Glossário do café grossista

Resposta curta. O vocabulário do café grossista divide-se em seis grupos: as contas a quem vende, como se fazem as encomendas, como funciona o dinheiro, o café e a torra, o equipamento que empresta, e a papelada da UE que está por baixo de tudo. Quatro termos causam a maior parte da confusão. Quebra de torra não é desperdício. O preço C não é o que paga. Os 30 dias contam da data que as suas condições indicarem. E uma data de validade não é uma data de torra.

Contas e venda

As palavras da própria relação, e do estado em que ela está.

Conta grossista

Uma empresa que lhe compra café para revender ou para servir, a preços de profissional e normalmente a crédito. É uma conta e não um cliente porque se repete: o mesmo café, os mesmos lotes, quase todas as semanas, em condições acordadas uma vez.

Café da casa

O espresso ou o filtro que um café serve por omissão, todo o dia, todos os dias. É a maior parte do volume da conta e o café de que um aumento de preço trata realmente, por isso é o que se mantém estável e nunca se deixa faltar.

Café convidado

Um segundo café que roda — uma origem única, um processo diferente, às vezes de outra torrefação. Mantém a ementa interessante sem mexer no café da casa. Veja como funcionam os programas de café convidado.

Multi-torrefação

Um café que compra a mais de uma torrefação ao mesmo tempo, normalmente um café da casa e convidados em rotação. Não é deslealdade; é um formato. Saiba antes de fazer o preço se lhe estão a pedir para ser a casa ou o convidado, porque o volume difere numa ordem de grandeza.

Entrega de amostras

Deixar um ou dois cafés num estabelecimento para provar, etiquetados com a data de torra e uma ficha de receita. O objetivo não é o café, é a razão para voltar num dia marcado.

Ficha de venda

Um documento de uma página para um café que ainda não lhe comprou: os cafés, os preços por quilo sem IVA, a encomenda mínima, os dias de entrega, as condições de pagamento e o telemóvel de uma pessoa. Veja como as torrefações ganham contas.

Tabela de preços

O documento a partir do qual um café encomenda: uma linha por café e formato de saco, preços sem IVA, um preço por quilo para se poderem comparar formatos, e as condições por baixo. Um modelo de tabela de preços é a forma mais rápida de ver o que lhe pertence.

Ficha de abertura de conta

O formulário que um café novo preenche antes de poder comprar a crédito: nome comercial, número de identificação fiscal, morada de entrega, quem encomenda, quem paga, e a aceitação das suas condições. É também onde decide o limite de crédito.

Arranque

As primeiras semanas de uma conta: instalar ou calibrar, acordar o nível de stock e o dia de encomenda, fixar a receita, e as duas ou três primeiras entregas. A maior parte das contas que falham falha aqui, e não um ano depois. Veja como arrancar com um novo café grossista.

Afastamento

Uma conta a abrandar contra o ritmo dela própria, em vez de parar. Mede-se pelo intervalo desde a última encomenda a dividir pelo intervalo habitual dela: passado 1,5 está a abrandar, passado 2,5 está a afastar-se. Um cesto a encolher abaixo de cerca de 70% do tamanho habitual diz o mesmo. Veja contas que ficam caladas.

Perda de clientes

Contas perdidas num período, como fração das contas que tinha. O afastamento é o aviso; a perda é a contagem depois. Um encerramento em agosto ou uma obra parecem exatamente perda de clientes nos números e não o são, e é por isso que vale a pena separar as duas coisas à mão.

Concentração de contas

Quanto do seu volume grossista está nas suas maiores contas. Se perder um café mudasse o que se consegue pagar a si próprio, o livro está concentrado, seja qual for o total. Veja quantas contas precisa uma torrefação.

Encomendas

A mecânica de levar o café de um plano de torra até à prateleira de uma cafetaria.

Encomenda fixa

Uma encomenda repetida que um café acordou de antemão — os mesmos cafés, as mesmas quantidades, todas as semanas ou de quinze em quinze dias — e que se coloca sozinha a não ser que o café a altere, salte ou ponha em pausa. Acaba com a cobrança semanal e torna o plano de torra previsível. Só funciona se o próprio café a puder editar; caso contrário, torna-se café que ninguém pediu.

