Muestras, catas y pruebas en barra

Respuesta corta. Una muestra no está ahí para demostrar que tu café es bueno. Está ahí para que tu café se prepare bien en su máquina, por su gente y delante de sus clientes. Elige el formato según lo cerca que esté la cafetería de decidir: una visita con muestra, ficha de receta y un día de llamada fijado; una cata en la tostadora para las cafeterías con las que ya has hablado; y una prueba en el local con fecha de fin por escrito para las que están listas para cambiar. Y luego vuelve a calibrarla, porque ahí es donde mueren las muestras.

¿Para qué sirve de verdad una muestra de café?

Una muestra existe para responder una sola pregunta de la cafetería: ¿funciona este café en nuestra barra, con nuestra agua, nuestro molino y la persona que abre el lunes? No es un argumento de calidad. Casi todas las cafeterías ya creen que tu café es bueno, o no habrían aceptado la bolsa, y nadie cambia de tostador porque un desconocido le diga que el etíope es floral.

Eso cambia lo que metes en la bolsa y lo que haces después. Si la idea es que lo prueben, con 250 g y una tarjeta basta. Si la idea es que se prepare bien, hace falta café suficiente para calibrar el molino, una receta de la que partir y alguien en la sala que ya haya hecho ese café antes. Todo lo demás de esta página sale de ahí.

Esta página es la del medio de tres. Cómo conseguir cuentas de café mayorista cubre la lista de candidatas, el primer contacto y el calendario de seguimiento. El alta de un nuevo café mayorista cubre los primeros 30 días después de que una cafetería diga que sí. Esta va solo de las muestras que hay en medio.

Las tres formas de dar muestras, y cuándo va cada una

Hay tres formatos que merecen la pena, y no son intercambiables. Ajusta el formato a lo cerca que esté la cafetería de decidir, no a las ganas que tengas de la cuenta.

La visita con muestra

Dos bolsas, una ficha de receta por café y una fecha en la que vas a llamar, entregadas a una persona con nombre a una hora tranquila. La guía de prospección tiene la lista completa de lo que va en la bolsa. Tres cosas deciden si funciona:

• Dale tamaño para poder calibrar. Un kilo del espresso. Dos bolsas de 250 g de dos cafés distintos son una degustación, no una prueba.
• Calcula el tueste, no la entrega. Tuesta para que el café llegue a su punto mientras todavía lo tienen. Si tu espresso se bebe mejor a partir del día siete, una bolsa entregada el día dos les da cinco días de espera y tres semanas de café aprovechable; una entregada el día catorce se lleva la culpa de estar plana.
• Cierra la visita mientras estás allí. «Vuelvo el jueves a las diez y lo calibramos juntos, son veinte minutos.» Una muestra sin visita de vuelta es la versión que fracasa.

La cata en la tostadora

Invita a dos o cuatro cafeterías a la vez, a media mañana o a primera hora de la tarde, un martes, miércoles o jueves. Las cafeterías están más tranquilas entonces, e invitar a varias a la vez convierte media jornada tuya en cuatro candidatas en lugar de una. Además, las cafeterías hablan entre ellas, y un barista jefe que disfrutó de la mañana se lo cuenta al siguiente.

• De cuatro a seis cafés, no más. En el séptimo bol ya nadie prueba nada. Incluye tu espresso de la casa, el café que llena el hueco que viste en su carta y uno que sea simplemente interesante de probar.
• Prepáralo bien: boles y cucharas para todos, un molino que purgues entre cafés, un hervidor, un cronómetro, escupideras, agua para enjuagar y una hoja impresa con el origen, el proceso, la altitud y el precio por kilo de cada café. Muele en la mesa para que huelan el aroma en seco.
• Sírvelo a ciegas y revela al final. Nadie tiene que actuar, y una cafetería que pone tu espresso de la casa de 18,20 € por encima de tu café de temporada de 24,50 € te está diciendo algo útil sobre qué presupuestarle.
• Invita al dueño y al barista jefe. El dueño firma; el barista jefe decide si da gusto trabajar contigo. Si solo puede venir uno, quédate con el barista jefe.
• Termina en la máquina de espresso. Cuarenta y cinco minutos de mesa, y luego saca el espresso de la casa y vaporiza algo de leche. Un bol de cata no dice nada de cómo se comporta un café en un flat white, y un flat white es lo que vende la cafetería.
• Enséñales la tostadora. Diez minutos: el almacén de verde, la tostadora, la mesa de envasado. Es la credibilidad más barata que vas a comprar nunca.

