Glossar: die Wörter des Kaffee-Großhandels

Kurz gesagt. Das Vokabular des Kaffee-Großhandels zerfällt in sechs Gruppen: die Kunden, an die du verkaufst, wie bestellt wird, wie das Geld funktioniert, der Kaffee und die Röstung, die Geräte, die du verleihst, und der EU-Papierkram, der darunterliegt. Vier Begriffe stiften die meiste Verwirrung. Röstverlust ist kein Ausschuss. Der C-Preis ist nicht das, was du zahlst. Netto 30 läuft ab dem Datum, das deine Bedingungen nennen. Und ein Mindesthaltbarkeitsdatum ist kein Röstdatum.

Kunden und Verkauf

Die Wörter für die Beziehung selbst, und für den Zustand, in dem sie ist.

Großhandelskunde

Ein Betrieb, der Kaffee bei dir kauft, um ihn weiterzuverkaufen oder auszuschenken, zu Handelspreisen und meist auf Rechnung. Es ist ein Kunde und kein Käufer, weil es sich wiederholt: dasselbe Café, dieselben Kaffees, in den meisten Wochen, zu Bedingungen, die ihr einmal vereinbart habt.

Hauskaffee

Der Espresso oder Filterkaffee, den ein Café standardmäßig ausschenkt, den ganzen Tag, jeden Tag. Er ist der größte Teil der Menge auf dem Konto und der Kaffee, um den es bei einer Preiserhöhung wirklich geht — also der, den du stabil hältst und der nie ausgeht.

Gastkaffee

Ein zweiter Kaffee, der wechselt — ein Single Origin, eine andere Aufbereitung, manchmal von einer anderen Rösterei. Er hält eine Karte interessant, ohne den Hauskaffee anzurühren. Siehe wie Gastkaffee-Programme funktionieren.

Multiroaster-Café

Ein Café, das gleichzeitig bei mehr als einer Rösterei kauft, meist ein Hauskaffee und wechselnde Gäste. Das ist keine Untreue, sondern ein Format. Kläre vor dem Angebot, ob du als Haus oder als Gast gefragt bist, denn die Menge unterscheidet sich um eine Größenordnung.

Musterlieferung

Einem Café ein oder zwei Kaffees zum Probieren dalassen, beschriftet mit Röstdatum und einer Rezeptkarte. Es geht nicht um den Kaffee, sondern um den Grund, an einem verabredeten Tag wiederzukommen.

Verkaufsblatt

Ein einseitiges Dokument für ein Café, das noch nicht bei dir gekauft hat: die Kaffees, die Kilopreise netto, die Mindestbestellmenge, die Liefertage, das Zahlungsziel und die Handynummer einer Person. Siehe wie Röstereien Kunden gewinnen.

Preisblatt oder Preisliste

Das Dokument, aus dem ein Café bestellt: eine Zeile je Kaffee und Packungsgröße, Preise ohne Umsatzsteuer, ein Kilopreis, damit sich Größen vergleichen lassen, und die Bedingungen darunter. Eine Vorlage für eine Preisliste ist der schnellste Weg zu sehen, was daraufgehört.

Kundenantrag

Das Formular, das ein neues Café ausfüllt, bevor es auf Rechnung kaufen kann: Geschäftsname, USt-IdNr., Lieferadresse, wer bestellt, wer zahlt, und die Zustimmung zu deinen Bedingungen. Dort legst du auch das Kreditlimit fest.

Onboarding

Die ersten Wochen eines Kunden: Installation oder Einstellung, das Vereinbaren von Sollbestand und Bestelltag, das Festlegen des Rezepts und die ersten zwei oder drei Lieferungen. Die meisten Kunden, die scheitern, scheitern hier und nicht ein Jahr später. Siehe ein neues Café einrichten.

Drift

Ein Kunde, der gegenüber seinem eigenen Rhythmus langsamer wird, statt aufzuhören. Gemessen als Abstand seit der letzten Bestellung geteilt durch seinen üblichen Abstand: über 1,5 wird er langsamer, über 2,5 driftet er. Ein Warenkorb, der unter etwa 70 % seiner üblichen Größe schrumpft, sagt dasselbe. Siehe Kunden, die still werden.