Hora limite de encomenda

A hora depois da qual uma encomenda passa para a torra seguinte em vez desta. Fixe-a um dia útil completo antes de cada dia de torra, escreva-a na tabela de preços, e dê aos cafés um nível de stock suficiente para que falhá-la seja um incómodo e não um funil vazio. Veja horas limite e prazos de entrega.

Prazo de entrega

Quanto tempo depois da hora limite chega o café. O café só sente o total — esperar pela hora limite, depois o prazo de entrega, depois o repouso — por isso é esse total o número a dizer em voz alta, e é dele que um café se queixa quando diz que o seu prazo de entrega é longo.

Nível de stock

A quantidade de cada café que uma cafetaria quer ter na prateleira quando a encomenda chega: o suficiente para cobrir o intervalo entre entregas mais a janela de repouso mais uma semana má. Acordar o nível de stock no arranque evita a maior parte das encomendas urgentes.

Encomenda urgente

Uma encomenda feita depois da hora limite de que o café precisa antes da entrega seguinte. Cada uma custa um lote não planeado, e esse lote tira café que estava a repousar para a sexta-feira de outra pessoa, por isso a correção atravessa a semana seguinte.

Encomenda mínima

A encomenda mais pequena que entrega, em quilos ou em euros sem IVA, por entrega. As torrefações indicam normalmente algo como 5 kg ou 90 € sem IVA; não há um padrão. Diga se um café abaixo do mínimo pode ainda levantar na torrefação.

Linha de encomenda

Um café, um formato de saco, uma quantidade. Uma encomenda é um conjunto de linhas; é a linha que é separada, valorizada, substituída ou deixada em falta, por isso as discussões são quase sempre sobre uma linha e não sobre a encomenda.

Lista de separação

O que alguém leva para a sala de embalamento: todas as linhas de todas as encomendas de uma volta de entrega, agrupadas para que um saco seja apanhado uma vez em vez de cinco viagens até ele.

Guia de remessa

O documento que viaja com o café a dizer o que vai na caixa, linha a linha, normalmente sem preços. É por ela que o café confere à porta, e é para ela que aponta quando uma fatura é contestada três semanas depois.

Folha de rota

A lista do motorista para um dia de entrega: as paragens por ordem, o que cada uma recebe, e o que há a recolher ou a dizer. Numa boa folha de rota, a avaria do equipamento e o extrato por pagar estão na mesma linha da morada.

Encomenda em falta

Uma linha que não conseguiu satisfazer, mantida em aberto para enviar quando houver café em vez de cancelada. As encomendas em falta que nunca se fecham são a razão por que um café acaba convencido de que lhe deve 4 kg que já entregou.

Substituição

Enviar um café diferente no lugar de um que se esgotou. Precisa do acordo do café antes de sair, e não de um recado dentro da caixa, porque um barista principal tem uma receita calibrada para o café que encomendou.

Preços e dinheiro

O vocabulário da tabela de preços e do extrato de conta.

Preço por quilo sem IVA

O preço de profissional de um quilo de café torrado sem IVA. Os compradores profissionais deduzem o IVA e comparam preços líquidos, por isso uma tabela grossista que mistura líquidos e ilíquidos dá origem a um telefonema. Mostrar o preço por quilo em todos os formatos evita que um saco de 250 g pareça barato ao lado de um quilo.

Escalão de quantidade

Um preço mais baixo acima de uma quantidade indicada, por exemplo a partir de 10 kg por entrega. Um escalão costuma chegar. Mais do que dois e nenhum café consegue prever o que vai pagar, o que é pior para si do que o desconto.

Custo mais margem

Fazer o preço a partir do que o café lhe custou de facto e não do que a torrefação ao fundo da rua cobra: verde por quilo torrado, embalagem, mão de obra, e depois a margem que decidiu. A calculadora de preço grossista faz as contas.

Margem bruta

A fração do preço de venda que sobra depois do custo da mercadoria. Um saco que custa 10,91 € e é vendido a 18,20 € sem IVA leva 7,29 €, o que dá 40% de margem bruta. Margem em percentagem e margem em euros por quilo são decisões diferentes, e qual delas mantém quando o verde sobe é toda a discussão de um aumento de preço.

