Private-Label-Kaffee für Cafés

Kurze Antwort. Sag Ja, wenn die Menge echt ist und der Preis auf oder über deinem normalen Großhandelspreis liegt, nie darunter. Private Label kostet dich pro Kilo mehr als deine eigene Tüte: kleinere Chargen, eine eigene Lagerposition, fremde Verpackung zum Lagern und ein Wechsel am Rösttag. Berechne die Einrichtung — Mischungsentwicklung, Musterröstungen, Gestaltung, Druckauflage — dem Café vorab, oder hol sie über eine schriftliche Mindestmenge über eine feste Laufzeit herein. Bevor irgendetwas gedruckt wird, vereinbart, wer auf dem Etikett als Lebensmittelunternehmer steht, wem das Rezept gehört, wem die Gestaltung gehört, und was mit übrigen Tüten passiert.

Was Private Label und White Label wirklich heißen

Private-Label-Kaffee ist Kaffee, den du röstest und der unter einem fremden Namen verkauft wird. Die Gäste des Cafés sehen die Marke des Cafés; dein Name steht auf der Rechnung und meist klein hinten auf der Tüte. White Label meint dasselbe, und im Kaffee werden beide Wörter gleichbedeutend benutzt. Auch Fresh Cups Vermittlungsdienst RoasterLink trennt sie nicht: In der Anmeldung wird gefragt, ob Käufer „Private / white labeling services“ suchen.

Zwei Nachbarn lohnen die Unterscheidung, denn Cafés benutzen alle drei Wörter locker:

Co-Branding

Beide Namen auf der Tüte. Das Café bekommt ein eigenes Etikett, und du bleibst mit deinem Namen vor dem Gast. Es ist die am leichtesten zu vereinbarende Version und die, die die meisten Röstereien zuerst anbieten sollten.

Lohn- oder Auftragsrösten

Das Café oder die Marke besitzt den Rohkaffee und bezahlt dich fürs Rösten und Verpacken. Du verkaufst Maschinenzeit und Arbeit, keinen Kaffee, und das Einkaufsrisiko und der Bestand liegen bei ihnen. Die Wirtschaftlichkeit ist völlig anders als beim Private Label, und der Vertrag ist es auch.

Die Nachfrage wächst, zumindest in dem Markt, den Fresh Cup misst. Im August 2026 berichtete Fresh Cup, dass 41 % der Kaffeebetriebe, die sich 2026 bisher bei RoasterLink für eine Vermittlung angemeldet haben, Private oder White Labelling wollten, nach 36 % im Jahr 2025. Wenn du dieses Gespräch dieses Jahr zweimal geführt hast, führst du es wieder.

Die drei Formen eines Private-Label-Geschäfts

In einer E-Mail sehen sie ähnlich aus und sind drei verschiedene Mengen Arbeit. Finde heraus, um welche es geht, bevor du irgendetwas anbietest.

1. Deine Mischung, der Name des Cafés

Dein bestehender Haus-Espresso, in der Tüte des Cafés verpackt. Keine Entwicklungsarbeit, kein neues Rezept, kein zusätzlicher Rohkaffee. Die Kosten sind Verpackung, ein Wechsel und eine zweite Lagerposition. Das ist die Version, in die du die meisten Anfragen lenken solltest.

2. Eine für das Café entwickelte Mischung

Du cuppst, baust ein Rezept nach ihrem Briefing, schickst Muster, justierst nach, und am Ende steht ein Kaffee, den es für einen einzigen Kunden gibt. Echte Entwicklungszeit, Musterröstungen, die getrunken und nicht verkauft werden, und Rohkaffee, den du nun teilweise für einen Kunden kaufst. Das muss jemand bezahlen, bevor die erste Lieferung rausgeht.

3. Ein eigenes Produkt

Eigene Verpackung, eigenes Etikett, eigene Artikelnummer, womöglich ihr Name als Unternehmer auf dem Etikett und ihr eigenes Verkaufsregal. Das ist eine kleine Fertigungsbeziehung, keine Großhandelsbestellung, und sie braucht einen Vertrag, der das auch sagt.

