Amostras, provas de chávena e testes

Resposta curta. Uma amostra não existe para provar que o seu café é bom. Existe para que o seu café seja feito corretamente na máquina deles, pelo pessoal deles, à frente dos clientes deles. Escolha o formato consoante o quão perto a cafetaria está de decidir: uma entrega de amostras com ficha de receita e um dia marcado para a chamada, uma prova de chávena na torrefação para cafetarias com quem já falou, e um teste ao balcão com data de fim escrita para cafetarias prontas a mudar. Depois volte lá e calibre, porque é aí que as amostras morrem.

Para que serve uma amostra de café, afinal?

Uma amostra existe para responder a uma pergunta da cafetaria: este café funciona no nosso balcão, com a nossa água, o nosso moinho e a pessoa que abre à segunda-feira. Não é um argumento de qualidade. Quase todas as cafetarias já acreditam que o seu café é bom, senão não teriam aceitado o saco, e ninguém muda de torrefação porque um desconhecido lhe disse que a Etiópia era floral.

Isso muda o que põe no saco e o que faz a seguir. Se o objetivo é ser provado, 250 g e um cartão chegam. Se o objetivo é ser feito corretamente, precisa de café que chegue para calibrar o moinho, de uma receita de onde partir, e de alguém na sala que já tenha feito este café antes. Tudo o que está nesta página decorre daí.

Esta página é o meio de três. Como conseguir clientes grossistas trata da lista de prospeção, do primeiro contacto e do calendário de seguimento. Arrancar com um novo café grossista trata dos primeiros 30 dias depois de uma cafetaria dizer que sim. Esta é só sobre a amostragem que fica no meio.

As três formas de dar a provar, e quando cada uma serve

Há três formatos que valem a pena, e não são intermutáveis. Escolha o formato pela distância a que a cafetaria está de decidir, não pelo quanto quer a conta.

A entrega de amostras

Dois sacos, uma ficha de receita por café e uma data em que vai telefonar, entregues a uma pessoa com nome, a uma hora calma. O guia de prospeção tem a lista completa do que vai no saco. Três coisas decidem se resulta:

• Dê a quantidade que dá para calibrar. Um quilo do espresso. Dois sacos de 250 g de dois cafés diferentes são uma prova, não um teste.
• Marque a torra pelo dia da prova, não pelo dia da entrega. Torre para que o café chegue à sua janela ainda com eles. Se o seu espresso bebe melhor a partir do sétimo dia, um saco entregue ao segundo dá-lhes cinco dias de espera e três semanas de café utilizável; um saco entregue ao décimo quarto leva a culpa de estar chocho.
• Marque a visita enquanto ainda está lá. «Volto na quinta às dez e calibro-o consigo, demora vinte minutos.» Uma amostra sem visita de regresso marcada é a versão que falha.

A prova de chávena na torrefação

Convide duas a quatro cafetarias ao mesmo tempo, a meio da manhã ou no início da tarde de uma terça, quarta ou quinta-feira. As cafetarias estão mais calmas nessas alturas, e convidar várias de uma vez transforma meio dia do seu tempo em quatro potenciais clientes em vez de um. As cafetarias também falam umas com as outras, e um barista principal que gostou da manhã conta ao seguinte.

• Quatro a seis cafés, não mais. À sétima taça já ninguém prova nada. Inclua o espresso da casa, o café que preenche a falha que viu na carta deles, e um que seja simplesmente interessante de provar.
• Prepare a mesa como deve ser: taças e colheres para todos, um moinho que purga entre cafés, uma chaleira, um cronómetro, cuspidores, água para enxaguar, e uma folha impressa com a origem, o processo, a altitude e o preço por quilo de cada café. Moa à mesa, para que sintam o aroma seco.
• Sirva às cegas e revele no fim. Ninguém tem de fazer figura, e uma cafetaria que ponha o seu espresso da casa de 18,20 € acima do seu sazonal de 24,50 € disse-lhe algo de útil sobre o que lhes deve orçamentar.
• Convide o proprietário e o barista principal. O proprietário assina; o barista principal decide se é um prazer trabalhar consigo. Se só puder vir um, leve o barista principal.
• Acabe na máquina de espresso. Quarenta e cinco minutos à mesa, e depois tire o espresso da casa e vaporize leite. Uma taça de prova não diz nada sobre como um café se comporta num flat white, e um flat white é o que a cafetaria vende.
• Mostre-lhes a torrefação. Dez minutos: o armazém do verde, o torrador, a bancada de embalar. É a credibilidade mais barata que alguma vez vai comprar.