Custo da mercadoria vendida

Verde, embalagem e a mão de obra que entra no saco. Os custos gerais, como a renda, a carrinha e o seu próprio salário, ficam por baixo, e é por isso que uma margem bruta saudável e zero lucro podem acontecer ao mesmo tempo.

Pagamento a 7, 14 ou 30 dias

O prazo de pagamento: a fatura vence por inteiro esse número de dias depois, sem desconto por pagar mais cedo. A data a partir da qual conta é a que as suas condições indicarem — normalmente a data da fatura, o que significa que faturar mensalmente dá discretamente perto de 60 dias à primeira entrega do mês. Entre empresas, a diretiva europeia dos atrasos de pagamento limita em geral os prazos acordados a 60 dias.

Juros legais

Juros a que tem direito numa fatura empresarial em atraso sem ter de os pedir, ao abrigo da mesma diretiva: a taxa de referência acrescida de pelo menos oito pontos percentuais, e pelo menos 40 € por fatura em atraso a título de custos de cobrança. A maioria das torrefações nunca os reclama. O valor disto é o café saber que a cláusula existe, e pagar-lhe a si antes do fornecedor cujas condições nada dizem. Veja cafés que pagam tarde.

Limite de crédito

O máximo que uma conta lhe pode dever de uma vez antes de a encomenda seguinte ficar à espera de pagamento. Defina-o na abertura da conta, por escrito, em cerca de um mês das encomendas previstas desse café, e faça-o valer na encomenda e não no extrato.

Pagamento antecipado

Pagamento antes de o café ser torrado ou libertado. Normal para uma conta acabada de abrir, para um café sem historial, ou para um que volta depois de um mau período. Não é um insulto se for a sua política escrita para as primeiras encomendas, em vez de um juízo feito sobre um café em particular.

Indexação

Uma cláusula que liga os seus preços a um índice publicado ou ao preço do verde, para que se mexam sem uma negociação de cada vez. Corta dos dois lados: se indexa para cima, prometeu indexar para baixo, e o café vai ver todos os movimentos. A maior parte das torrefações pequenas dá-se melhor com um simples prazo de pré-aviso de 30 dias.

Café e produção

As palavras que vêm do chão da torrefação e acabam numa fatura.

Verde

Café não torrado, comprado ao quilo, já desembarcado. Desembarcado quer dizer que o preço inclui o frete e os custos de importação, que é a única versão do número a partir da qual vale a pena fazer preços.

Preço C

O preço de uma libra de arábica lavado transacionada no mercado de futuros da ICE em Nova Iorque, em cêntimos de dólar. É a referência contra a qual o comércio cota, não um preço que alguém pague. Para o converter: divida por 100, divida por 0,4536, e depois divida pela taxa euro-dólar para ter euros por quilo. Veja preços do café verde em euros por quilo.

Diferencial

O valor somado ou subtraído ao preço C para um lote específico, refletindo a origem, a qualidade e a certificação. A sua fatura é o preço C mais o diferencial mais o frete, os custos de importação, a armazenagem e a margem do importador — que é por isso que o verde é sempre mais caro do que o número das manchetes.

FOB

Free on board: o preço do café carregado no porto de origem, antes do frete marítimo e de tudo o que vem depois. É o valor citado nos relatórios de transparência porque é o último preço que o país produtor vê, e não é o que o café lhe custa.

Quebra de torra

O peso que um lote perde entre o verde que entra e o café torrado que sai, em percentagem do peso do verde: 12 kg dentro, 10,2 kg fora, 15%. Quase tudo água, mais matéria seca queimada em gás e a película. Não é desperdício — desperdício é café que foi torrado e nunca se vendeu. As torrefações indicam normalmente 12 a 18%. Divida por (1 − quebra), nunca some a percentagem. Veja a calculadora de quebra de torra.

Lote de torra

Uma carga através do torrador. É a unidade em que um plano de torra é construído, por isso uma encomenda de 7 kg de um café torrado em lotes de 10 kg custa o mesmo tempo de tambor que uma encomenda de 10 kg.

Capacidade do tambor

O peso de verde para que um torrador está classificado por lote. A maior parte das torrefações trabalha abaixo da classificação e não nela, porque um tambor cheio no topo do intervalo recupera calor devagar. A sua capacidade real são os lotes por dia vezes o peso que carrega de facto, não o número que está na máquina.