Cuenta con noventa minutos de puerta a puerta y dilo en la invitación. Un dueño que crea que va a perder la tarde no va a venir.

La prueba en el local

Una prueba es una semana o un mes de servicio real: tu café en su barra, hecho por su gente, vendido a sus clientes. Es el único formato que responde a la pregunta que el dueño tiene de verdad, que es si los habituales lo van a notar. Ponle bordes antes de empezar:

• Qué café. Un filtro, un descafeinado o un hueco de café invitado es un sí más fácil que el espresso de la casa. Mira cómo funciona un programa de café invitado.
• Cuántos kilos por semana y cuántas semanas. Por escrito, con los días de reparto.
• El precio. Gratis, a coste, o a precio normal con el primer reparto gratis. Decídelo antes de que pregunten.
• Quién calibra. Tú, el día uno, a una hora tranquila, con una ficha de receta dejada en la máquina.
• La fecha de revisión. Un día en la agenda en el que os sentáis los dos y decidís.

Dos semanas cubren el reposo y un ciclo completo de su semana, incluido el sábado. Cuatro semanas merecen la pena cuando hay rotación de personal o cuando el dueño quiere ver una cifra de ventas del mes.

¿Cuánto café se lleva una muestra de verdad?

Más de lo que espera un tostador, porque calibrar sale caro antes de que nadie haya probado nada. Con un solo molino, la cafetería tiene que purgar el café anterior y luego encontrar el punto. De diez a veinte extractos de prueba con una dosis de 18 g son de 180 a 360 g, más lo que el molino retenga entre ajustes. Solo entonces alguien lo bebe con leche, que es la prueba que importa, y eso se lleva unos cuantos más.

Después viene el servicio. Una cafetería que vende 100 bebidas de espresso al día a 18 g gasta 1,8 kg en un día. Así que un kilo es más o menos una mañana en barra: suficiente para calibrar y servir, insuficiente para ver si los clientes dicen algo. Ese es el techo honesto de una visita con muestra, y la razón por la que una prueba es otra cosa y no una muestra más grande.

Si la cafetería tiene un segundo molino libre, probar una muestra les sale mucho más barato, porque no hay que purgar nada ni se deja de vender nada. Pregunta. Es también el argumento para empezar con un descafeinado o un filtro: esos suelen vivir en su propio molino o su propia cafetera.

¿Qué cuestan las muestras, por candidata y por cuenta ganada?

Calcula el coste a partir de lo que te cuesta producir el café, no de tu tarifa. Regalar un kilo que venderías a 18,20 € no te cuesta 18,20 €; te cuesta los 10,91 € que costó hacerlo, más el margen de una venta que de todas formas no ibas a hacer. Usa tu propia cifra de la calculadora de precio de café mayorista y cámbiala en la tabla de abajo.

Café a 10,91 € por kilo tostado, el coste por bolsa del ejemplo desarrollado de la tarifa, y tu tiempo a 30 € la hora incluida la furgoneta. Las dos cifras son de relleno. Pon las tuyas en la calculadora.

La línea que importa es la última columna contra la tasa de éxito, no el café por sí solo. Casi todas las muestras no llegan a nada: una cafetería que ya tiene un tostador que le gusta, un barista jefe que se va, un dueño que nunca encontró el momento. Es lo normal y no es señal de que lo estés haciendo mal. Lo que sí significa es que el coste por muestra es la cifra equivocada para gestionar y el coste por cuenta ganada es la correcta. Una visita de 90 € que gana una cuenta de cada diez cuesta 900 € por cuenta. Una prueba de cuatro semanas de 530 € que gana una de cada dos cuesta 1.060 €, y se lleva un mes de repartos por delante.