Abwanderung

In einem Zeitraum verlorene Kunden, als Anteil an den Kunden, die du hattest. Drift ist die Warnung; die Abwanderung ist die Zählung danach. Eine Schließung im August oder ein Umbau sieht in den Zahlen genauso aus wie Abwanderung und ist es nicht — darum lohnt es sich, beides von Hand zu trennen.

Kundenkonzentration

Wie viel deiner Großhandelsmenge in deinen größten paar Kunden steckt. Wenn der Verlust eines Cafés ändern würde, was du dir selbst auszahlen kannst, ist das Buch konzentriert, wie auch immer die Summe aussieht. Siehe wie viele Kunden eine Rösterei braucht.

Bestellen

Die Mechanik, die Kaffee vom Röstplan ins Regal eines Cafés bringt.

Dauerauftrag

Eine wiederkehrende Bestellung, der ein Café vorab zugestimmt hat — dieselben Kaffees, dieselben Mengen, jede Woche oder alle zwei Wochen —, die sich selbst aufgibt, sofern das Café sie nicht ändert, überspringt oder pausiert. Sie nimmt das wöchentliche Hinterherlaufen heraus und macht den Röstplan planbar. Sie funktioniert nur, wenn das Café sie selbst bearbeiten kann; sonst wird sie zu Kaffee, den niemand bestellt hat.

Bestellschluss

Die Uhrzeit, nach der eine Bestellung in die nächste statt in diese Röstung geht. Setz ihn einen vollen Werktag vor jeden Rösttag, schreib ihn auf die Preisliste und gib den Cafés einen Sollbestand, der groß genug ist, dass ein verpasster Bestellschluss eine Unannehmlichkeit ist und kein leerer Bohnenbehälter. Siehe Bestellschluss und Vorlaufzeit.

Vorlaufzeit

Wie lange nach dem Bestellschluss der Kaffee ankommt. Das Café erlebt nur die Summe — das Warten auf den Bestellschluss, dann die Vorlaufzeit, dann das Ruhen —, also ist diese Summe die Zahl, die man laut sagt, und die, über die ein Café klagt, wenn es deine Vorlaufzeit lang nennt.

Sollbestand

Die Menge jedes Kaffees, die ein Café im Regal haben will, wenn seine Bestellung ankommt: genug für den Abstand zwischen Lieferungen plus das Ruhefenster plus eine starke Woche. Den Sollbestand beim Onboarding zu vereinbaren verhindert die meisten Eilbestellungen.

Eilbestellung

Eine Bestellung nach dem Bestellschluss, die das Café vor der nächsten planmäßigen Lieferung braucht. Jede kostet eine ungeplante Charge, und diese Charge nimmt Kaffee, der für den Freitag von jemand anderem ruhte — die Korrektur zieht sich also durch die folgende Woche.

Mindestbestellmenge

Die kleinste Bestellung, die du lieferst, in Kilo oder in Euro netto, je Lieferung. Röstereien nennen häufig etwas wie 5 kg oder 90 € netto; einen Standard gibt es nicht. Sag dazu, ob ein Café darunter trotzdem in der Rösterei abholen kann.

Bestellposition

Ein Kaffee, eine Packungsgröße, eine Menge. Eine Bestellung ist eine Menge von Positionen; die Position ist das, was kommissioniert, bepreist, ersetzt oder nachgeliefert wird — Streit geht deshalb fast immer um eine Position und nicht um die Bestellung.

Packliste

Was jemand in den Packraum trägt: jede Position aus allen Bestellungen einer Liefertour, so gruppiert, dass ein Beutel einmal geholt wird statt fünfmal.

Lieferschein

Das Dokument, das mit dem Kaffee reist und je Position sagt, was im Karton ist, meist ohne Preise. Es ist das, wogegen das Café an der Tür prüft, und das, worauf du zeigst, wenn drei Wochen später eine Rechnung angezweifelt wird.