Desenvolvimento

A parte da torra depois do primeiro crack e antes da descarga. Exprime-se muitas vezes como rácio de tempo de desenvolvimento: o tempo de desenvolvimento como fração do tempo total de torra, que as torrefações costumam manter algures entre cerca de 15 e 25%. É uma decisão de perfil, não um padrão, e um desenvolvimento mais escuro custa-lhe quebra de torra.

Desgaseificação, ou repouso

O café torrado continua a libertar dióxido de carbono durante dias, e um espresso acabado de sair do torrador esguicha e não se calibra. A janela depende do café e da torra — o espresso costuma querer mais tempo do que o filtro. Decida a sua, imprima-a na ficha de receita, e inclua-a no prazo de entrega.

Data de torra

O dia em que o café saiu do torrador. É a única data que diz a um café se um saco tem três dias ou três meses, e a que um barista principal usa para decidir o que abrir a seguir. Ponha-a em todos os sacos.

Data de validade

Uma data de durabilidade mínima que escolhe e é obrigado a imprimir nos alimentos pré-embalados pelas regras europeias de rotulagem, muitas vezes a nove ou doze meses. Não diz nada de útil sobre frescura. Um saco só com data de validade e sem data de torra é um saco que a cafetaria não consegue gerir.

Mistura

Dois ou mais cafés combinados segundo uma receita, normalmente para um espresso da casa que tem de saber ao mesmo todo o ano. A vantagem é poder trocar um componente quando uma colheita se esgota; o trabalho é manter a chávena consistente quando o faz.

Origem única

Café de um país, região, quinta ou central de lavagem, vendido sozinho. Muda com a colheita, por isso uma origem única numa ementa é uma promessa de avisar a cafetaria quando a colheita vira.

Descafeinado

Café a que foi retirada a cafeína, identificado na tabela de preços pelo processo — cana-de-açúcar, mountain water, Swiss Water, CO2. É de baixo volume e raramente justifica um escalão de quantidade, e é a linha mais vezes esquecida quando uma cafetaria monta a encomenda.

Lote

Uma quantidade identificável de café comprada como unidade, de um produtor e de uma colheita. É o nível a que se agarram o preço, a rastreabilidade e os registos de diligência devida, por isso quando o lote muda, mudam a chávena e a papelada.

Equipamento e assistência

O que acontece quando a torrefação é dona de uma coisa que está no balcão da cafetaria.

Máquina em comodato

Uma máquina de espresso ou um moinho que lhe pertencem, instalados numa cafetaria sem custo de compra, em troca de ela comprar café. A máquina continua a ser sua, e o que lhe acontece quando a conta termina é a cláusula que as pessoas se esquecem de escrever. Veja o contrato de comodato de máquina de espresso.

Exclusividade

O compromisso de a cafetaria lhe comprar todo o café de espresso durante o prazo do comodato. É o que a máquina está de facto a pagar. Seja específico sobre o que abrange: só espresso, ou também filtro e sacos de retalho.

Volume mínimo

Os quilos por mês que a cafetaria tem de comprar para ficar com a máquina, e o que acontece nos meses em que não os compra. Uma penalização declarada pela diferença é mais justa do que um direito não declarado de retirar a máquina, e mais fácil de fazer valer.

Tabela de opção de compra

Uma tabela do que a cafetaria paga para terminar o contrato antes do tempo e ficar com a máquina ou libertá-la, a descer mês a mês ao longo do prazo. Escrevê-la no contrato transforma o fim de uma conta numa conta de aritmética em vez de uma discussão.

Calibração

Acertar a moagem, a dose, o rendimento e o tempo para que um café saiba bem naquela máquina, com aquela água, naquele dia. É preciso sempre que muda o café, a colheita ou o moinho, e é por isso que substituições sem aviso são um custo real para uma cafetaria.

Ficha de receita

Um cartão junto à máquina com a dose, o rendimento, o tempo e uma moagem de partida para cada café, mais a janela de repouso e a quem ligar. É o que um barista novo usa às 07:00 quando não está ninguém com formação.

