terugkomt:

• Reken kostprijs, geen verkoopprijs. "De twee zakken zijn van ons. Wil je een hele maand op de bar, dan doe ik dat tegen onze kostprijs, € 10,91 per kilo, dan zitten we er allebei in."
• Breng het in mindering op de eerste bestelling. Het café betaalt niets als het tekent. Dit is de versie die bijna nooit een prospect kost, want een café dat het meent heeft er geen moeite mee, en een café dat het niet meent zegt nu nee in plaats van over vijf weken.
• Reken de normale prijs en geef de eerste levering gratis. Het best voor een café dat al dichtbij is. Je verkoopt vanaf de eerste week, wat meteen een zuiverder test is of ze echt op tijd betalen.
• Reken niets, maar begrens de kilo's. Wil je het liever helemaal niet over geld hebben, zeg dan hoeveel kilo de proef dekt. Alles daarboven wordt gefactureerd.

Wat je ook kiest, zet het bedrag op papier vóór de eerste levering. Een proef waarvan de prijs achteraf besproken wordt, is een discussie over een factuur, en dat is de slechtst denkbare start. Ga je überhaupt factureren, spreek de voorwaarden dan vooraf af zoals je bij een echte klant zou doen: zie het sjabloon algemene voorwaarden groothandel.

De proef die een gratis leverafspraak wordt

De duurste fout bij monsters is de proef die niemand beëindigde. Het gebeurt geruisloos. Week twee gaat goed, week drie heb je het druk, in week zes bestelt het café de proefkoffie alsof het een klant is, en in maand vier bezorg je 8 kg per week bij een bedrijf dat nooit een prijs heeft gekregen. Op dat moment om geld vragen voelt voor hen als een prijsverhoging.

De oplossing is één zin op papier vóór de eerste levering: wat, hoeveel, hoe lang, tegen welke prijs, en wanneer jullie samen beslissen. Stuur het als een bericht dat het café kan bewaren, niet als een opmerking bij de deur.

Hoi [voornaam],

Even vastleggen wat we hebben afgesproken, dan hoeft niemand het te onthouden.

Proef: [Huisespresso], 8 kg per week, geleverd op [dinsdag].
Start: [dinsdag 6 oktober]. Einde: [dinsdag 3 november], vier leveringen.
Prijs tijdens de proef: [onze kostprijs, € 10,91/kg excl. btw], aan het eind
gefactureerd en volledig in mindering gebracht op je eerste normale bestelling
als je met ons doorgaat.
Ik kom hem op [6 oktober] om [09:30] met je instellen en kom terug op
[14 oktober]. Op [3 november] gaan we zitten en zeg je ja of nee.

Na [3 november] geldt onze normale lijstprijs van [€ 18,20/kg excl. btw].
Geen hard feelings als het nee wordt, en dan haal ik de apparatuur en de
zakken weer op.

[Naam], [Branderij], [mobiel]

Zet de einddatum ook in je eigen agenda, een week ervoor, zodat jij degene bent die het gesprek opent. Een branderij die op de afgesproken dag verschijnt en om een beslissing vraagt, is makkelijker ja tegen te zeggen dan een die een maand lang stil heeft zitten hopen.

Monsters voor hotels, restaurants en kantoren

In een café zet degene die je koffie proeft hem meestal ook. Buiten cafés is dat zelden zo, en dat ene feit verandert hoe je laat proeven. Een general manager proeft een prachtige kop die jij hebt gezet en tekent; zes weken later wordt de koffie gezet door ontbijtpersoneel om 06:30 op een machine die niemand heeft ingesteld, en is de klant verloren voordat je wist dat hij in de problemen zat. Zie groothandelskoffie voor restaurants, hotels en kantoren voor hoe deze kopers in het algemeen verschillen.

