Glosario del café mayorista

Respuesta corta. El vocabulario del café mayorista se reparte en seis grupos: las cuentas a las que vendes, cómo se hacen los pedidos, cómo funciona el dinero, el café y el tueste, los equipos que cedes, y el papeleo europeo que hay debajo. Cuatro términos causan casi toda la confusión. La merma no es desperdicio. El precio C no es lo que pagas. El pago a 30 días cuenta desde la fecha que nombren tus condiciones. Y una fecha de consumo preferente no es una fecha de tueste.

Cuentas y venta

Las palabras de la relación en sí, y del estado en que se encuentra.

Cuenta mayorista

Una empresa que te compra café para revenderlo o para servirlo, a precios profesionales y normalmente a crédito. Es una cuenta y no un cliente porque se repite: el mismo café, los mismos orígenes, casi todas las semanas, en unas condiciones que acordasteis una vez.

Café de la casa

El espresso o el filtro que una cafetería sirve por defecto, todo el día, todos los días. Es la mayor parte del volumen de la cuenta y el café del que va de verdad una subida de precio, así que es el que mantienes estable y el que nunca se te agota.

Café invitado

Un segundo café que rota: un origen único, otro proceso, a veces de otra tostadora. Mantiene la carta interesante sin tocar el café de la casa. Mira cómo funciona un programa de café invitado.

Multitostador

Una cafetería que compra a más de una tostadora a la vez, normalmente un café de la casa y varios invitados que rotan. No es deslealtad; es un formato. Averigua antes de presupuestar si te piden ser la casa o el invitado, porque el volumen cambia en un orden de magnitud.

Entrega de muestras

Dejar uno o dos cafés en una cafetería para que los prueben, etiquetados con la fecha de tueste y una ficha de receta. Lo importante no es el café, es tener un motivo para volver un día concreto.

Dosier de venta

Un documento de una página para una cafetería que aún no te ha comprado: los cafés, los precios por kilo sin IVA, el pedido mínimo, los días de entrega, el plazo de pago y el móvil de una persona. Mira cómo consiguen cuentas las tostadoras.

Tarifa, o lista de precios

El documento desde el que pide una cafetería: una línea por café y formato, precios sin IVA, un precio por kilo para poder comparar formatos, y las condiciones debajo. Una plantilla de tarifa es la forma más rápida de ver qué va en ella.

Solicitud de alta

El formulario que rellena una cafetería nueva antes de poder comprar a crédito: nombre comercial, número de IVA, dirección de entrega, quién pide, quién paga, y la aceptación de tus condiciones. Es también donde decides el límite de crédito.

Puesta en marcha

Las primeras semanas de una cuenta: instalar o calibrar, acordar el nivel de reposición y el día de pedido, fijar la receta, y las dos o tres primeras entregas. Casi todas las cuentas que fracasan, fracasan aquí y no un año después. Mira el alta de un nuevo café mayorista.

Deriva

Una cuenta que se ralentiza contra su propio ritmo en lugar de parar. Se mide como el tiempo desde su último pedido dividido entre su intervalo habitual: pasado 1,5 se está ralentizando, pasado 2,5 está derivando. Una cesta que baja por debajo del 70 % de su tamaño habitual dice lo mismo. Mira las cuentas que se apagan.

Fuga de cuentas

Las cuentas perdidas en un periodo, como porcentaje de las que tenías. La deriva es el aviso; la fuga es el recuento posterior. Un cierre por agosto o una reforma se ven exactamente igual que una fuga en los números y no lo son, y por eso vale la pena separarlas a mano.

Concentración de la cartera

Cuánto de tu volumen mayorista está en tus pocas cuentas más grandes. Si perder una cafetería cambiaría lo que puedes pagarte, la cartera está concentrada, por muy bien que se vea el total. Mira cuántas cuentas necesita una tostadora.

Pedidos

La mecánica de llevar el café desde un plan de tueste hasta la estantería de una cafetería.

Pedido fijo

Un pedido repetido que la cafetería ha aceptado de antemano — los mismos cafés, las mismas cantidades, cada semana o cada quince días — y que se coloca solo salvo que ella lo cambie, lo salte o lo pause. Quita la persecución semanal y hace previsible el plan de tueste. Solo funciona si la cafetería puede editarlo ella misma; si no, se convierte en café que nadie pidió.