Tourenliste

Die Liste des Fahrers für einen Liefertag: Stopps in Reihenfolge, was jeder bekommt und was mitzunehmen oder zu sagen ist. Auf einer guten Tourenliste stehen die Gerätestörung und die offene Rechnung in derselben Zeile wie die Adresse.

Nachlieferung

Eine Position, die du nicht erfüllen konntest und die offen bleibt, um geliefert zu werden, sobald der Kaffee da ist, statt storniert zu werden. Nachlieferungen, die nie geschlossen werden, sind der Grund, aus dem ein Café glaubt, du schuldest ihm 4 kg, die du längst geliefert hast.

Ersatzkaffee

Einen anderen Kaffee anstelle eines ausverkauften schicken. Das braucht die Zustimmung des Cafés, bevor die Lieferung rausgeht, und keinen Zettel im Karton — denn ein Chefbarista hat sein Rezept auf den bestellten Kaffee eingestellt.

Preise und Geld

Das Vokabular der Preisliste und der Abrechnung.

Kilopreis netto

Der Handelspreis eines Kilos gerösteten Kaffees ohne Umsatzsteuer. Gewerbliche Käufer holen sich die Umsatzsteuer zurück und vergleichen Nettopreise — eine Großhandelsliste, die netto und brutto mischt, bringt dir einen Anruf ein. Den Kilopreis für jede Packungsgröße zu zeigen verhindert, dass ein 250-g-Beutel neben einem Kilo billig aussieht.

Mengenstaffel

Ein niedrigerer Preis ab einer genannten Menge, zum Beispiel ab 10 kg je Lieferung. Eine Stufe reicht meist. Bei mehr als zwei kann kein Café vorhersagen, was es zahlen wird, und das ist für dich schlimmer als der Rabatt.

Kostenaufschlag

Vom tatsächlichen Selbstkostenpreis aus kalkulieren statt von dem, was die Rösterei zwei Straßen weiter verlangt: Rohkaffee je Röstkilo, Verpackung, Arbeit, dann die Marge, die du festgelegt hast. Der Großhandelspreis-Rechner macht die Rechnerei.

Bruttomarge

Der Anteil des Verkaufspreises, der nach den Warenkosten übrig bleibt. Ein Beutel, der 10,91 € kostet und für 18,20 € netto verkauft wird, trägt 7,29 €, also eine Bruttomarge von 40 %. Prozentmarge und Euromarge pro Kilo sind verschiedene Entscheidungen, und welche von beiden du hältst, wenn der Rohkaffee steigt, ist der ganze Streit bei einer Preiserhöhung.

Wareneinsatz (COGS)

Die Kosten der verkauften Ware: Rohkaffee, Verpackung und die Arbeit, die in den Beutel geht. Gemeinkosten wie Miete, Transporter und dein eigenes Gehalt liegen darunter — darum können eine gesunde Bruttomarge und kein Gewinn gleichzeitig vorkommen.

Netto 7, netto 14, netto 30

Das Zahlungsziel: Die Rechnung ist so viele Tage später in voller Höhe fällig, ohne Skonto für frühere Zahlung. Das Datum, ab dem es läuft, ist das, was deine Bedingungen nennen — normalerweise das Rechnungsdatum, sodass eine monatliche Abrechnung der ersten Lieferung des Monats still fast 60 Tage gibt. Zwischen Unternehmen deckelt die EU-Zahlungsverzugsrichtlinie vereinbarte Zahlungsziele in der Regel bei 60 Tagen.

Gesetzlicher Verzugszins

Zinsen, die dir auf eine verspätet bezahlte Geschäftsrechnung zustehen, ohne dass du darum bitten musst, nach derselben Richtlinie: der Referenzsatz plus mindestens acht Prozentpunkte, und mindestens 40 € je verspätet bezahlter Rechnung für deine Beitreibungskosten. Die meisten Röstereien fordern ihn nie. Sein Wert liegt darin, dass das Café weiß, dass die Klausel da ist — und dich vor dem Lieferanten bezahlt, dessen Bedingungen dazu nichts sagen. Siehe Cafés, die zu spät zahlen.