• Laat proeven waar hij gezet zal worden, op het uur dat hij gezet wordt. Tijdens het ontbijt, niet in een vergaderzaal om twee uur 's middags. Vraag of je een ochtenddienst mag meemaken.
• Krijg degene die hem zet erbij. Is de beslisser de GM of de chef, vraag dan of ze meenemen wie achter de machine staat. Kan dat echt niet, doe de proeverij dan twee keer: één voor de beslissing, één voor de bar.
• Restaurants: proef hem ná het eten. Koffie aan het eind van een maaltijd komt na dessert en wijn, en een delicate gewassen Ethiopiër die alleen prachtig zingt, kan na een chocoladedessert verdwijnen. Laat hem proeven zoals de gast hem drinkt, inclusief met de suiker die de meeste gasten erin doen.
• Kantoren en volautomaten: stuur hem naar de machine. Een volautomaat maalt en zet op zijn eigen instellingen en is genadeloos voor een koffie die voor een handmatige bar is gebrand. Laat de koffie in hún machine proeven, op hún melksysteem, en wees eerlijk als er een ander brandprofiel nodig is dan je cafémelange.
• Hotels: vraag wat er op de andere punten gebeurt. Ontbijtbuffet, bar en roomservice kunnen drie machines en drie standaarden zijn. Eén monster per punt, niet één per hotel.
• Ketens en aanbestedingen: zoek uit wie er in de jury zit. Een inkoopteam proeft misschien blind tegen twee andere branderijen, en de monstergroottes en de papieren zijn voorgeschreven. Vraag welke vorm ze willen voordat je iets brandt, en vraag wanneer het huidige contract afloopt.

Buiten cafés zijn de volumes meestal kleiner, dus houd de kosten van het proeven in verhouding. Een restaurant dat 3 kg per week afneemt rechtvaardigt geen proef van vier weken, maar heel vaak wel één ochtend van je tijd tijdens de dienst.

Opvolgen na een monster zonder te zeuren

Bellen, op de dag die je hebt gezegd, met één concrete vraag over de koffie in plaats van een algemeen verzoek om een beslissing: "is het gelukt de espresso door de molen te halen, en hoe liet hij zich instellen?" Dat is een vraag die een drukke eigenaar in twintig seconden beantwoordt, en het antwoord vertelt je of het monster werkte of nooit is opengegaan. Fresh Cup evalueerde een jaar van zijn bemiddelingsprogramma RoasterLink en zag dat branderijen die op e-mail inzetten het met grote afstand slechter deden dan branderijen die hun leads consequent belden, en dat branderijen die meerdere contactmomenten volhielden een respons tot 75% haalden. Het volledige ritme, dag voor dag, staat in het opvolgschema. Stop als een café ronduit nee zegt; stilte betekent meestal dat ze het druk hebben.

Een briefje bij het monster om over te nemen

Eén pagina die met de koffie en de receptkaarten in de zak gaat. Het is geen verkoopblad en geen brief: het vertelt degene die de zak opent wat hij ermee moet doen en wanneer je terugkomt.

Voor [naam café] — van [Jouw Branderij]

In de zak
1 kg [Huisespresso], gebrand op [dinsdag 22 september]. Op zijn best vanaf
ongeveer [29 september]. Receptkaart zit in de zak: [18 g in, 38 g uit,
28–32 s, 93 °C].
250 g [Seizoensfilter], gebrand op [22 september]. Receptkaart zit in de zak.

Hoe je hem een eerlijke kans geeft
Stel hem in op een rustige ochtend, niet tijdens de drukte. Reken erop dat je
om te beginnen [fijner] moet dan met je huidige koffie. Proef hem in melk
voordat je beslist — dat is wat je klanten drinken.

Als hij tegenstribbelt
Bel of app me op [mobiel] terwijl je aan de machine staat. Ik besteed liever
vijf minuten aan de telefoon dan dat jij besluit dat hij zuur is.

Wat er nu gebeurt
Ik bel je op [donderdag 1 oktober] in de middag. Wil je liever dat ik langskom
om hem samen in te stellen, zeg het dan en ik neem de koffie mee. Het kost
ongeveer twintig minuten.

Prijzen, minimumafname, leverdagen en betaaltermijn staan op het blad achter
dit briefje. Nergens zit een verplichting aan vast.

[Naam], [Branderij], [mobiel], [e-mail]

De receptwaarden zijn een voorbeeld van hoe je het invult, geen aanbeveling. Gebruik de recepten en rustperiodes waarvoor je elke koffie brandt.