Hora límite de pedido

La hora a partir de la cual un pedido pasa al tueste siguiente en lugar de a este. Ponla un día laborable completo antes de cada día de tueste, escríbela en la tarifa, y dale a las cafeterías un nivel de reposición lo bastante grande como para que fallarla sea una molestia y no una tolva vacía. Mira la hora límite y los plazos de entrega.

Plazo de entrega

Cuánto tarda en llegar el café después de la hora límite. La cafetería solo experimenta el total — esperar a la hora límite, luego el plazo, luego el reposo — así que ese total es el número que hay que decir en voz alta, y del que se queja una cafetería cuando dice que tu plazo es largo.

Nivel de reposición

La cantidad de cada café que una cafetería quiere tener en la estantería cuando llega su pedido: lo suficiente para cubrir el hueco entre entregas más la ventana de reposo más una semana mala. Acordar el nivel de reposición durante la puesta en marcha evita casi todos los pedidos urgentes.

Pedido urgente

Un pedido hecho después de la hora límite que la cafetería necesita antes de la siguiente entrega prevista. Cada uno cuesta una tanda no planificada, y esa tanda se lleva café que estaba reposando para el viernes de otro, así que la corrección se arrastra durante la semana siguiente.

Pedido mínimo

El pedido más pequeño que entregas, en kilos o en euros sin IVA, por entrega. Las tostadoras suelen decir algo como 5 kg o 90 € sin IVA; no hay un estándar. Di si una cafetería por debajo puede recoger de todos modos en la tostadora.

Línea de pedido

Un café, un formato, una cantidad. Un pedido es un conjunto de líneas; la línea es lo que se prepara, se cobra, se sustituye o queda pendiente, así que las discusiones son casi siempre sobre una línea y no sobre el pedido.

Lista de preparación

Lo que alguien se lleva a la sala de envasado: todas las líneas de todos los pedidos de una ruta de reparto, agrupadas para que una bolsa se coja una vez en vez de ir a por ella cinco.

Albarán

El documento que viaja con el café diciendo qué hay en la caja, línea por línea, normalmente sin precios. Es lo que comprueba la cafetería en la puerta, y lo que señalas cuando alguien discute una factura tres semanas después.

Hoja de ruta

La lista del repartidor para un día de entrega: las paradas en orden, qué recibe cada una, y lo que hay que recoger o decir. En una buena hoja de ruta, la avería del equipo y el recibo impagado están en la misma línea que la dirección.

Pendiente de servir

Una línea que no pudiste servir y que se deja abierta para enviarla cuando haya café, en vez de anularla. Las líneas pendientes que nunca se cierran son la forma en que una cafetería acaba convencida de que le debes 4 kg que ya le has entregado.

Sustitución

Enviar un café distinto en lugar de uno que se agotó. Necesita el visto bueno de la cafetería antes de salir, no una nota dentro de la caja, porque el jefe de barra tiene una receta calibrada para el café que pidió.

Precios y dinero

El vocabulario de la tarifa y del extracto de cuenta.

Precio por kilo sin IVA

El precio profesional de un kilo de café tostado sin IVA. Los compradores profesionales se deducen el IVA y comparan precios netos, así que una tarifa mayorista que mezcla netos y brutos te gana una llamada de teléfono. Mostrar el precio por kilo en todos los formatos evita que una bolsa de 250 g parezca barata al lado de un kilo.

Escalón por volumen

Un precio más bajo a partir de una cantidad concreta, por ejemplo desde 10 kg por entrega. Con un escalón suele bastar. Con más de dos, ninguna cafetería puede predecir lo que va a pagar, y eso es peor para ti que el descuento.

Coste más margen

Poner precio desde lo que te costó el café de verdad y no desde lo que cobra la tostadora de al lado: verde por kilo tostado, envasado, mano de obra, y luego el margen que decidiste. La calculadora de precio mayorista hace las cuentas.