Dos cosas cambia este cálculo en la práctica. La primera: gastar más por candidata en menos cafeterías, mejor elegidas, suele batir al reparto de bolsas a voleo, porque el tiempo es la mitad cara y el tiempo es el mismo en los dos casos. La segunda: una cafetería que nunca va a llegar al volumen del último campo no justifica una prueba, diga lo que diga sobre querer una. Repasa las cuentas en cuántas cuentas mayoristas necesitas de verdad antes de tostar 32 kg para una cafetería que se lleva 3 kg a la semana.

La calibración es donde mueren casi todas las muestras

Una muestra fracasa en el molino mucho más a menudo que en el paladar. La cafetería saca tres extractos rápidos y ácidos un lunes por la mañana con la cola creciendo, decide que el café no es para ellos y guarda la bolsa en el armario. Nada de lo que escribas en la bolsa evita eso; una visita sí.

La ficha de receta

Cada bolsa sale con un punto de partida por escrito: dosis, salida, tiempo, temperatura del agua y una nota de molienda, más la ventana para la que la tostaste. Es un punto de partida con tus equipos, no una instrucción, y decirlo en la ficha evita que un barista jefe se sienta contradicho cuando tenga que bajar dos puntos de molienda. La plantilla de ficha de receta de la página de alta es la que conviene usar; cópiala y rellénala para cada café. Añade el móvil de quien, en tu tostadora, pueda responder una duda de calibración en los diez minutos siguientes.

La cuestión del agua

Pregunta por el agua antes de culpar al café. El agua es casi todo lo que hay en la taza y decide cómo sabe tu café más que el nivel de tueste. Con dos preguntas avanzas casi todo el camino: ¿hay filtro en la máquina y cuándo se cambió el cartucho por última vez? Un agua dura y muy tamponada aplana la acidez y el dulzor y deja un café brillante sabiendo a nada en concreto; un agua muy blanda da un espresso delgado y ácido; y un agua dura sin tratar incrusta la caldera, que es problema de la cafetería mucho después de que tu muestra se haya acabado. La SCA publica un Water Quality Handbook construido sobre la dureza total y la alcalinidad, si quieres objetivos con los que trabajar. Lleva una tira de test en la furgoneta; se tarda un minuto y abre mejor conversación que una nota de cata.

Cuando el problema real es el molino o el agua

A veces la muestra no puede funcionar, y lo honesto es decirlo en lugar de tostar dando rodeos. Unas muelas gastadas producen finos que impiden que un extracto se asiente con cualquier ajuste, así que pregunta cuántos kilos han pasado por ellas y compáralo con lo que recomienda el fabricante del molino. Una máquina que va caliente, una junta de grupo agrietada o una ducha obstruida harán que todos los cafés sepan igual de mal.

Cuando encuentres una de estas cosas, tres salidas funcionan mejor que una segunda muestra:

• Enséñaselo, no se lo cuentes. Saca un extracto en su máquina al lado de uno hecho bien. Nadie discute con dos tazas en la barra.
• Trae un nombre. Un técnico de confianza, o el teléfono del distribuidor de la máquina. No estás vendiendo la reparación; eres el proveedor que se dio cuenta.
• Mete el arreglo en el precio, o vete. Un cartucho de filtro con el primer pedido te cuesta poco. Unas muelas nuevas en una cafetería que se lleva 4 kg a la semana no se amortizan, y una cafetera en cesión con ese volumen todavía menos. La guía del contrato de cesión de cafetera tiene las cuentas.

Lo que no funciona es elegir un café más oscuro o más indulgente para tapar un problema de agua. Lo tapa hasta el día en que la cafetería prueba tu café en otro sitio.

¿Hay que cobrar las muestras?