Filtragem de água

O filtro entre a rede e a máquina, dimensionado para a água daquela cafetaria e mudado com regularidade. A maior parte dos espressos que de repente sabem mal, e a maior parte das avarias de máquina de que o vão culpar, acabam na água. Acorde por escrito quem paga os cartuchos e quem marca a descalcificação.

Regras e papelada

As obrigações europeias que chegam a uma torrefação pequena, nas palavras em que estão escritas.

EUDR

O regulamento da UE contra a desflorestação, o Regulamento (UE) 2023/1115, que abrange o café verde, torrado e descafeinado. Aplica-se a partir de 30 de dezembro de 2026 às grandes e médias empresas, e a partir de 30 de junho de 2027 aos operadores que eram microempresas ou pequenas empresas no fim de 2024. Uma torrefação que compra verde a um importador da UE guarda registos; uma que importa o verde por si própria faz diligência devida completa. Veja o EUDR para torrefações.

Declaração de diligência devida

A declaração apresentada pelo operador que coloca o café no mercado da UE pela primeira vez, normalmente o importador que o desalfandega, com a geolocalização das parcelas por detrás do lote. Leva um número de referência. Uma torrefação que compra a esse importador guarda o número em vez de apresentar seja o que for.

Fatura eletrónica estruturada

Uma fatura emitida como ficheiro legível por máquina que o software do comprador processa diretamente, em vez de um PDF que uma pessoa lê. Em vários países europeus o PDF já não é a fatura legal. A sua sai do seu próprio programa de faturação; o PDF que junta à encomenda é a cópia que a cafetaria lê. Veja a fatura eletrónica país a país.

Peppol

Uma rede para trocar documentos comerciais estruturados, usada para faturação eletrónica em alguns países — a Bélgica e a Croácia entre eles — enquanto outros correm sistemas nacionais próprios. Na prática não escolhe uma rede: escolhe um programa de faturação já ligado àquela que o seu país usa.

EN 16931

A norma europeia que define o modelo semântico de dados dos elementos essenciais de uma fatura eletrónica — que campos têm de existir e o que cada um significa. É a resposta a "segundo que norma?" quando pergunta ao seu programa de faturação se consegue emitir faturas estruturadas.

Autoliquidação do IVA

Ao vender bens a uma empresa registada para IVA noutro Estado-Membro da UE, fatura sem IVA e o comprador liquida-o na declaração dele. Precisa do número de IVA válido dele e de prova de que os bens saíram do seu país. Uma cafetaria no seu próprio país é uma venda interna e o IVA aplica-se normalmente.

HACCP

Hazard Analysis and Critical Control Points, análise de perigos e pontos críticos de controlo: o método de segurança alimentar em que a legislação europeia de higiene alimentar obriga as empresas do setor a basear os seus procedimentos. Uma torrefação é uma empresa do setor alimentar. Na prática é um plano escrito que nomeia os pontos onde alguma coisa pode correr mal, o que verifica e o que regista.

Rotulagem da data de validade

As regras europeias de informação alimentar exigem que os alimentos pré-embalados tenham uma data de durabilidade mínima, na redação regulada para a língua do mercado onde são vendidos. A data de torra não é exigida por lei e não a substitui — imprima as duas.

Esta secção é um resumo em linguagem simples, não aconselhamento jurídico. As datas e as obrigações mudam; confirme as suas com o seu contabilista, o seu importador ou a sua autoridade nacional antes de agir.

A mesma coisa noutra língua

Quem vende para lá de uma fronteira, ou lê a tabela de preços de um concorrente, repara que o vocabulário muda antes do negócio. Estas são as palavras usadas nos mercados europeus, não traduções literais. Onde um mercado adotou a palavra inglesa — single origin, blend, specialty — ela é normalmente entendida tal como está.

Três merecem um segundo olhar. O canal de venda tem nome diferente em cada mercado: horeca faz o mesmo trabalho nos mercados de língua portuguesa, nos Países Baixos e em Espanha; as torrefações francesas dizem CHR, de cafés, hôtels, restaurants; o comércio alemão diz Gastronomie. A guia de remessa é um documento real cujo peso legal varia — a guia de remessa e o albarán espanhol são mais formais do que um pakbon neerlandês. E consumir de preferência antes de tem uma redação fixada pelas regras europeias de rotulagem para cada língua, por isso copia-se tal e qual em vez de se traduzir.