Margen bruto

La parte del precio de venta que queda después del coste de la mercancía. Una bolsa que cuesta 10,91 € y se vende a 18,20 € sin IVA deja 7,29 €, que es un margen bruto del 40 %. El margen en porcentaje y el margen en euros por kilo son decisiones distintas, y cuál de los dos defiendes cuando sube el verde es toda la discusión de una subida de precios.

Coste de las ventas

El verde, el envasado y la mano de obra que van dentro de la bolsa. Los gastos generales, como el alquiler, la furgoneta y tu propio sueldo, van por debajo, y por eso pueden convivir un margen bruto sano y ningún beneficio.

Pago a 7, a 14, a 30 días

El plazo de pago: la factura vence íntegra esos días después, sin descuento por pagar antes. La fecha desde la que cuenta es la que nombren tus condiciones, normalmente la de factura, lo que significa que facturar a fin de mes le da en silencio cerca de 60 días a la primera entrega del mes. Entre empresas, la Directiva europea de morosidad limita en general los plazos acordados a 60 días.

Interés legal de demora

El interés al que tienes derecho sobre una factura entre empresas pagada tarde, sin tener que pedirlo, según esa misma directiva: el tipo de referencia más al menos ocho puntos porcentuales, y al menos 40 € por factura impagada para los costes de cobro. Casi ninguna tostadora lo reclama. Su valor está en que la cafetería sabe que la cláusula existe, y te paga antes que al proveedor cuyas condiciones no dicen nada. Mira los cafés que pagan tarde.

Límite de crédito

Lo máximo que una cuenta puede deberte a la vez antes de que el siguiente pedido espere a un pago. Fíjalo en el alta, por escrito, en torno a un mes de los pedidos que esperas de esa cafetería, y aplícalo en el pedido y no en el extracto.

Pago por adelantado

Pagar antes de que el café se tueste o salga. Es normal con una cuenta recién abierta, con una cafetería sin historial, o con una que vuelve después de una mala racha. No es un insulto si es tu política escrita para los primeros pedidos y no un juicio sobre una cafetería en concreto.

Indexación

Una cláusula que ata tus precios a un índice publicado o al precio del verde, para que se muevan sin negociar cada vez. Corta por los dos lados: si indexas al alza, te has comprometido a indexar a la baja, y la cafetería verá todos los movimientos. A casi todas las tostadoras pequeñas les va mejor con un simple preaviso de 30 días.

Café y producción

Las palabras que vienen del obrador y acaban en una factura.

Verde

Café sin tostar, comprado por kilo, puesto en destino. Puesto en destino significa que el precio incluye el flete y los costes de importación, que es la única versión del número con la que merece la pena calcular precios.

Precio C

El precio de una libra de arábica lavado que cotiza en el mercado de futuros ICE de Nueva York, en centavos de dólar. Es la referencia contra la que cotiza el sector, no un precio que pague nadie. Para convertirlo: divide entre 100, divide entre 0,4536, y luego divide entre el cambio euro-dólar para tener euros por kilo. Mira los precios del café verde en euros por kilo.

Diferencial

Lo que se suma o se resta al precio C por un lote concreto, según su origen, su calidad y su certificación. Tu factura es el precio C más el diferencial más el flete, los costes de importación, el almacenaje y el margen del importador, y por eso el verde siempre es más caro que el número del titular.

FOB

Free on board: el precio del café cargado en el puerto de origen, antes del flete marítimo y de todo lo que viene después. Es la cifra que aparece en los informes de transparencia porque es el último precio que ve el país productor, y no es lo que te cuesta el café.

Merma, o merma de tueste

El peso que pierde una tanda entre el verde que entra y el tostado que sale, como porcentaje del peso del verde: 12 kg dentro, 10,2 kg fuera, un 15 %. Sobre todo agua, más materia seca quemada en forma de gas y la cascarilla. No es desperdicio: el desperdicio es café que se tostó y nunca se vendió. Los tostadores suelen dar entre un 12 y un 18 %. Divide entre (1 − merma), nunca sumes el porcentaje. Mira la calculadora de merma de tueste.

Tanda

Una carga que pasa por el tostador. Es la unidad con la que se construye un plan de tueste, así que un pedido de 7 kg de un café que se tuesta en tandas de 10 kg cuesta el mismo tiempo de bombo que uno de 10 kg.