Kreditlimit

Das Höchste, was ein Kunde dir gleichzeitig schulden darf, bevor die nächste Bestellung auf eine Zahlung wartet. Leg es beim Antrag schriftlich fest, auf etwa einen Monat der erwarteten Bestellungen dieses Cafés, und setz es bei der Bestellung durch, nicht erst bei der Abrechnung.

Vorkasse

Zahlung, bevor der Kaffee geröstet oder herausgegeben wird. Normal bei einem brandneuen Kunden, einem Café ohne Geschäftshistorie oder einem, das nach einer schlechten Phase zurückkommt. Es ist keine Beleidigung, wenn es deine schriftliche Regel für die ersten Bestellungen ist und kein Urteil über ein bestimmtes Café.

Indexierung

Eine Klausel, die deine Preise an einen veröffentlichten Index oder an den Rohkaffeepreis bindet, sodass sie sich ohne jedes Mal neue Verhandlung bewegen. Das schneidet in beide Richtungen: Wer nach oben indexiert, hat versprochen, nach unten zu indexieren, und das Café sieht jede Bewegung. Die meisten kleinen Röstereien fahren mit einer schlichten Ankündigungsfrist von 30 Tagen besser.

Kaffee und Produktion

Die Wörter, die vom Röstboden kommen und auf einer Rechnung landen.

Rohkaffee

Ungerösteter Kaffee, gekauft je Kilo, frei Lager. Frei Lager heißt, dass der Preis Fracht und Importkosten enthält — und nur diese Fassung der Zahl ist es wert, davon zu kalkulieren.

C-Preis

Der Preis eines Pfunds gewaschenen Arabicas, gehandelt an der ICE-Terminbörse in New York, in US-Cent. Er ist die Referenz, gegen die der Handel notiert, und kein Preis, den irgendjemand zahlt. Umrechnen: durch 100 teilen, durch 0,4536 teilen, dann durch den Euro-Dollar-Kurs teilen, und du hast Euro je Kilo. Siehe Rohkaffeepreise in Euro pro Kilo.

Differential

Der Betrag, der für eine bestimmte Partie auf den C-Preis aufgeschlagen oder von ihm abgezogen wird, je nach Herkunft, Qualität und Zertifizierung. Deine Rechnung ist der C-Preis plus das Differential plus Fracht, Importkosten, Lagerung und die Marge des Importeurs — darum ist Rohkaffee immer teurer als die Schlagzeilenzahl.

FOB

Free on board: der Preis des Kaffees, verladen im Ursprungshafen, vor Seefracht und allem danach. Es ist die Zahl, die in Transparenzberichten genannt wird, weil sie der letzte Preis ist, den das Erzeugerland sieht — und sie ist nicht das, was der Kaffee dich kostet.

Röstverlust, auch Einbrand

Das Gewicht, das eine Charge zwischen dem hineingehenden Rohkaffee und dem herauskommenden Röstkaffee verliert, als Prozentsatz des Rohgewichts: 12 kg rein, 10,2 kg raus, 15 %. Überwiegend Wasser, dazu als Gas verbrannte Trockenmasse und die Silberhäutchen. Es ist kein Ausschuss — Ausschuss ist Kaffee, der geröstet und nie verkauft wurde. Röster nennen üblicherweise 12 bis 18 %. Teile durch (1 − Verlust), addiere den Prozentsatz nie. Siehe den Röstverlust-Rechner.

Charge

Eine Füllung durch den Röster. Sie ist die Einheit, in der ein Röstplan gebaut wird — eine Bestellung über 7 kg eines Kaffees, der in 10-kg-Chargen geröstet wird, kostet also dieselbe Trommelzeit wie eine über 10 kg.