Warum eine Rösterei Ja sagt

• Eine Mengenzusage, die du aufschreiben kannst. Das Café will etwas von dir, und das ist der eine Moment, in dem du dafür berechtigterweise eine Mindestjahresmenge und eine Laufzeit verlangen kannst. Verlang es dann oder gar nicht.
• Der Kunde ist schwerer zu bewegen. Nicht wegen des Etiketts — das ist tragbar — sondern weil Rezept, Muster und Gestaltung gemeinsam vereinbart wurden und das Café all das woanders neu machen müsste.
• Es hält ein Café, das sonst eine Röstmaschine kaufen würde. Ein Café, das seinen eigenen Namen auf seinem eigenen Kaffee will, ist oft ein Jahr davon entfernt, Angebote für eine Ladenröstmaschine einzuholen. Private Label gibt ihm die Marke ohne die Maschine. Wenn du in diesem Gespräch steckst, lies sollte ein Café selbst rösten und nimm die Break-even-Zahlen daraus.
• Manche Käufer zeigen deinen Namen ohnehin nie. Eine Hotelgruppe, ein Büro-Caterer oder eine Lebensmittelmarke setzt kein Rösterei-Logo in ihren Frühstücksraum. Deine Wahl ist dort Private Label oder kein Kunde, nicht Private Label oder eine Markentüte. Siehe Kaffee für Restaurants, Hotels und Büros.
• Es füllt einen ruhigen Rösttag. Wenn du Maschinenstunden hast, die leer stehen, ist eine planbare monatliche Private-Label-Charge etwas Vernünftiges, das hineinpasst.

Warum eine Rösterei Nein sagt

• Dein Name verschwindet aus dem Regal. Jede Private-Label-Tüte ist eine Tüte, die dich niemandem vorstellt. Im selben Fresh-Cup-Artikel argumentiert Russ Prefontaine von Fratello Coffee Roasters andersherum, an die Cafés gerichtet: Die Marke einer bekannten Rösterei zu zeigen statt eines Private Labels kann den Regalpreis selbst rechtfertigen, weil sie auf Handwerk, Einkauf und Können dahinter zeigt. Dieses Argument gehört auch dir.
• Das Etikett ist tragbar und du bist es nicht. Dem Café gehört die Marke auf der Tüte. Es kann dieselbe Gestaltung zu einer günstigeren Rösterei tragen, und seinen Gästen fällt nichts auf. Was den Kunden hält, sind nur der Vertrag und der Kaffee.
• Kleine Auflagen fressen Produktionszeit. Ein eigenes Rezept heißt eigenes Mischen, ein Wechsel, ein gereinigter Bohnenbehälter, eigene Etiketten und ein eigener Platz im Regal. Auf einer 12-kg-Maschine bestellt ein Café mit 2 kg die Woche rund 8 kg im Monat: weniger als eine Charge, bei gleichem Aufwand wie für eine volle.
• Die Preiserwartung läuft oft verkehrt herum. Fresh Cups Bilanz des ersten Jahres der Großhandelsvermittlung bei RoasterLink vom Februar 2025 beschreibt Käufer mit Erwartungen, die den Kontakt mit einer Preisliste nicht überleben: Einer wollte Private Label für 9 $ pro Pfund, also rund 20 $ pro Kilo, von einer Rösterei, die für Kaffees mit über 90 Punkten bekannt ist, und ein frisch eröffneter Betrieb in einer ruhigen Straße erwartete, 300 Pfund, rund 136 kg, Kaffee pro Woche zu verkaufen. Mehr Arbeit für weniger Geld, gegen eine Menge, die nicht kommen wird — das ist das Geschäft, das dir am häufigsten angeboten wird.
• Dein Geld steckt in fremden Tüten. Zahlst du die Druckauflage, hast du mehrere Jahre Verpackung gekauft, die für jeden anderen Kunden wertlos ist.

Was es kosten sollte

Bepreis ein Private-Label-Kilo wie jedes Kilo: aus deinen eigenen Kosten pro Röstkilo, mit den Zusatzkosten, die Private Label tatsächlich verursacht, und dann mit der Marge, die du brauchst. Die vier Zusatzkosten sind Verpackung, Handling, die eigene Lagerposition und die Einrichtung.