Capacidad del bombo

El peso de verde para el que está homologado un tostador por tanda. Casi todas las tostadoras trabajan por debajo de esa cifra y no en ella, porque un bombo lleno al máximo recupera el calor despacio. Tu capacidad real son las tandas por día por el peso que cargas de verdad, no el número que pone la máquina.

Desarrollo

La parte del tueste posterior al primer crack y anterior a la descarga. Se expresa a menudo como ratio de desarrollo: el tiempo de desarrollo como porcentaje del tiempo total de tueste, que los tostadores suelen mover entre un 15 y un 25 %. Es una decisión de perfil, no un estándar, y más desarrollo te cuesta más merma.

Desgasificación, o reposo

El café tostado sigue soltando dióxido de carbono durante días, y un espresso recién salido del tostador se dispara y no hay manera de calibrarlo. La ventana depende del café y del tueste: el espresso suele querer más que el filtro. Decide la tuya, imprímela en la ficha de receta, e inclúyela en el plazo de entrega.

Fecha de tueste

El día en que el café salió del tostador. Es la única fecha que le dice a una cafetería si una bolsa tiene tres días o tres meses, y la que usa un jefe de barra para decidir qué abre a continuación. Ponla en todas las bolsas.

Consumo preferente

Una fecha de duración mínima que eliges tú y que las normas europeas de etiquetado te obligan a imprimir en los alimentos envasados, a menudo a nueve o doce meses vista. No dice nada útil sobre la frescura. Una bolsa con solo consumo preferente y sin fecha de tueste es una bolsa que la cafetería no puede gestionar.

Mezcla

Dos o más cafés combinados con una receta, normalmente para un espresso de la casa que tiene que saber igual todo el año. La ventaja es que puedes cambiar un componente cuando se acaba una cosecha; el trabajo está en mantener la taza igual cuando lo haces.

Origen único

Café de un solo país, región, finca o beneficio, vendido por su cuenta. Cambia con la cosecha, así que un origen único en la carta es un compromiso de avisar a la cafetería cuando cambie la cosecha.

Descafeinado

Café al que se le ha quitado la cafeína, identificado en la tarifa por su proceso: caña de azúcar, mountain water, Swiss Water, CO2. Es de poco volumen y rara vez merece un escalón por volumen, y es la línea que más se olvida cuando una cafetería monta su pedido.

Lote

Una cantidad de café identificable comprada como unidad, de un productor y una cosecha. Es el nivel al que se enganchan el precio, la trazabilidad y los registros de diligencia debida, así que cuando cambia el lote cambian la taza y el papeleo.

Equipos y servicio

Lo que pasa cuando la tostadora es dueña de algo que está sobre la barra de una cafetería.

Máquina cedida, o máquina colocada

Una cafetera espresso o un molino que son tuyos, instalados en una cafetería sin coste de compra, a cambio de que te compre el café. La máquina sigue siendo tuya, y qué pasa con ella cuando termina la cuenta es la cláusula que la gente se olvida de escribir. Mira el contrato de cesión de cafetera.

Exclusividad

El compromiso de que la cafetería te compra a ti todo su café de espresso durante la vigencia de la cesión. Es lo que está pagando la máquina en realidad. Sé concreto sobre qué abarca: solo el espresso, o también el filtro y las bolsas de venta al público.

Volumen mínimo

Los kilos al mes que la cafetería tiene que comprar para conservar la máquina, y qué pasa los meses en que no llega. Un cargo por la diferencia, escrito, es más justo que un derecho no escrito a retirar la máquina, y más fácil de aplicar.

Tabla de compra

Una tabla de lo que paga la cafetería por terminar el contrato antes de tiempo y quedarse o soltar la máquina, que baja mes a mes durante la vigencia. Escribirla en el contrato convierte el final de una cuenta en una cuenta aritmética y no en una pelea.

Calibración

Ajustar molienda, dosis, rendimiento y tiempo para que un café sepa bien en esa máquina, con esa agua, ese día. Hace falta siempre que cambian el café, la cosecha o el molino, y por eso las sustituciones sin avisar son un coste real para una cafetería.