Trommelkapazität

Das Rohgewicht, für das ein Röster je Charge ausgelegt ist. Die meisten Röstereien fahren unter der Auslegung statt an ihr, weil eine volle Trommel am oberen Ende langsam Hitze zurückgewinnt. Deine echte Kapazität sind Chargen pro Tag mal das Gewicht, das du tatsächlich einfüllst, nicht die Zahl auf der Maschine.

Entwicklungsphase

Der Teil der Röstung nach dem ersten Knacken und vor dem Ablassen. Oft ausgedrückt als Development Time Ratio: die Entwicklungszeit als Anteil der gesamten Röstzeit, die Röster üblicherweise irgendwo zwischen etwa 15 und 25 % fahren. Es ist eine Profilentscheidung, kein Standard, und eine dunklere Entwicklung kostet dich Röstverlust.

Entgasen oder Ruhen

Gerösteter Kaffee gibt tagelang Kohlendioxid ab, und Espresso frisch aus dem Röster schießt durch und lässt sich nicht einstellen. Das Fenster hängt vom Kaffee und der Röstung ab — Espresso will meist länger als Filter. Leg deines fest, druck es auf die Rezeptkarte und bau es in die Vorlaufzeit ein.

Röstdatum

Der Tag, an dem der Kaffee den Röster verlassen hat. Es ist das einzige Datum, das einem Café sagt, ob ein Beutel drei Tage oder drei Monate alt ist, und das, mit dem ein Chefbarista entscheidet, was als Nächstes geöffnet wird. Druck es auf jeden Beutel.

Mindesthaltbarkeitsdatum

Ein Datum der Mindesthaltbarkeit, das du selbst wählst und nach den EU-Kennzeichnungsvorschriften auf vorverpackte Lebensmittel drucken musst, oft neun oder zwölf Monate voraus. Über die Frische sagt es nichts Brauchbares. Ein Beutel mit nur einem Mindesthaltbarkeitsdatum und ohne Röstdatum ist ein Beutel, den das Café nicht steuern kann.

Mischung

Zwei oder mehr Kaffees nach Rezept kombiniert, meist für einen Hausespresso, der das ganze Jahr gleich schmecken muss. Der Vorteil ist, dass du eine Komponente tauschen kannst, wenn eine Ernte ausgeht; die Arbeit ist, die Tasse dabei konstant zu halten.

Single Origin

Kaffee aus einem Land, einer Region, einer Farm oder einer Waschstation, allein verkauft. Er ändert sich mit der Ernte — ein Single Origin auf der Karte ist also das Versprechen, dem Café zu sagen, wenn die Ernte wechselt.

Entkoffeinierter Kaffee

Kaffee, dem das Koffein entzogen wurde, auf der Preisliste nach seinem Verfahren benannt — Sugarcane, Mountain Water, Swiss Water, CO2. Er hat kleine Mengen, lohnt selten eine Mengenstaffel und ist die Position, die beim Zusammenstellen einer Bestellung am häufigsten vergessen wird.

Partie (Lot)

Eine identifizierbare Menge Kaffee, als Einheit gekauft, von einem Erzeuger und aus einer Ernte. Auf dieser Ebene hängen Preis, Rückverfolgbarkeit und Sorgfaltsaufzeichnungen — wechselt die Partie, wechseln also Tasse und Papierkram zugleich.

Geräte und Service

Was passiert, wenn der Rösterei etwas gehört, das auf der Theke des Cafés steht.

Leihmaschine

Eine Espressomaschine oder Mühle, die dir gehört und ohne Kaufpreis in einem Café installiert wird, im Gegenzug für den Kaffeekauf. Die Maschine bleibt deine, und was mit ihr passiert, wenn die Geschäftsbeziehung endet, ist die Klausel, die man zu schreiben vergisst. Siehe den Leihvertrag für Espressomaschinen.

Exklusivität

Die Zusage, dass das Café seinen gesamten Espressokaffee für die Laufzeit der Leihe bei dir kauft. Sie ist das, wofür die Maschine tatsächlich bezahlt wird. Sei genau, was sie umfasst: nur Espresso, oder auch Filter und Beutel für den Wiederverkauf.