Conte noventa minutos de porta a porta e diga-o no convite. Um proprietário que julgue que vai perder uma tarde não aparece.

O teste ao balcão

Um teste é uma semana ou um mês de serviço a sério: o seu café no balcão deles, feito pelo pessoal deles, vendido aos clientes deles. É o único formato que responde à pergunta que o proprietário tem de facto, que é se os habituais vão dar por isso. Dê-lhe limites antes de começar:

• Que café. Um filtro, um descafeinado ou um lugar de café convidado é um sim mais fácil do que o espresso da casa. Veja como funciona um programa de café convidado.
• Quantos quilos por semana, e quantas semanas. Escritos, com os dias de entrega.
• O preço. Grátis, a preço de custo, ou preço normal com a primeira entrega grátis. Decida antes de lhe perguntarem.
• Quem calibra. Você, no primeiro dia, a uma hora calma, com uma ficha de receita deixada junto à máquina.
• A data da avaliação. Um dia marcado na agenda em que se sentam os dois e decidem.

Duas semanas cobrem o repouso do café e um ciclo completo da semana deles, sábado incluído. Quatro semanas valem a pena quando há rotação de pessoal ou quando o proprietário quer olhar para um número de vendas do mês.

Quanto café leva uma amostra a sério?

Mais do que as torrefações esperam, porque calibrar sai caro antes de alguém ter provado seja o que for. Num moinho único, a cafetaria tem de purgar o café antigo e só depois encontrar a regulação. Dez a vinte extrações de teste a uma dose de 18 g são 180 a 360 g, mais o que o moinho retém entre ajustes. Só então é que alguém o bebe com leite, que é a prova que interessa, e isso leva mais algumas.

Depois há o serviço. Uma cafetaria que venda 100 bebidas de espresso por dia a 18 g gasta 1,8 kg num dia. Ou seja, um quilo é mais ou menos uma manhã ao balcão: chega para calibrar e servir, não chega para ver se os clientes dizem alguma coisa. É esse o teto honesto de uma entrega de amostras, e a razão pela qual um teste é outra coisa e não uma amostra maior.

Se a cafetaria tiver um segundo moinho livre, a amostra sai-lhes muito mais barata de experimentar, porque não é preciso purgar nada nem deixa de se vender nada. Pergunte. É também o argumento para dar a provar primeiro um descafeinado ou um filtro: esses costumam viver no seu próprio moinho ou na sua própria cafeteira.

Quanto custa dar a provar, por candidato e por conta ganha?

Faça a conta pelo que o café lhe custa a produzir, não pela sua tabela de preços. Oferecer um quilo que venderia a 18,20 € não lhe custa 18,20 €; custa-lhe os 10,91 € que custou a fazer, mais a margem de uma venda que, de qualquer modo, nunca ia acontecer. Use o seu próprio número, saído da calculadora de preço de café grossista, e altere-o na tabela abaixo.

Café a 10,91 € por quilo torrado, o custo por saco do exemplo trabalhado da tabela de preços, e o seu tempo a 30 € por hora, carrinha incluída. Os dois são valores de substituição. Ponha os seus na calculadora.

A linha que interessa é a última coluna contra a taxa de sucesso, não o café por si só. Quase todas as amostras não dão em nada: uma cafetaria que já tem uma torrefação de que gosta, um barista principal que se vai embora, um proprietário que nunca chegou lá. Isso é normal e não é sinal de que está a fazer mal. O que quer dizer é que o custo por amostra é o número errado para gerir e o custo por conta ganha é o certo. Uma entrega de 90 € que ganha uma conta em dez custa 900 € por conta. Um teste de quatro semanas de 530 € que ganha uma em duas custa 1 060 €, e leva com ele um mês de entregas.