Ficha de receta

Una ficha junto a la máquina con dosis, rendimiento, tiempo y una molienda de partida para cada café, más la ventana de reposo y a quién llamar. Es lo que usa un barista nuevo a las 07:00 cuando no hay nadie de los que recibieron formación.

Filtración de agua

El filtro entre la red y la máquina, dimensionado para el agua de esa cafetería y cambiado con un calendario. Casi todo el espresso que de repente sabe raro, y casi todas las averías de las que te van a culpar, vuelven al agua. Acordad por escrito quién paga los cartuchos y quién pide la descalcificación.

Normativa y papeleo

Las obligaciones europeas que alcanzan a una tostadora pequeña, con las palabras en que están escritas.

EUDR

El reglamento europeo de deforestación, el Reglamento (UE) 2023/1115, que cubre el café verde, tostado y descafeinado. Se aplica desde el 30 de diciembre de 2026 a las empresas grandes y medianas, y desde el 30 de junio de 2027 a los operadores que a finales de 2024 eran microempresas o pequeñas empresas. Una tostadora que compra el verde a un importador de la UE guarda registros; una que importa el verde ella misma hace la diligencia debida completa. Mira el EUDR para tostadores.

Declaración de diligencia debida

La declaración que presenta el operador que introduce por primera vez el café en el mercado de la UE, normalmente el importador que lo despacha en aduana, con la geolocalización de las parcelas que hay detrás del lote. Lleva un número de referencia. Una tostadora que compra a ese importador guarda el número en lugar de presentar nada.

Factura electrónica estructurada

Una factura emitida como un archivo legible por máquina que el programa del comprador procesa directamente, en lugar de un PDF que lee una persona. En varios países europeos el PDF ya no es la factura legal. La tuya sale de tu propio programa de facturación; el PDF que adjuntas al pedido es la copia que lee la cafetería. Mira la factura electrónica país por país.

Peppol

Una red para intercambiar documentos comerciales estructurados, usada para la factura electrónica en algunos países — Bélgica y Croacia entre ellos — mientras otros tienen sus propios sistemas nacionales. En la práctica no eliges una red: eliges un programa de facturación que ya esté conectado a la que use tu país.

EN 16931

La norma europea que define el modelo semántico de datos de los elementos esenciales de una factura electrónica: qué campos tienen que estar y qué significa cada uno. Es la respuesta a «¿conforme a qué norma?» cuando le preguntas a tu programa de facturación si puede emitir facturas estructuradas.

Inversión del sujeto pasivo del IVA

Al vender bienes a una empresa registrada a efectos de IVA en otro Estado miembro de la UE, facturas sin IVA y el comprador lo declara en su propia liquidación. Necesitas su número de IVA válido y pruebas de que los bienes salieron de tu país. Una cafetería de tu propio país es una venta nacional y el IVA se aplica con normalidad.

APPCC

Análisis de Peligros y Puntos de Control Crítico (HACCP en inglés): el método de seguridad alimentaria en el que la legislación europea de higiene alimentaria obliga a las empresas alimentarias a basar sus procedimientos. Una tostadora es una empresa alimentaria. En la práctica es un plan escrito que nombra los puntos donde algo podría salir mal, qué compruebas y qué registras.

Etiquetado de consumo preferente

Las normas europeas de información alimentaria obligan a que los alimentos envasados lleven una fecha de duración mínima, con la redacción regulada en la lengua del mercado donde se venden. La fecha de tueste no la exige la ley y no la sustituye: imprime las dos.

Esta sección es un resumen en lenguaje claro, no asesoramiento jurídico. Las fechas y las obligaciones cambian; confirma las tuyas con tu gestoría, tu importador o tu autoridad nacional antes de actuar.

Lo mismo en otro idioma

Al vender al otro lado de una frontera, o al leer la tarifa de un competidor, el vocabulario cambia antes que el oficio. Estas son las palabras que se usan en los mercados europeos, no traducciones literales. Donde un mercado ha tomado prestada la palabra inglesa — single origin, blend, specialty — se suele entender tal cual.