Vragen die branderijen stellen

Hoeveel koffie geeft een branderij een café als monster?

Genoeg om in te stellen en te schenken, dus ongeveer een kilo van de espresso, geen zak van 250 g. Tien tot twintig testshots op een dosering van 18 g is 180 tot 360 g voordat iemand hem in melk heeft geproefd, en een café dat 100 drankjes per dag verkoopt gaat er in één ochtend 1,8 kg doorheen. Met 250 g kun je proeven, niet oordelen.

Moet een branderij cafés laten betalen voor monsters?

Geef het eerste monster gratis en reken voor alles wat op leveren lijkt. Twee zakken en een bezoek zijn verkoopkosten. Een maand echte dienst bij 8 kg per week is 32 kg, en dat is een levering die je voor niets rijdt. Reken de kostprijs voor een lange proef en breng die in mindering op de eerste bestelling, zodat het café niets betaalt als het tekent.

Hoeveel koffies zet je op een cupping voor een prospect?

Vier tot zes. Meer, en de laatste kommen worden geproefd door mensen van wie het gehemelte op is. Zet de huisespresso erbij, de koffie die het gat in hun kaart vult, en één koffie die gewoon interessant is. Eindig op de espressomachine, want een cuppingkom zegt een café niets over hoe de koffie zich in een flat white gedraagt.

Waarom smaakt mijn koffie slechter in het café dan in de branderij?

Meestal het water, de maalschijven of het recept, in die volgorde. Hard of sterk gebufferd water vlakt zuren en zoetheid af; versleten maalschijven maken fijnstof waardoor een shot bij geen enkele maalstand tot rust komt; en een recept dat van je eigen bar is overgenomen overleeft zelden een andere molen. Trek een shot op hún machine voordat je besluit dat de koffie het probleem is.

Hoe lang moet een proef met groothandelskoffie duren?

Twee tot vier weken, met de einddatum op papier vóór hij begint. Twee weken dekt de rustperiode en één volledige cyclus van de week van het café. Vier weken loont als er personeelswisselingen zijn of als de eigenaar een maandomzet wil zien. Langer is geen proef meer, maar een gratis leverafspraak die niemand heeft beëindigd.

Winnen gratis monsters echt groothandelsklanten?

Monsters winnen op zichzelf geen klanten; het telefoontje na het monster doet dat. Fresh Cup evalueerde het eerste jaar van zijn bemiddelingsprogramma RoasterLink en zag dat branderijen die op e-mail inzetten het met grote afstand slechter deden dan branderijen die hun leads consequent belden. Een zak die op een toog blijft liggen zonder dat iemand opvolgt, is koffie die je aan een magazijn hebt gegeven.

Waar Order Book in past

Order Book scoort geen leads, maar een café kan er wel bestaan voordat het een klant is. Je zet het erin als prospect, op de dag dat je de eerste zak langsbrengt, en schuift het door de fasen die de app kent: contact, proef verstuurd, aan het proeven, in onderhandeling, klant of verloren. Een monster verstuur je als een gratis bestelling: het komt op de picklijst en het brandplan zoals elke bestelling, gemarkeerd als proef, en blijft buiten alle cijfers. Het café kan de proef daarna zelf beoordelen, en de bezoeken en de cupping leg je bij de prospect vast in plaats van in een schrift in de bus. Een prospect telt niet mee voor je pakket.

Wordt het monster een bestelling, dan wordt de prospect vanzelf klant, en het café bestelt vanuit zijn eigen account, zonder wachtwoord, met jouw catalogus tegen de prijzen die je voor dat café hebt ingesteld, in zijn eigen taal. Daarmee is de eerste echte bestelling een paar minuten op zijn eigen pagina in plaats van een prijslijstmail en een telefoontje, en juist daar verliezen veel proeven hun vaart. Reken je voor een proef, dan wordt de betaling bij de klant vastgelegd met een doorlopend saldo; de factuur zelf komt nog steeds uit je eigen factuurprogramma.

Begin 30 dagen gratis, geen kaart, of bekijk wat het kost.