Duas coisas que esta conta muda na prática. Primeiro, gastar mais por candidato em menos cafetarias, mais bem escolhidas, costuma valer mais do que espalhar sacos por todo o lado, porque o tempo é a metade cara e o tempo é o mesmo nos dois casos. Segundo, uma cafetaria que nunca vai chegar ao volume do último campo não justifica um teste, diga o que disser sobre querer um. Confirme as contas em quantos clientes grossistas precisa mesmo antes de torrar 32 kg para uma cafetaria que leva 3 kg por semana.

A calibração é onde a maior parte das amostras morre

Uma amostra falha no moinho muito mais vezes do que no palato. A cafetaria tira três extrações rápidas e ácidas numa segunda de manhã, com a fila a crescer, decide que o café não é para eles, e mete o saco no armário. Nada do que escreva no saco evita isso; uma visita evita.

A ficha de receita

Todos os sacos saem com um ponto de partida por escrito: dose, rendimento, tempo, temperatura da água e uma nota de moagem, mais a janela para que o torrou. É um ponto de partida no seu equipamento, não uma instrução, e dizê-lo na ficha evita que um barista principal se sinta contrariado quando tiver de descer dois pontos na moagem. O modelo de ficha de receita da página de arranque é o que deve usar; copie-o e preencha-o por café. Acrescente o telemóvel de quem, na sua torrefação, consegue responder a uma pergunta de calibração nos dez minutos seguintes.

A questão da água

Pergunte pela água antes de culpar o café. A água é quase tudo o que está na chávena e decide o sabor do seu café mais do que o grau de torra. Duas perguntas levam-no quase lá: há filtro na máquina, e quando é que o cartucho foi mudado pela última vez. Água dura e muito tamponada achata a acidez e a doçura e deixa um café brilhante a saber a nada de especial; água muito mole faz um espresso fino e ácido; e água dura sem tratamento calcifica a caldeira, o que é um problema da cafetaria muito depois de a sua amostra ter acabado. A SCA publica um Water Quality Handbook construído à volta da dureza total e da alcalinidade, se quiser valores de referência. Leve uma tira de teste na carrinha; demora um minuto e abre melhor conversa do que uma nota de prova.

Quando o problema verdadeiro é o moinho ou a água

Às vezes a amostra não pode resultar, e o honesto é dizê-lo em vez de torrar à volta do problema. Mós gastas produzem finos que impedem uma extração de assentar em qualquer regulação, por isso pergunte quantos quilos já passaram por elas e compare com a indicação do fabricante do moinho. Uma máquina a trabalhar quente, uma borracha de grupo rachada ou uma tela entupida fazem com que todos os cafés saibam ao mesmo tipo de mal.

Quando encontrar um destes casos, três coisas funcionam melhor do que uma segunda amostra:

• Mostre, não explique. Tire uma extração na máquina deles ao lado de uma feita como deve ser. Ninguém discute com duas chávenas em cima do balcão.
• Leve um nome. Um técnico em quem confia, ou o número do distribuidor da máquina. Não está a vender a reparação; está a ser o fornecedor que reparou nisso.
• Meta a reparação no preço do negócio, ou desista. Um cartucho de filtro com a primeira encomenda custa-lhe pouco. Mós novas numa cafetaria que leva 4 kg por semana não se pagam, e uma máquina de espresso em comodato a esse volume ainda menos. O guia dos contratos de comodato de máquina de espresso tem as contas.

O que não funciona é escolher um café mais escuro ou mais tolerante para esconder um problema de água. Esconde-o até ao dia em que a cafetaria provar o seu café noutro sítio.

Deve cobrar as amostras?

Ofereça a entrega pequena e cobre tudo o que se pareça com fornecimento. Os primeiros dois sacos são um custo de venda, e pedir 25 € nessa altura compra-lhe fama de forreta em troca do custo de um quilo. A linha muda assim que começa a entregar: um mês ao balcão a 8 kg por semana são 32 kg e quatro rotas de entrega, ou seja, uma conta que está a servir de graça.