Der Preis pro Kilo

Das Beispiel unten nimmt dieselben Eingaben wie der Großhandelspreis-Rechner für Kaffee: Rohkaffee zu 8,00 € pro Kilo, 15 % Röstverlust, 0,60 € Verpackung, 1,20 € Arbeit und Energie, 1,50 € Lieferung und 0,80 € Gemeinkosten, bei 40 % Rohmarge. Ersetz jede Zahl durch deine eigene, bevor du jemandem ein Angebot machst.

Die Verpackung steigt, weil eine kurze Druckauflage der eigenen Tüte des Cafés pro Stück mehr kostet als deine Standardtüte. Die Arbeit steigt um den Wechsel, die eigene Mischung und das zusätzliche Kommissionieren. Keine der beiden Zeilen fällt, weil das Café freundlich gefragt hat.

Das sind 1,83 € pro Kilo mehr als derselbe Kaffee in deiner eigenen Tüte, rund 8 %. Diese Zahl solltest du im Kopf haben, wenn das Café mit „und billiger wäre es natürlich, es ist ja unsere Marke“ anfängt. Es ist nicht billiger. Es ist dein Kaffee, plus Arbeit.

Eine einfachere Variante derselben Idee ist im US-Markt verbreitet: Fresh Cup beschreibt eine Pauschale pro abgepackter Tüte, rund 1 bis 2 $, die Arbeit und Verpackung abdeckt. In Euro sind ein oder zwei Euro pro Tüte auf deinen Listenpreis eine vertretbare Art, Form 1 anzubieten — deine Mischung in ihrer Tüte — ohne deine Kalkulation zu öffnen.

Die Einrichtung, und wer sie zahlt

Bevor eine einzige verkaufsfähige Tüte existiert, hat jemand Geld ausgegeben. Ein Beispiel für eine nach dem Briefing eines Cafés entwickelte Mischung:

Die 700 € sind die Zeile, die Private-Label-Geschäfte still ruiniert, denn sie wird meist geschluckt statt berechnet. Sieh dir an, was passiert, wenn du sie schluckst und über den Preis hereinholst. Ein Café mit 6 kg die Woche nimmt 312 kg im Jahr:

Einrichtung ÷ Kilos = Aufschlag pro Kilo. Preis = (Kosten pro Kilo + Einrichtung pro Kilo) ÷ (1 − Marge).

Die Einrichtung vorab zu berechnen ist für beide Seiten einfacher und außerdem eine Probe. Ein Café, das keine 700 € zahlen will, um seine eigene Kaffeemarke zu starten, ist ein Café, das die beschriebene Menge nie bestellt hätte — und du hast das für den Preis eines Gesprächs herausgefunden statt für ein Jahr kleiner Chargen.

Mindestauflagen

Zwei Dinge setzen das Minimum, und keines davon lässt sich mit gutem Willen verhandeln. Die Druckauflage: 1.000 Ein-Kilo-Tüten sind mehr als drei Jahre Vorrat für ein Café mit 6 kg die Woche und fast zehn Jahre für eines mit 2 kg. Fresh Cup merkt an, dass Red Rooster Coffee 150 bis 500 Tüten auf einmal drucken ließ, damit neue Kunden klein anfangen können — das ist der richtige Instinkt: Kurze Digitaldruckauflagen kosten pro Tüte mehr und insgesamt weit weniger, und sie lassen ein Café herausfinden, ob es das wirklich wollte.

Und deine Chargengröße. Ist das Private Label eine eigene Mischung, braucht es eigene Chargen; setz eine Mindestbestellmenge von mindestens einer vollen Charge und schreib sie auf. Ein nützliches Zahlenpaar für die Vereinbarung ist ein Minimum pro Bestellung und ein Minimum über zwölf Monate, zum Jahrestag überprüft.

Wessen Name auf dem Etikett steht, und was darauf muss

Das ist der Teil, den Röstereien überspringen und dann nach dem Druck entdecken. In der EU ist der auf dem Etikett genannte Lebensmittelunternehmer für die Lebensmittelinformationen darauf verantwortlich. Wer das ist, trägt die damit verbundenen Pflichten; entscheide es also bewusst und schreib es in die Vereinbarung, bevor die Gestaltung in den Druck geht.