Mindestabnahme

Die Kilo pro Monat, die das Café kaufen muss, um die Maschine zu behalten, und was in den Monaten passiert, in denen es das nicht tut. Eine genannte Ausgleichsgebühr ist fairer als ein ungenanntes Recht, die Maschine abzuholen, und leichter durchzusetzen.

Ablösestaffel

Eine Tabelle dessen, was das Café zahlt, um den Vertrag vorzeitig zu beenden und die Maschine zu behalten oder freizugeben, Monat für Monat über die Laufzeit fallend. Sie in den Vertrag zu schreiben macht aus dem Ende einer Geschäftsbeziehung eine Rechenaufgabe statt eines Streits.

Einstellen (Dialing in)

Mahlgrad, Dosis, Ausbeute und Zeit so einzustellen, dass ein Kaffee auf der Maschine dieses Cafés, mit diesem Wasser, an diesem Tag richtig schmeckt. Es ist immer dann nötig, wenn der Kaffee, die Ernte oder die Mühle wechselt — darum sind unangekündigte Ersatzkaffees für ein Café echte Kosten.

Rezeptkarte

Eine Karte an der Maschine mit Dosis, Ausbeute, Zeit und einem Start-Mahlgrad für jeden Kaffee, dazu das Ruhefenster und wen man anruft. Sie ist das, was ein neuer Barista um 07:00 Uhr benutzt, wenn niemand da ist, der geschult wurde.

Wasseraufbereitung

Der Filter zwischen Leitung und Maschine, auf das Wasser des Cafés ausgelegt und planmäßig gewechselt. Der meiste Espresso, der plötzlich falsch schmeckt, und die meisten Maschinenstörungen, für die du verantwortlich gemacht wirst, führen zurück auf das Wasser. Vereinbart schriftlich, wer Kartuschen zahlt und wer die Entkalkung bestellt.

Vorschriften und Papierkram

Die europäischen Pflichten, die eine kleine Rösterei erreichen, in den Worten, in denen sie geschrieben sind.

EUDR

Die EU-Entwaldungsverordnung, Verordnung (EU) 2023/1115, die Kaffee roh, geröstet und entkoffeiniert erfasst. Sie gilt ab dem 30. Dezember 2026 für große und mittlere Unternehmen und ab dem 30. Juni 2027 für Marktteilnehmer, die Ende 2024 Kleinstunternehmen oder kleine Unternehmen waren. Eine Rösterei, die Rohkaffee bei einem EU-Importeur kauft, führt Aufzeichnungen; eine, die selbst importiert, macht die volle Sorgfaltsprüfung. Siehe die EU-Entwaldungsverordnung für Röstereien.

Sorgfaltserklärung

Die Erklärung, die der Marktteilnehmer einreicht, der den Kaffee erstmals auf dem EU-Markt in Verkehr bringt, meist der Importeur, der ihn verzollt, mit der Geolokalisierung der Flurstücke hinter der Partie. Sie trägt eine Referenznummer. Eine Rösterei, die bei diesem Importeur kauft, bewahrt die Nummer auf, statt selbst etwas einzureichen.

Strukturierte E-Rechnung

Eine Rechnung, die als maschinenlesbare Datei ausgestellt wird und die die Software des Käufers direkt verarbeitet, statt als PDF, das ein Mensch liest. In mehreren europäischen Ländern ist das PDF nicht mehr die rechtsgültige Rechnung. Deine kommt aus deinem eigenen Rechnungsprogramm; das PDF, das du an die Bestellung hängst, ist die Kopie, die das Café liest. Siehe E-Rechnung, Land für Land.

Peppol

Ein Netz für den Austausch strukturierter Geschäftsdokumente, in einigen Ländern für die E-Rechnung genutzt — Belgien und Kroatien gehören dazu —, während andere eigene nationale Systeme betreiben. In der Praxis wählst du kein Netz: Du wählst ein Rechnungsprogramm, das bereits an das angeschlossen ist, was dein Land nutzt.