Regala la entrega pequeña y cobra todo lo que se parezca a un suministro. Las dos primeras bolsas son coste de venta, y pedir 25 € a esas alturas te compra fama de tacaño a cambio del coste de un kilo. La línea se mueve en cuanto empiezas a repartir: un mes en barra a 8 kg por semana son 32 kg y cuatro rutas de reparto, o sea una cuenta a la que estás dando servicio gratis.

Cobrar funciona cuando se plantea como un compromiso y no como una tarifa, y cuando el dinero vuelve:

• Cobra el coste, no el precio. «Las dos bolsas corren de nuestra cuenta. Si quieres un mes entero en barra, te lo hago a nuestro coste, 10,91 € el kilo, y así estamos los dos dentro.»
• Descuéntalo del primer pedido. La cafetería no paga nada si se queda. Esta es la versión que casi nunca pierde a una candidata, porque a una cafetería que va en serio no le importa, y una que no va en serio dice que no ahora en lugar de dentro de cinco semanas.
• Cobra lo normal y regala el primer reparto. Lo mejor para una cafetería que ya está cerca. Estás vendiendo desde la primera semana, que además es una prueba más limpia de si van a pagar a tiempo.
• No cobres nada, pero pon tope a los kilos. Si prefieres no hablar de dinero, di cuántos kilos cubre la prueba. Todo lo que pase de ahí se factura.

Elijas lo que elijas, pon la cifra por escrito antes del primer reparto. Una prueba cuyo precio se discute después es una discusión sobre una factura, que es el peor comienzo posible. Si vas a facturar, acuerda las condiciones por adelantado igual que con una cuenta de verdad: mira la plantilla de condiciones mayoristas.

La prueba que se convierte en suministro gratis

El error más caro de las muestras es la prueba que nadie terminó. Pasa en silencio. La semana dos va bien, la semana tres estás liado, en la semana seis la cafetería pide el café de la prueba como si fuera una cuenta, y en el cuarto mes estás repartiendo 8 kg a la semana a un negocio al que nunca le has mandado un precio. Pedir dinero a esas alturas les parece, a ellos, una subida de precio.

El remedio es una frase escrita antes del primer reparto: qué, cuánto, durante cuánto tiempo, a qué precio y cuándo lo decidís los dos. Mándala como una nota que la cafetería pueda guardar, no como un comentario en la puerta.

Hola [nombre]:

Te confirmo lo que acordamos para que nadie tenga que recordarlo.

Prueba: [Espresso de la casa], 8 kg a la semana, entregados el [martes].
Empieza: [martes 6 de octubre]. Termina: [martes 3 de noviembre], cuatro entregas.
Precio durante la prueba: [nuestro coste, 10,91 €/kg sin IVA], facturado al final y
descontado íntegro de tu primer pedido normal si sigues con nosotros.
Lo calibro contigo el [6 de octubre] a las [09:30] y vuelvo el [14 de octubre].
Nos sentamos el [3 de noviembre] y me dices que sí o que no.

A partir del [3 de noviembre] el precio es nuestra tarifa normal de [18,20 €/kg sin IVA].
Sin rencores en ningún caso, y me llevo el material y las bolsas si la respuesta
es que no.

[Nombre], [Tostadora], [móvil]

Pon también la fecha de fin en tu propia agenda, una semana antes de que llegue, para ser tú quien abra la conversación. A un tostador que aparece el día acordado y pide una decisión le resulta más fácil que le digan que sí que a uno que lleva un mes esperando en silencio.

Muestras para hoteles, restaurantes y oficinas

En una cafetería, quien prueba tu café suele ser quien lo prepara. Fuera de las cafeterías casi nunca es así, y ese solo hecho cambia cómo das las muestras. Un director prueba una taza preciosa que has hecho tú y firma; seis semanas después el café lo hace el personal de desayunos a las 06:30 en una máquina que nadie ha calibrado, y la cuenta está perdida antes de que supieras que iba mal. Mira café mayorista para restaurantes, hoteles y oficinas para ver en qué se diferencian estos compradores en general.