Perguntas que as torrefações fazem

Qual é a diferença entre quebra de torra e desperdício?

A quebra de torra é o peso que sai do grão dentro do torrador, quase todo água, e é inevitável: 12 a 18% cobre a maior parte da torra de especialidade. Desperdício é café que foi torrado e nunca se vendeu — quakers escolhidos à mão, sacos velhos, amostras, um lote largado fora do ponto. A quebra de torra está incluída no custo de cada quilo; o desperdício sai da sua margem depois. Mantenha-os em linhas separadas, porque resolvem-se de maneiras diferentes.

O preço C é o que uma torrefação paga pelo café verde?

Não. O preço C é uma libra de arábica lavado transacionada no mercado de futuros da ICE em Nova Iorque, cotada em cêntimos de dólar, e é uma referência e não um preço que alguém pague. O que uma torrefação paga é esse número mais ou menos um diferencial pelo lote concreto, mais frete, custos de importação, armazenagem e a margem do importador. Muitos cafés de especialidade são comprados a um preço fixo acordado com o produtor e não se mexem com o preço C.

Os 30 dias contam da data da fatura ou da data de entrega?

Daquela que as suas condições escritas indicarem, e é por isso que tem de estar escrito. Trinta dias contam normalmente da data da fatura, por isso uma fatura emitida no fim do mês para as entregas desse mês dá ao café até 60 dias na primeira entrega. Se quer 30 dias a contar da entrega, diga-o nas condições e fature por entrega. Entre empresas, a diretiva europeia dos atrasos de pagamento limita em geral os prazos acordados a 60 dias.

Qual é a diferença entre data de torra e data de validade?

A data de torra é o dia em que o café saiu do torrador. A data de validade é uma data de durabilidade mínima que a torrefação escolhe e é obrigada a imprimir nos alimentos pré-embalados pelas regras europeias de rotulagem, muitas vezes a nove ou doze meses. Só a data de torra diz a um café se um saco tem três dias ou três meses, que é o que decide se o espresso se consegue calibrar. Ponha as duas no saco.

O que é o afastamento numa conta grossista de café?

Afastamento é uma conta a abrandar contra o ritmo dela própria, em vez de parar. Meça cada café contra o intervalo mediano entre as encomendas dele: passado uma vez e meia esse intervalo está a abrandar, passadas duas vezes e meia está a afastar-se. Um cesto que encolhe abaixo de cerca de 70% do tamanho habitual enquanto o ritmo se mantém é o mesmo aviso, e normalmente quer dizer que parte da encomenda foi para outra torrefação.

Como costuma ser uma encomenda mínima no café grossista?

As torrefações definem-na normalmente em quilos ou em euros sem IVA por entrega — 5 kg, ou 90 € sem IVA, é o género de valor que aparece na tabela de preços de uma torrefação pequena. Não há um padrão. O número deve ser aquele que torna uma entrega digna da viagem, e o seu lugar é na tabela de preços e nas condições, não na sua cabeça.

Onde entra o Order Book

A maior parte das palavras acima são coisas para que o Order Book tem um lugar, para deixarem de viver na sua cabeça. Cada cafetaria encomenda da conta dela, em que entra sem palavra-passe, com o catálogo e os preços dela, os escalões de quantidade dela, e pode alterar uma encomenda até à hora limite que definir. As encomendas tornam-se um plano de torra, uma folha de rota, uma lista de separação e guias de remessa. O afastamento é medido contra o ritmo de cada conta e não contra um número fixo de dias. Os potenciais ficam no mesmo livro, com a sua fase, e a amostra sai sem custo e fica fora de todos os números. O equipamento em comodato é registado junto da cafetaria, com uma página de avarias por QR na máquina. Os pagamentos são registados na conta com um saldo corrente, e os insights mostram a margem bruta por café e por conta.

Não emite faturas, não cobra pagamentos, não os persegue, nem sincroniza com a sua contabilidade. Emite a fatura no seu próprio programa e junta o PDF à encomenda, e a cafetaria recebe-a por email.

Comece grátis durante 30 dias, sem cartão, ou veja quanto custa.