EN 16931

Der europäische Standard, der das semantische Datenmodell für die Kernelemente einer elektronischen Rechnung festlegt — welche Felder vorhanden sein müssen und was jedes bedeutet. Er ist die Antwort auf „nach welchem Standard?“, wenn du dein Rechnungsprogramm fragst, ob es strukturierte Rechnungen ausstellen kann.

Reverse-Charge-Verfahren

Verkaufst du Waren an ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat, stellst du ohne Umsatzsteuer in Rechnung, und der Käufer versteuert sie in seiner eigenen Erklärung. Du brauchst seine gültige USt-IdNr. und einen Nachweis, dass die Ware dein Land verlassen hat. Ein Café im eigenen Land ist ein Inlandsumsatz, und die Umsatzsteuer gilt wie üblich.

HACCP

Hazard Analysis and Critical Control Points: die Methode der Lebensmittelsicherheit, auf die das EU-Lebensmittelhygienerecht Lebensmittelunternehmen ihre Verfahren stützen lässt. Eine Rösterei ist ein Lebensmittelunternehmen. In der Praxis ist es ein schriftlicher Plan, der die Punkte benennt, an denen etwas schiefgehen könnte, was du prüfst und was du aufzeichnest.

Kennzeichnung des Mindesthaltbarkeitsdatums

Die EU-Lebensmittelinformationsvorschriften verlangen, dass vorverpackte Lebensmittel ein Datum der Mindesthaltbarkeit tragen, im vorgeschriebenen Wortlaut für die Sprache des Marktes, in dem sie verkauft werden. Ein Röstdatum ist gesetzlich nicht vorgeschrieben und ist kein Ersatz — druck beides.

Dieser Abschnitt ist eine verständliche Zusammenfassung, keine Rechtsberatung. Daten und Pflichten ändern sich; lass dir deine von deiner Steuerberatung, deinem Importeur oder deiner nationalen Behörde bestätigen, bevor du danach handelst.

Dasselbe in einer anderen Sprache

Wer über eine Grenze verkauft oder die Preisliste eines Wettbewerbers liest, merkt: Das Vokabular ändert sich, bevor das Geschäft sich ändert. Das sind die Wörter, die in europäischen Märkten benutzt werden, keine wörtlichen Übersetzungen. Wo ein Markt das englische Wort übernommen hat — single origin, blend, specialty —, wird es meist so verstanden, wie es dasteht.

Drei davon sind einen zweiten Blick wert. Der Handelskanal heißt in jedem Markt anders: Im deutschen Handel sagt man Gastronomie; französische Röster sagen CHR, für cafés, hôtels, restaurants; horeca leistet dasselbe in den Niederlanden, Spanien und Portugal. Der Lieferschein ist ein echtes Dokument, dessen rechtliches Gewicht sich unterscheidet — albarán in Spanien und guia de remessa in Portugal sind förmlicher als ein niederländischer pakbon. Und mindestens haltbar bis hat für jede Sprache einen Wortlaut, den die EU-Kennzeichnungsvorschriften setzen, wird also exakt übernommen statt übersetzt.

Fragen, die Röster stellen

Was ist der Unterschied zwischen Röstverlust und Ausschuss?

Der Röstverlust ist das Gewicht, das die Bohne im Röster verlässt, überwiegend Wasser, und er ist unvermeidbar: 12 bis 18 % decken das meiste Spezialitätenrösten ab. Ausschuss ist Kaffee, der geröstet und nie verkauft wurde — aussortierte Quaker, abgestandene Beutel, Muster, eine falsch abgelassene Charge. Der Röstverlust steckt in den Kosten jedes Kilos; der Ausschuss geht danach von deiner Marge ab. Führ sie in getrennten Zeilen, denn du behebst sie auf verschiedene Weise.

Ist der C-Preis das, was eine Rösterei für Rohkaffee zahlt?