Cobrar resulta quando é apresentado como um compromisso e não como uma taxa, e quando o dinheiro volta:

• Cobre o custo, não o preço. «Os dois sacos são por nossa conta. Se quiser um mês inteiro ao balcão, faço-o ao nosso custo, 10,91 € por quilo, para estarmos os dois dentro disto.»
• Desconte-o na primeira encomenda. A cafetaria não paga nada se assinar. É a versão que quase nunca perde um candidato, porque uma cafetaria que fala a sério não se importa, e uma que não fala a sério diz que não agora em vez de daqui a cinco semanas.
• Cobre o normal e ofereça a primeira entrega. Melhor para uma cafetaria que já está perto. Está a vender desde a primeira semana, o que também é um teste mais limpo de se vão mesmo pagar a horas.
• Não cobre nada, mas limite os quilos. Se preferir não falar de dinheiro de todo, diga quantos quilos o teste cobre. O que passar disso é faturado.

Escolha o que escolher, ponha o valor por escrito antes da primeira entrega. Um teste cujo preço se discute depois é uma discussão sobre uma fatura, que é o pior começo possível. Se vai mesmo faturar, combine as condições à partida como faria para um cliente a sério: veja o modelo de condições de venda grossista.

O teste que se transforma em fornecimento gratuito

O erro mais caro da amostragem é o teste que ninguém acabou. Acontece em silêncio. A segunda semana corre bem, na terceira está ocupado, à sexta a cafetaria encomenda o café do teste como se fosse cliente, e ao quarto mês está a entregar 8 kg por semana a um negócio a quem nunca foi enviado um preço. Pedir dinheiro nessa altura parece-lhes, a eles, um aumento de preço.

A solução é uma frase escrita antes da primeira entrega: o quê, quanto, por quanto tempo, a que preço, e quando é que decidem os dois. Envie-a como uma nota que a cafetaria possa guardar, não como um comentário à porta.

Olá [primeiro nome],

A confirmar o que combinámos, para ninguém ter de andar a lembrar-se.

Teste: [Espresso da casa], 8 kg por semana, entregues à [terça-feira].
Início: [terça-feira, 6 de outubro]. Fim: [terça-feira, 3 de novembro], quatro
entregas.
Preço durante o teste: [o nosso custo, 10,91 €/kg sem IVA], faturado no fim e
descontado por inteiro na vossa primeira encomenda normal, se continuarem
connosco.
Vou calibrar convosco a [6 de outubro] às [09:30] e volto a [14 de outubro].
Sentamo-nos a [3 de novembro] e diz-me que sim ou que não.

Depois de [3 de novembro], o preço é o da nossa tabela, [18,20 €/kg sem IVA].
Seja qual for a resposta, não fica nada mal, e levo de volta o equipamento e os
sacos se for que não.

[Nome], [Torrefação], [telemóvel]

Ponha também a data de fim na sua própria agenda, uma semana antes, para ser você a abrir a conversa. É mais fácil dizer que sim a uma torrefação que aparece no dia combinado e pede uma decisão do que a uma que andou um mês à espera em silêncio.

Amostras para hotéis, restaurantes e escritórios

Numa cafetaria, quem prova o seu café é quase sempre quem o faz. Fora das cafetarias, raramente é, e só esse facto muda a forma de dar a provar. Um diretor-geral prova uma chávena bonita feita por si e assina; seis semanas depois o café está a ser feito pelo pessoal dos pequenos-almoços às 06:30 numa máquina que ninguém calibrou, e a conta perde-se antes de saber que estava em risco. Veja café grossista para restaurantes, hotéis e escritórios para saber como estes compradores diferem, de forma mais geral.