• Da la muestra donde se va a preparar y a la hora a la que se va a preparar. En el servicio de desayunos, no en una sala de reuniones a las dos de la tarde. Pide estar allí en un turno de mañana.
• Que esté en la sala quien lo prepara. Si quien decide es el director o el jefe de cocina, pídele que traiga a quien esté en la máquina. Si es imposible, haz la degustación dos veces: una para la decisión y otra para la barra.
• Restaurantes: pruébalo después de comer. El café del final de una comida va detrás del postre y del vino, y un etíope lavado delicado que brilla solo puede desaparecer después de un pastel de chocolate. Dáselo a probar como lo va a beber el cliente, incluido el azúcar que le echa la mayoría.
• Oficinas y superautomáticas: mándalo a la máquina. Una superautomática muele y prepara con sus propios ajustes y perdona poco a un café tostado para una barra manual. Prueba el café en su máquina, con su sistema de leche, y sé honesto si necesita un perfil de tueste distinto al de tu mezcla de cafetería.
• Hoteles: pregunta qué pasa en los otros puntos. El bufé de desayuno, el bar y el servicio de habitaciones pueden ser tres máquinas y tres estándares distintos. Una muestra por punto, no una por hotel.
• Grupos y concursos: averigua quién está en el panel. Un equipo de compras puede catar a ciegas contra otros dos tostadores, con tamaños de muestra y papeleo especificados. Pregunta qué formato quieren antes de tostar nada, y pregunta cuándo termina el contrato actual.

Los volúmenes fuera de las cafeterías suelen ser menores, así que mantén el coste de las muestras en proporción. Un restaurante que se lleva 3 kg a la semana no justifica una prueba de cuatro semanas, pero muy a menudo sí justifica una mañana de tu tiempo en servicio.

Seguimiento de una muestra sin dar la lata

Llama por teléfono, el día que dijiste, con una pregunta concreta sobre el café en lugar de una petición general de decisión: «¿habéis pasado el espresso por el molino, y cómo ha calibrado?». Es una pregunta que un dueño ocupado responde en veinte segundos, y la respuesta te dice si la muestra funcionó o no llegó a abrirse. La revisión de Fresh Cup de un año de su programa de emparejamiento mayorista RoasterLink encontró que los tostadores que priorizaron el correo rindieron mucho peor que los que llamaban a sus contactos de forma constante, y que los tostadores que mantenían varios contactos vieron tasas de respuesta de hasta el 75 %. El ritmo completo, día a día, está en el calendario de seguimiento. Para cuando una cafetería te diga que no con claridad; el silencio suele significar que están liados.

Una nota de entrega de muestras para copiar

Una página que va en la bolsa con el café y las fichas de receta. No es un dosier de venta ni una carta: le dice a quien abra la bolsa qué hacer con ella y cuándo vuelves.

Para [nombre de la cafetería] — de [Tu Tostadora]

En la bolsa
1 kg de [Espresso de la casa], tostado el [martes 22 de septiembre]. Mejor a partir
del [29 de septiembre]. Ficha de receta dentro: [18 g dentro, 38 g fuera, 28–32 s, 93 °C].
250 g de [Filtro de temporada], tostado el [22 de septiembre]. Ficha de receta dentro.

Cómo darle una oportunidad justa
Calíbralo una mañana tranquila, no en pleno pico. Cuenta con ir [más fino] que con
tu café actual para empezar. Pruébalo con leche antes de decidir: es lo que van a
beber tus clientes.

Si se te resiste
Llámame o escríbeme al [móvil] mientras estás en la máquina. Prefiero pasar cinco
minutos al teléfono a que decidas que está ácido.

Qué pasa después
Te llamo el [jueves 1 de octubre] por la tarde. Si prefieres que vaya a calibrarlo
contigo, dímelo y llevo el café. Son unos veinte minutos.

Los precios, el pedido mínimo, los días de reparto y las condiciones de pago están
en la hoja de detrás. Sin compromiso en nada de esto.

[Nombre], [Tostadora], [móvil], [correo]

Las cifras de la receta son un ejemplo de cómo rellenarla, no una recomendación. Usa las recetas y los tiempos de reposo para los que tuestas cada café.