Tres de estas merecen una segunda mirada. El canal profesional tiene un nombre distinto en cada mercado: los tostadores franceses dicen CHR, por cafés, hôtels, restaurants; horeca hace el mismo papel en los Países Bajos, en España y en Portugal; el sector alemán dice Gastronomie. El albarán es un documento real con un peso legal que varía: el albarán en España y la guia de remessa en Portugal son más formales que un pakbon neerlandés. Y el consumo preferente tiene una redacción fijada por las normas europeas de etiquetado para cada lengua, así que se copia exactamente en lugar de traducirse.

Preguntas que hacen los tostadores

¿Qué diferencia hay entre la merma de tueste y el desperdicio?

La merma es el peso que el grano pierde en el tostador, sobre todo agua, y es inevitable: entre un 12 y un 18 % cubre casi todo el tueste de especialidad. El desperdicio es café que se tostó y nunca se vendió: quakers apartados, bolsas rancias, muestras, una tanda que salió mal. La merma va dentro del coste de cada kilo; el desperdicio se come tu margen después. Llévalos en líneas separadas, porque se arreglan de maneras distintas.

¿Es el precio C lo que paga un tostador por el café verde?

No. El precio C es una libra de arábica lavado que cotiza en el mercado de futuros ICE de Nueva York, en centavos de dólar, y es una referencia, no un precio que pague nadie. Lo que paga una tostadora es esa cifra más o menos un diferencial por el lote concreto, más el flete, los costes de importación, el almacenaje y el margen del importador. Muchos cafés de especialidad se compran a un precio fijo acordado con el productor y no se mueven con el precio C.

¿El pago a 30 días cuenta desde la fecha de factura o desde la entrega?

Desde la que digan tus condiciones escritas, y por eso hay que escribirlo. El pago a 30 días suele contar desde la fecha de factura, así que una factura emitida a fin de mes por las entregas del mes le da al café hasta 60 días en la primera entrega. Si quieres 30 días desde la entrega, dilo en las condiciones y factura por entrega. Entre empresas, la Directiva europea de morosidad limita en general los plazos acordados a 60 días.

¿Qué diferencia hay entre la fecha de tueste y el consumo preferente?

La fecha de tueste es el día en que el café salió del tostador. El consumo preferente es una fecha de duración mínima que elige la tostadora y que las normas europeas de etiquetado obligan a imprimir en los alimentos envasados, a menudo a nueve o doce meses vista. Solo la fecha de tueste le dice a un café si una bolsa tiene tres días o tres meses, que es lo que decide si el espresso se puede calibrar. Pon las dos en la bolsa.

¿Qué es la deriva en una cuenta de café mayorista?

La deriva es una cuenta que se ralentiza contra su propio ritmo en lugar de parar. Mide cada café contra la mediana del intervalo entre sus propios pedidos: pasado una vez y media ese intervalo se está ralentizando, pasado dos veces y media está derivando. Una cesta que baja por debajo del 70 % de su tamaño habitual mientras el ritmo de pedidos se mantiene es el mismo aviso, y suele significar que parte del pedido se ha ido a otra tostadora.

¿Cómo suele ser un pedido mínimo en el café mayorista?

Las tostadoras lo fijan normalmente en kilos o en euros sin IVA por entrega: 5 kg, o 90 € sin IVA, es el tipo de cifra que aparece en la tarifa de una tostadora pequeña. No hay un estándar. El número debería ser el que haga que merezca la pena conducir para una entrega, y su sitio es la tarifa y las condiciones, no tu cabeza.

Dónde encaja Order Book

Casi todas las palabras de arriba son cosas para las que Order Book tiene un sitio, para que dejen de vivir en tu cabeza. Cada cafetería tiene su propia cuenta, sin contraseña, con su propio catálogo y sus precios, sus escalones por volumen, y puede cambiar un pedido hasta la hora límite que tú pongas. Los pedidos se convierten en un plan de tueste, una hoja de ruta, una lista de preparación y albaranes. La deriva se mide contra el ritmo propio de cada cuenta y no contra un número fijo de días. Los equipos cedidos quedan registrados en la cafetería con una página de avería por QR en la máquina. Los pagos se registran en la cuenta con un saldo corriente, y los análisis muestran el margen bruto por café y por cuenta.

No emite facturas, ni cobra pagos, ni los reclama, ni sincroniza con tu contabilidad. La factura la emites en tu propio programa y adjuntas el PDF al pedido, y a la cafetería le llega por correo.

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