• Dê a provar onde vai ser feito, à hora a que vai ser feito. No serviço de pequenos-almoços, não numa sala de reuniões às duas da tarde. Peça para estar presente num turno da manhã.
• Ponha quem faz o café na sala. Se quem decide é o diretor ou o chefe de cozinha, peça-lhes que tragam quem está à máquina. Se for impossível, faça a prova duas vezes: uma para a decisão, outra para o balcão.
• Restaurantes: prove-o depois da comida. O café no fim de uma refeição vem a seguir à sobremesa e ao vinho, e um etíope lavado e delicado que canta sozinho pode desaparecer depois de um pudim de chocolate. Dê-o a provar como o cliente o vai beber, incluindo com o açúcar que a maioria põe.
• Escritórios e máquinas de grão: mande-o para a máquina. Uma superautomática mói e extrai com as suas próprias regulações e não perdoa um café torrado para um balcão manual. Dê a provar o café na máquina deles, com o sistema de leite deles, e seja honesto se precisar de um perfil de torra diferente do lote que faz para cafetarias.
• Hotéis: pergunte o que se passa nos outros pontos de venda. Buffet de pequeno-almoço, bar e serviço de quartos podem ser três máquinas e três critérios diferentes. Uma amostra por ponto de venda, não uma por hotel.
• Grupos e concursos: descubra quem está no júri. Uma equipa de compras pode provar às cegas contra outras duas torrefações, e os tamanhos das amostras e os papéis vêm especificados. Pergunte que formato querem antes de torrar seja o que for, e pergunte quando acaba o contrato atual.

Os volumes fora das cafetarias são quase sempre mais pequenos, por isso mantenha o custo da amostragem em proporção. Um restaurante que leve 3 kg por semana não justifica um teste de quatro semanas, mas justifica muitas vezes uma manhã do seu tempo em serviço.

Fazer seguimento de uma amostra sem se tornar chato

Telefone, no dia em que disse que telefonava, com uma pergunta concreta sobre o café em vez de um pedido genérico de decisão: «chegou a pôr o espresso no moinho, e como é que calibrou?» É uma pergunta a que um proprietário ocupado responde em vinte segundos, e a resposta diz-lhe se a amostra resultou ou se nunca chegou a ser aberta. A análise da Fresh Cup a um ano do seu programa de encontros grossistas RoasterLink concluiu que as torrefações que deram prioridade ao email ficaram muito atrás das que telefonaram aos contactos com regularidade, e que as que mantiveram vários contactos viram taxas de resposta até 75%. O ritmo completo, dia a dia, está no calendário de seguimento. Pare quando uma cafetaria disser que não com todas as letras; o silêncio quase sempre quer dizer que estão ocupados.

Uma nota de entrega de amostras para copiar

Uma página que vai no saco, com o café e as fichas de receita. Não é uma ficha de venda nem é uma carta: diz a quem abrir o saco o que fazer com ele e quando é que volta.

Para [nome da cafetaria] — da [Sua Torrefação]

No saco
1 kg de [Espresso da casa], torrado a [terça-feira, 22 de setembro]. Melhor a
partir de [29 de setembro]. Ficha de receita dentro do saco:
[18 g dentro, 38 g fora, 28–32 s, 93 °C].
250 g de [Filtro sazonal], torrado a [22 de setembro]. Ficha de receita dentro.

Como dar-lhe uma hipótese justa
Calibre-o numa manhã calma, não a meio da correria. Conte ter de ir [mais fino]
do que no café que usa hoje, para começar. Prove-o com leite antes de decidir —
é isso que os vossos clientes vão beber.

Se ele der luta
Ligue-me ou mande mensagem para [telemóvel] enquanto está à máquina. Prefiro
gastar cinco minutos ao telefone do que ficarem com a ideia de que é ácido.

O que acontece a seguir
Ligo-vos a [quinta-feira, 1 de outubro], à tarde. Se preferirem que eu vá aí
calibrá-lo convosco, digam e levo o café. Demora cerca de vinte minutos.

Os preços, a encomenda mínima, os dias de entrega e as condições de pagamento
estão na folha a seguir a esta. Nada disto obriga a nada.

[Nome], [Torrefação], [telemóvel], [email]

Os valores da receita são um exemplo de como preencher a ficha, não uma recomendação. Use as receitas e as janelas de repouso para que torra cada café.