Preguntas que hacen los tostadores

¿Cuánto café hay que dar de muestra a una cafetería?

El suficiente para calibrar y servir, o sea cerca de un kilo del espresso, no una bolsa de 250 g. Entre diez y veinte extractos de prueba con una dosis de 18 g son de 180 a 360 g antes de que nadie lo haya probado con leche, y una cafetería que vende 100 bebidas al día se bebe 1,8 kg en una mañana. Una bolsa de 250 g da para probarlo y no para juzgarlo.

¿Debe una tostadora cobrar las muestras a las cafeterías?

Regala la primera entrega y cobra todo lo que se parezca a un suministro. Dos bolsas y una visita son coste de venta. Un mes de servicio real a 8 kg por semana son 32 kg, es decir un reparto que estás haciendo gratis. Cobra a coste una prueba larga y descuéntala del primer pedido: así la cafetería no paga nada si se queda.

¿Cuántos cafés se ponen en una cata para un cliente potencial?

De cuatro a seis. Más allá, los últimos boles los prueba gente con el paladar ya agotado. Incluye el espresso de la casa, el café que llena el hueco que viste en su carta y uno que sea simplemente interesante. Termina en la máquina de espresso, porque un bol de cata no le dice nada a una cafetería sobre cómo se comporta el café en un flat white.

¿Por qué mi café sabe peor en la cafetería que en la tostadora?

Normalmente por el agua, por las muelas o por la receta, en ese orden. Un agua dura o muy tamponada aplana la acidez y el dulzor; unas muelas gastadas generan finos que no dejan asentarse un extracto con ninguna molienda; y una receta copiada de tu propia barra rara vez sobrevive a otro molino. Saca un extracto en su máquina antes de decidir que el problema es el café.

¿Cuánto debe durar una prueba de café mayorista?

De dos a cuatro semanas, con la fecha de fin escrita antes de empezar. Dos semanas cubren el reposo y un ciclo completo de la semana de la cafetería. Cuatro semanas merecen la pena si hay rotación de personal o si el dueño quiere ver una cifra de ventas mensual. Más allá ya no es una prueba, es un suministro gratis que nadie ha terminado.

¿Las muestras gratis ganan cuentas mayoristas de verdad?

Las muestras no ganan cuentas por sí solas; lo hace la llamada posterior. La revisión que hizo Fresh Cup del primer año de RoasterLink, su programa de emparejamiento, encontró que los tostadores que priorizaron el correo rindieron mucho peor que los que llamaban a sus contactos de forma constante. Una bolsa dejada en una barra sin nadie detrás es café que has regalado a un almacén.

Dónde encaja Order Book

Order Book no puntúa contactos, pero sí te da un sitio donde una cafetería existe antes de ser cliente. La creas como potencial el mismo día en que dejas la primera bolsa, con su etapa —contacto, muestra enviada, probando, negociando— y las visitas, la cata y la prueba quedan registradas contra la ficha y no en una libreta dentro de la furgoneta; una visita puedes registrarla desde el móvil, con una foto. La muestra que le mandas sale en la lista de preparación y en el plan de tueste como cualquier pedido, marcada como muestra, a coste cero y fuera de todas las cifras, y la cafetería puede valorarla al entrar. Un potencial no cuenta para el límite de tu plan.

Cuando la muestra se convierte en pedido, el primer pedido de verdad la convierte en cliente por sí solo, y la cafetería entra en su propia cuenta con el correo que ya tienes, sin contraseña, con tu catálogo a los precios que le pones, en su idioma. Eso convierte el primer pedido real en una invitación que envías, en lugar de un correo con la tarifa y una llamada, que es el punto en el que muchas pruebas pierden el impulso. Si cobras una prueba, el pago queda registrado contra la cuenta con un saldo al día; la factura en sí sigue saliendo de tu propio programa de facturación.

Empieza gratis 30 días, sin tarjeta, o mira lo que cuesta.