Nein. Der C-Preis ist ein Pfund gewaschener Arabica, gehandelt an der ICE-Terminbörse in New York, notiert in US-Cent, und er ist eine Referenz und kein Preis, den irgendjemand zahlt. Was eine Rösterei zahlt, ist diese Zahl plus oder minus ein Differential für die tatsächliche Partie, plus Fracht, Importkosten, Lagerung und die Marge des Importeurs. Viele Spezialitätenkaffees werden zu einem mit dem Erzeuger fest vereinbarten Preis gekauft und bewegen sich gar nicht mit dem C-Preis.

Läuft netto 30 ab dem Rechnungsdatum oder ab dem Lieferdatum?

Ab dem, was deine schriftlichen Bedingungen sagen — darum muss es aufgeschrieben sein. Netto 30 läuft normalerweise ab dem Rechnungsdatum, sodass eine am Monatsende gestellte Rechnung für die Lieferungen dieses Monats dem Café bei der ersten Lieferung bis zu 60 Tage gibt. Willst du 30 Tage ab Lieferung, schreib es in die Bedingungen und rechne je Lieferung ab. Zwischen Unternehmen deckelt die EU-Zahlungsverzugsrichtlinie vereinbarte Zahlungsziele in der Regel bei 60 Tagen.

Was ist der Unterschied zwischen Röstdatum und Mindesthaltbarkeitsdatum?

Das Röstdatum ist der Tag, an dem der Kaffee aus dem Röster kam. Das Mindesthaltbarkeitsdatum ist ein Datum der Mindesthaltbarkeit, das die Rösterei selbst wählt und nach den EU-Kennzeichnungsvorschriften auf vorverpackte Lebensmittel drucken muss, oft neun oder zwölf Monate voraus. Nur das Röstdatum sagt einem Café, ob ein Beutel drei Tage oder drei Monate alt ist — und davon hängt ab, ob sich der Espresso einstellen lässt. Druck beides auf den Beutel.

Was ist Drift bei einem Großhandelskunden?

Drift heißt, dass ein Kunde gegenüber seinem eigenen Rhythmus langsamer wird, statt aufzuhören. Miss jedes Café am Median-Abstand zwischen seinen eigenen Bestellungen: über dem Anderthalbfachen dieses Abstands wird es langsamer, über dem Zweieinhalbfachen driftet es. Ein Warenkorb, der unter etwa 70 % seiner üblichen Größe schrumpft, während der Bestellrhythmus hält, ist dieselbe Warnung und bedeutet meist, dass ein Teil der Bestellung zu einer anderen Rösterei gegangen ist.

Wie sieht eine Mindestbestellmenge im Kaffee-Großhandel üblicherweise aus?

Röstereien setzen sie meist in Kilo oder in Euro netto je Lieferung an — 5 kg oder 90 € netto ist die Art Zahl, die auf der Preisliste einer kleinen Rösterei auftaucht. Einen Standard gibt es nicht. Die Zahl sollte das sein, was eine Lieferung fahrenswert macht, und sie gehört auf die Preisliste und in die Bedingungen statt in deinen Kopf.

Wo Order Book hineinpasst

Für die meisten Wörter oben hat Order Book einen Platz, sodass sie aufhören, in deinem Kopf zu wohnen. Jedes Café bekommt ein eigenes Konto, ohne Passwort, mit eigenem Katalog und eigenen Preisen, eigenen Mengenstaffeln, und es kann eine Bestellung bis zu dem Bestellschluss ändern, den du setzt. Aus Bestellungen werden ein Röstplan, eine Tourenliste, eine Packliste und Lieferscheine. Drift wird am eigenen Rhythmus jedes Kunden gemessen statt an einer festen Zahl von Tagen. Leihgeräte werden beim Café erfasst, mit einer QR-Störungsseite an der Maschine. Zahlungen werden auf dem Konto mit laufendem Saldo erfasst, und Auswertungen zeigen die Bruttomarge je Kaffee und je Kunde.

Es stellt keine Rechnungen aus, zieht keine Zahlungen ein, mahnt sie nicht an und gleicht nichts mit deiner Buchhaltung ab. Du stellst die Rechnung in deinem eigenen Programm aus und hängst das PDF an die Bestellung, und das Café bekommt sie per E-Mail.

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