Eine Tüte, die das Café an seine eigenen Gäste weiterverkauft, ist eine Lebensmittel-Fertigpackung und trägt den vollen Satz Pflichtangaben, was für eine Tüte Röstkaffee in der Regel heißt:

• Die Bezeichnung des Lebensmittels — was es ist, nicht nur der Markenname auf der Vorderseite.
• Die Nettofüllmenge.
• Ein Mindesthaltbarkeitsdatum.
• Aufbewahrungs- oder Verwendungsbedingungen, wo sie eine Rolle spielen.
• Name und Anschrift des Lebensmittelunternehmers.
• Eine Los- oder Chargenkennzeichnung.

Kaffee, den das Café nur selbst brüht und nie weiterverkauft, ist ein anderer Fall: Ein Teil der Pflichtangaben darf auf den Lieferpapieren stehen statt auf der Packung, wobei die Umverpackung weiterhin das Lebensmittel, seine Nettofüllmenge und den Unternehmer nennen muss. Zwei praktische Folgen. Erstens: Ein Café, das dein Private Label zunächst nur brüht und später eine Tüte ins Verkaufsregal stellt, hat geändert, was das Etikett braucht — und das sollte jemandem auffallen, bevor es einem Gast auffällt. Zweitens: Allergen- und Zutatenregeln gelten für alles, was du einmischst, ein aromatisiertes Produkt oder eines mit Zutaten ist also ein größerer Schritt, als es klingt.

Die Lösung mit dem wenigsten Streit ist die Marke des Cafés auf der Vorderseite und dein Firmenname mit Anschrift auf der Rückseite als Unternehmer, denn du bist derjenige, der Röstdatum, Los und Rückverfolgbarkeit dahinter kennt. Besteht das Café darauf, selbst genannt zu werden, ist das sein Recht und seine Verantwortung — und es muss eine Frage zu einem Los tatsächlich beantworten können. So oder so: Führ auf jeder Charge, die du für sie packst, deine eigene Losnummerierung und heb Rückstellmuster auf, damit sich jede Tüte auf eine Röstung zurückführen lässt.

Das ist eine allgemeine Beschreibung, keine Rechtsberatung, und nationale Regeln kommen zu den EU-Regeln hinzu. Frag vor der ersten Druckauflage bei deiner nationalen Lebensmittelbehörde nach, und bei der Behörde des Landes, in dem der Kaffee verkauft wird, wenn das ein anderes ist.

Was der Vertrag sagen muss

Private Label ist die eine Großhandelsvereinbarung, die wirklich Papier braucht. Alles unten hat irgendwo eine Rösterei Geld gekostet, weil es angenommen statt aufgeschrieben wurde. Stell es neben deine üblichen AGB für den Großhandel, die weiterhin Zahlung, Lieferung und Eigentumsvorbehalt abdecken.

Mindestmenge und Laufzeit

Ein Minimum pro Bestellung, ein Minimum über zwölf Monate, und wie lange die Vereinbarung läuft. Sag, was passiert, wenn das Café darunter bleibt: Der Preis steigt auf deinen Listenpreis, oder die Vereinbarung endet, oder der Rest der Einrichtungskosten wird fällig.

Wem das Rezept gehört

Im Standard bleibt das Rezept deins, und das Café hat das Recht, es bei dir zu kaufen. Hat das Café die Entwicklung gesondert bezahlt, sag, was es gekauft hat — meist das ausschließliche Recht, diesen Kaffee während der Laufzeit unter seiner Marke zu verkaufen, nicht die Bestandteilsliste zum Mitnehmen.

Wem die Gestaltung gehört

Normalerweise dem Café oder seinem Grafiker. Hol dir die schriftliche Erlaubnis, die Dateien für den Druck zu halten und zu nutzen, und das Produkt in eigenen Fotos zu zeigen, wenn dir das wichtig ist.

Exklusivität, in beide Richtungen

Darfst du dieselbe Mischung unter deinem eigenen Namen oder an ein anderes Café verkaufen? Darf das Café dasselbe Rezept von jemand anderem rösten lassen? Das sind zwei verschiedene Fragen, und beide brauchen eine Antwort. Wenn du Exklusivität auf eine Mischung gibst, bepreis sie und leg eine Mindestmenge darunter.

Übrige gedruckte Tüten

Wem der Bestand gehört, wer ihn lagert, wie viel du davon hältst, und was bei Kündigung passiert. Die saubere Version: Das Café kauft die Auflage, du lagerst eine vereinbarte Menge, und bei Beendigung zahlt und holt es den Rest binnen einer festgelegten Frist ab.