Perguntas que as torrefações fazem

Que quantidade de café deve uma torrefação dar a uma cafetaria como amostra?

A que chega para calibrar e servir, ou seja, cerca de um quilo do espresso, não um saco de 250 g. Dez a vinte extrações de teste a uma dose de 18 g são 180 a 360 g antes de alguém o ter provado com leite, e uma cafetaria que vende 100 bebidas por dia gasta 1,8 kg numa manhã. Um saco de 250 g chega para provar e não chega para julgar.

Uma torrefação deve cobrar as amostras às cafetarias?

Ofereça a primeira entrega e cobre tudo o que se pareça com fornecimento. Dois sacos e uma visita são um custo de venda. Um mês de serviço a sério a 8 kg por semana são 32 kg, ou seja, uma entrega que está a fazer de graça. Cobre o custo por um teste longo e desconte-o na primeira encomenda, para que a cafetaria não pague nada se assinar.

Quantos cafés deve ter uma prova de chávena para um potencial cliente?

Quatro a seis. Mais do que isso e as últimas taças são provadas por gente com o palato gasto. Inclua o espresso da casa, o café que preenche a falha que detetou na carta deles, e um café que seja simplesmente interessante. Acabe na máquina de espresso, porque uma taça de prova não diz nada a uma cafetaria sobre como o café se comporta num flat white.

Porque é que o meu café sabe pior na cafetaria do que na torrefação?

Quase sempre a água, as mós ou a receita, por esta ordem. Água dura ou muito tamponada achata a acidez e a doçura; mós gastas fazem finos que não deixam uma extração assentar em moagem nenhuma; e uma receita copiada do seu próprio balcão raramente sobrevive a outro moinho. Tire uma extração na máquina deles antes de decidir que o problema é o café.

Quanto tempo deve durar um teste de café grossista?

Duas a quatro semanas, com a data de fim escrita antes de começar. Duas semanas cobrem o repouso do café e um ciclo completo da semana da cafetaria. Quatro semanas valem a pena se houver rotação de pessoal ou se o proprietário quiser ver um número de vendas mensal. Mais do que isso não é um teste, é um fornecimento gratuito que ninguém acabou.

As amostras grátis ganham mesmo clientes grossistas?

As amostras não ganham contas sozinhas; ganha-as a chamada depois da amostra. A análise da Fresh Cup ao primeiro ano do RoasterLink, o seu programa de encontros, concluiu que as torrefações que deram prioridade ao email ficaram muito atrás das que telefonaram aos contactos com regularidade. Um saco deixado num balcão sem ninguém a fazer seguimento é café que ofereceu a uma arrecadação.

Onde entra o Order Book

O Order Book não pontua contactos, mas dá a uma cafetaria um sítio onde existir antes de ser cliente. Crie-a como potencial no mesmo livro que os seus clientes, no dia em que deixa o primeiro saco, e acompanhe-a pelas fases: Contacto, Amostra enviada, A provar, A negociar, Cliente ou Perdido. A amostra é enviada sem custo: entra na lista de recolha e no plano de torra como qualquer encomenda, marcada como Amostra, e fica fora de todos os números. A cafetaria avalia a amostra na conta dela e a resposta chega-lhe diretamente. As visitas, a prova de chávena e o teste ficam registados na ficha dela, com foto se a tirou à porta, e não num caderno dentro da carrinha. Um potencial não conta para o limite do seu plano.

Quando a amostra se transforma em encomenda, a cafetaria entra na conta dela com o email que já tem na ficha — enviamos-lhe uma entrada única por correio, sem palavra-passe — e vê o seu catálogo aos preços que definiu para ela, na língua dela. A primeira encomenda a sério que não é amostra torna-a cliente sozinha. Isso poupa o email com a tabela de preços e o telefonema, que é o ponto em que muitos testes perdem o embalo. Se cobrar um teste, o pagamento fica registado na conta com o saldo à vista; a fatura continua a sair do seu próprio programa de faturação.

Comece grátis durante 30 dias, sem cartão, ou veja quanto custa.