Kündigungsfrist

Wie viel Vorlauf jede Seite gibt, und ob das Café mitten in einer Druckauflage aussteigen kann, die es dich bestellen ließ.

Preisüberprüfung

Ein genannter Überprüfungstermin und eine Ankündigungsfrist, wie beim Rest deines Buchs. Der Rohkaffee bewegt sich, und ein für immer festgeschriebener Private-Label-Preis ist ein Private-Label-Preis, der zum Verlust wird. Siehe wie du Großhandelspreise erhöhst, ohne Cafés zu verlieren.

Verantwortung für die Kennzeichnung

Wer als Lebensmittelunternehmer genannt wird, wer die Gestaltung vor dem Druck freigibt, und wer haftet, wenn ein Etikett falsch ist. Das ist die Klausel, um die es im vorigen Abschnitt geht.

Qualität und Rückruf

Wie eine Beschwerde behandelt wird, wer mit dem Gast des Cafés spricht, und was passiert, wenn eine Charge zurückgenommen werden muss. Selten, und teuer, wenn niemand darüber nachgedacht hat.

Was du fragst, bevor du anbietest

Bepreis nichts bei der ersten E-Mail. Stell diese Fragen und mach dann ein Angebot. Die meisten Private-Label-Anfragen beantworten sich bei Frage eins von selbst oder werden bei Frage vier zu etwas Kleinerem und Besserem.

Und dann bepreis es offen. Zeig dem Café den Kilo-Vergleich von oben: ihre Tüte, deine Tüte, und der Unterschied. Ein Café, das versteht, wohin 1,83 € pro Kilo gehen, akzeptiert das meistens. Ein Café, das sich die Rechnung nicht ansehen will, sagt dir, wie der Kunde sein wird.

Wie du Nein sagst, und was du stattdessen anbietest

Sag klar und sofort Nein, mit einem Grund und einer Alternative im selben Atemzug. „Private Label machen wir nicht unter 300 kg im Jahr, weil allein die Druckauflage bei eurer Menge drei Jahre Vorrat wäre. Ich würde stattdessen Folgendes vorschlagen.“ An einer Zahl nimmt niemand Anstoß.

Drei Alternativen, die dem Café fast alles geben, was es eigentlich will — nämlich so auszusehen, als hätte es seinen eigenen Kaffee:

• Dein Kaffee, ihre Rezeptkarte. Eine Karte an der Bar im eigenen Design des Cafés, mit dem Namen des Kaffees, der Dosis, dem Auslauf und der Zeit. Das ist es, was Gast und neuer Barista wirklich lesen, es kostet in der Druckerei sehr wenig, und es gehört ihnen. Eine Vorlage für eine Rezeptkarte steht unter ein neues Café einrichten.
• Eine für sie entwickelte Hausmischung, unter deinem Namen verkauft. Sie bekommen „unser Haus-Espresso, für uns gemischt von [Rösterei]“, was die meisten Gäste ohnehin als Eigentum lesen. Du behältst das Etikett, das Rezept und die Möglichkeit, es woanders zu verkaufen, wenn sie gehen. Auf diesem Kompromiss sollten die meisten Private-Label-Gespräche landen.
• Ein Gastplatz mit ihrem Namen auf der Tafel. Ein wechselnder Kaffee, den sie aussuchen, als ihre Auswahl präsentiert. Das kratzt denselben Juckreiz und hält die zweite Mühle bei dir. Siehe ein Gastkaffee-Programm führen.

Und wenn der Grund für die Anfrage der Preis ist und nicht die Marke, kümmer dich darum stattdessen. Eine Mengenstaffel, eine längere Preisgarantie oder ein einfacherer Liefertag ist einem Café meist mehr wert als sein Logo und kostet dich weit weniger als eine Private-Label-Linie.

Fragen, die Röstereien stellen

Was ist Private-Label-Kaffee?

Private-Label-Kaffee ist Kaffee, den ein Betrieb röstet und der unter dem Namen eines anderen Betriebs verkauft wird. Ein Café kauft den Kaffee, setzt seine eigene Marke auf die Tüte, und seine Gäste sehen das Café als Quelle. Im Kaffee werden Private Label und White Label für dasselbe benutzt, und beide sind etwas anderes als Lohnrösten, bei dem das Café den Rohkaffee besitzt und dich nur fürs Rösten bezahlt.

Sollte Private-Label-Kaffee mehr oder weniger kosten als normaler Großhandel?

Mehr, in fast jedem Fall. Eine Private-Label-Linie bedeutet kleinere Chargen, eine eigene Lagerposition, einen Wechsel am Rösttag und fremde Verpackung, die gelagert und angefasst werden muss — und nichts davon wird billiger, weil das Café darum gebeten hat. Bepreis sie aus deinen eigenen Kosten pro Röstkilo mit diesen Zusatzkosten drin und setz dann die Marge. Kommt dabei etwas unter deinem Listenpreis heraus, hast du dich verrechnet oder du subventionierst den Kunden.

Was ist eine sinnvolle Mindestbestellmenge für Private-Label-Kaffee?

Die Druckauflage und deine Chargengröße entscheiden das. Eine Auflage von 1.000 Ein-Kilo-Tüten sind mehr als drei Jahre Vorrat für ein Café, das 6 kg die Woche braucht, und ein Café mit 2 kg die Woche bestellt in einem Monat keine volle Charge einer eigenen Mischung. Ein Minimum von einer vollen Charge pro Bestellung und eine schriftlich vereinbarte Jahresmenge, jährlich überprüft, halten beide Probleme aus deinem Röstplan.

Wem gehört das Mischungsrezept bei einer Private-Label-Vereinbarung?

Wem die Vereinbarung es zuspricht — genau darum muss sie es sagen. Der Standard, für den es sich zu streiten lohnt: Das Rezept bleibt deins, und das Café hat das Recht, es bei dir zu kaufen, nicht das Recht, die Bestandteilsliste zu einer anderen Rösterei zu tragen. Hat das Café die Entwicklungsarbeit voll bezahlt, wird es berechtigterweise mehr erwarten; bepreis die Entwicklung also im Wissen, was du damit hergibst.

Wessen Name steht in der EU auf einer Private-Label-Kaffeetüte?

Der auf dem Etikett genannte Lebensmittelunternehmer ist für die Angaben darauf verantwortlich; das ist also eine Entscheidung, keine Formalie. Vereinbart schriftlich, wer dieser Unternehmer ist, bevor die Tüten gedruckt werden, und prüf die Regeln, die dort gelten, wo der Kaffee verkauft wird, denn nationale Vorgaben kommen zu den EU-Regeln hinzu. Eine verbreitete Lösung ist die Marke des Cafés auf der Vorderseite und Name und Anschrift der Rösterei als Unternehmer auf der Rückseite.

Was passiert mit den gedruckten Tüten, wenn das Café geht?

Schreib es auf, bevor die Auflage bestellt wird. Die übliche Antwort ist, dass das Café die Tüten gekauft hat, also zahlt und holt es bei Kündigung ab, was übrig ist — und du lagerst nicht ein Jahr nach der letzten Bestellung vierhundert Tüten mit fremdem Logo. Hast du die Auflage selbst bezahlt, schreib eine Mindestmenge in die Vereinbarung, die groß genug ist, sie zu decken.

Wo Order Book hineinpasst

Ein Private-Label-Kaffee ist ein Produkt im Katalog eines einzigen Cafés und sonst nirgends. In Order Book hat jeder Kunde seinen eigenen Katalog und seine eigenen Preise, das Café sieht seinen eigenen Kaffee also unter seinem eigenen Namen zu dem Preis, den ihr vereinbart habt, und kein anderer Kunde sieht ihn überhaupt. Mengenstaffeln und der Bestellschluss funktionieren auf dieser Zeile genau wie auf jeder anderen, das Café bestellt seine eigene Mischung also mit allem anderen und kann sie vor dem Bestellschluss selbst ändern. Eine geplante Preisänderung lässt sich für dieses eine Produkt und diesen einen Kunden schreiben, dem Café zu seinen Preisen ankündigen und zum Stichtag anwenden.

Order Book druckt keine Tüten und bestellt keine Verpackung. Was es tut: dafür sorgen, dass die Private-Label-Zeile einmal bepreist ist, für ein Café sichtbar ist und mit allem anderen, was du an dem Tag röstest, auf dem Röstplan steht.

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